Pytanie:
W trakcie nieobecności wójta w Urzędzie Gminy jego obowiązki wykonuje zastępca wójta. Czy w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych zgodnie z ustawą p.z.p., zastępca wójta może, bez dodatkowego upoważnienia w zakresie zamówień publicznych, wykonywać jego obowiązki np. akceptować SIWZ, podpisywać pisma do wykonawców? Jak w tej sytuacji zastępca ma wypełnić oświadczenie składane na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy - co należy zaznaczyć "oświadczenia składane przez kierownika zamawiającego, czy inną osobę wykonującą czynności w postępowaniu"?
Odpowiedź:
Zastępca wójta może występować w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jako osoba upoważniona, a nie jako kierownik zamawiającego.
Uzasadnienie:
W świetle art. 26 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, organem wykonawczym gminy jest wójt, który na podstawie art. 26a ust. 1 tejże ustawy powołuje oraz odwołuje w drodze zarządzenia swego zastępcę lub zastępców.
Z kolei ustawa z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych – dalej p.z.p., w art. 2 pkt 3 stanowi o kierowniku zamawiającego jako o osobie lub organie, który - zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową - jest uprawniony do zarządzania zamawiającym, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez zamawiającego.
Zestawiając obie regulacje stwierdzić należy, że tylko wójt jako organ gminy określony wprost w ustawie o samorządzie gminnym, spełnia definicję kierownika zamawiającego w rozumieniu p.z.p. Tym samym wykluczona została pozycja jego zastępcy jako kierownika zamawiającego. W związku z tym, zastępca wójta może funkcjonować jako osoba upoważniona przez kierownika do wykonywania czynności w postępowaniu.
Zgodnie z art. 18 p.z.p. za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiedzialny jest właśnie kierownik zamawiającego. Ustawa przewiduje jednak, że istnieje możliwość obarczenia odpowiedzialnością za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania również innych poza kierownikiem zamawiającego osób, którym powierzono wykonywanie czynności w postępowaniu i przygotowaniu postępowania. Znalazło to, także odzwierciedlenie w treści protokołu z postępowania, w którym należy osoby te wymienić z imienia i nazwiska. Jednocześnie podkreślenia wymaga, że ustawodawca nie wskazał w jaki sposób to "powierzenie" powinno nastąpić. Wskazał jedynie na formę pisemną w odniesieniu do pracowników zamawiającego, którą może być w szczególności pełnomocnictwo. Zakres pełnomocnictwa określa sam udzielający w złożonym przez siebie oświadczeniu woli.
To powierzenie warunkuje także odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych osób, którym powierzono określone czynności przewidziane w przepisach o zamówieniach publicznych. Powierzenie czynności warunkuje odpowiedzialność wyznaczonych osób za podejmowane czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania, w zakresie, w jakim zostały powierzone. Powierzenie takie musi mieć postać upoważnienia indywidualnie adresowanego dla danej osoby z wymienieniem czynności z zakresu postępowania przetargowego, które zostały mu powierzone.
W ślad za powyższym oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 2 zastępca wójta będzie składał jako osoba wykonująca czynności w postępowaniu.
Jak wskazała KIO w wyroku z 25.07.2016 r. (KIO 1220/16): "Obowiązek przestrzegania zasad wyrażonych w art. 7 ust. 2 ustawy p.z.p. został nałożony na zamawiającego, a zatem to zamawiający powinien również zadbać o prawidłową jego realizację. W szczególności powinien zapewnić, aby wszystkie czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania były dokonywane przez osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. W związku z tym z treści art. 17 wywieść można wprost wniosek, że to zamawiający jest podmiotem odpowiedzialnym za złożenie oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy p.z.p., przez osoby dokonujące czynności w postępowaniu. W praktyce oznacza to, że odpowiedzialność taka spoczywa na kierowniku zamawiającego lub na osobie upoważnionej przez niego do wykonywania czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego." Jak z tego wynika zasadniczym celem wprowadzenia szczególnych uregulowań w odniesieniu do postępowań prowadzonych pod rygorami p.z.p. jest zapewnienie przeprowadzenia każdego postępowania w sposób zapewniający jego bezstronność, obiektywizm, zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania uczestników postępowania oraz celowość i oszczędność wydatkowania środków publicznych. Zagwarantowaniem przeniesienia zasad ustawowych do praktyki jest między innymi regulacja dotycząca osób, które biorą udział w postępowaniu po stronie zamawiającego. Osoby te nie mogą wykazywać cech niepożądanych, zagrażających prawidłowemu tokowi postępowania.
