Jak wynika z art. 43 ust. 2b pkt 2 Prawa zamówień publicznych z 29.01.2004 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579) dalej p.z.p., zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż termin 40 dni, nie krótszy jednak niż 15 dni, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.
Konieczność rozliczenia dotacji przyznanej na sfinansowanie zamówienia w określonym terminie nie zawsze będzie podstawą skrócenia terminów składania ofert z uwagi na pilną potrzebę udzielania zamówienia. Jeśli zamawiający jest w stanie udowodnić, że pilna potrzeba udzielania zamówienia związana z koniecznością rozliczenia dotacji nie wynika z przyczyn leżących po jego stronie, może skrócić termin składania ofert.
Skrócenie terminu składania ofert w przetargu nieograniczonym o wartości powyżej progów unijnych możliwe jest m.in. w przypadku zaistnienia pilnej potrzeby udzielenia zamówienia publicznego. Pilna potrzeba nie może wynikać z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, które – działając z należytą starannością – był w stanie przewidzieć. W przypadku powołania się na wystąpienie
Jak podkreśla Krajowa Izba Odwoławcza: „zamawiający musi udowodnić, iż pilna potrzeba udzielenia zamówienia nie wynika z przyczyn leżących po jego stronie. Chodzi tu nie tylko o winę umyślną zamawiającego, ale również o winę nieumyślną w postaci lekkomyślności i niedbalstwa.
Obowiązkiem zamawiającego jest również wykazanie, iż przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wcześniej przewidzieć określonej sytuacji” (wyrok KIO z 19.11.2009 r., KIO/UZP 1576/09).
Przykładowo, nie stanowi „pilnej potrzeby” konieczność terminowej realizacji poszczególnych zadań w projekcie w związku z tym, że zamawiający nie przewidział odpowiedniego czasu na przeprowadzenie procedury przetargowej lub nie przystąpił do jej wszczęcia z odpowiednim wyprzedzeniem. Nie uzasadniają także „pilnej potrzeby” opóźnienia we wcześniej prowadzonych zamówieniach publicznych.
Zatem, stwierdzenie pilnej potrzeby udzielenia zamówienia publicznego możliwe jest jedynie w sytuacji, gdy zamawiający jest w stanie wykazać, iż działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć zaistnienia określonych okoliczności. Niektórzy komentatorzy uznają, że: "biorąc pod uwagę chociażby fakt, że pilna potrzeba udzielenia zamówienia pojawia się najczęściej na skutek zaniedbań ze strony zamawiającego, który z różnych powodów często zbyt późno wszczyna postępowanie.
Sytuacja taka na pewno będzie spowodowana przez zamawiającego, ale nie można zaprzeczyć, że powoduje pilność udzielenia zamówienia, a więc spełnia warunek do skrócenia terminu składania wniosków czy ofert" (tak: J. Pieróg, Prawo zamówień publicznych. Komentarz).
Ocena, czy w danym przypadku zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia uzasadniająca skrócenie terminów składania ofert uzależniona jest od całokształtu okoliczności faktycznych w danej sytuacji. Inaczej bowiem należy oceniać sytuację, w której dotacja została przyznana w czasie pozwalającym na przeprowadzenie pełnej procedury, a opieszałość zamawiającego spowodowała, że czas pozostały do jej rozliczenia jest niewystarczający, inaczej natomiast taka, gdzie sama dotacja została przyznana w takim, czasie, w którym mimo usilnych starań nie można przeprowadzić postępowania, w którym termin składania ofert wyniesie 40 dni.
W pierwszym przypadku nie można mówić o zaistnieniu przesłanki uzasadniającej skrócenie terminu składania ofert, w drugim konieczność pilnego udzielenia zamówienia nie wynika z przyczyn leżących po stronie zamawiającego i można przyjąć, że spełnione zostały wymogi określone w art. 43 ust. 2b pkt 2 p.z.p.
