Wobec powyższego postanowiono, jak poniżej – urzędy muszą zmienić język w pismach

Urzędniczy "bełkot" utrudnia komunikację administracji z obywatelem. Stosowanie trudnego języka ma ukrócić deklaracja współpracy na rzecz używania prostego języka. Może pomoże usunąć z pism zwroty typu „należy nadmienić”, „niniejsza zasada” czy „usunąć braki”?

Uproszczeniu komunikacji w urzędach i propagowaniu idei prostego języka poświęcone było Forum na rzecz prostego języka "Prosto i kropka". Jak podkreślali przedstawiciele Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju, skomplikowane zwroty i nadmiar prawniczych sformułowań utrudniają komunikację pomiędzy administracją a obywatelem.

Prostota szczytem wyrafinowania

- Nie raz mamy trudność z wypełnieniem formularza i zrozumieniem, czego się od nas oczekuje, żeby ten formularz wypełnić – mówił minister inwestycji i rozwoju Jerzy Kwieciński. Wiceminister Andżelika Możdżanowska podkreślała, że „prostota jest szczytem wyrafinowania”. - Kiedy jest prosto i jasno, to możemy oszczędzać czas, papier przyjmuje wszystko, ale ważne, żeby przekazać słowa w sposób jasny i komunikatywny – dodała.

Robert Bartold dyrektor generalny w Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju zaznaczył, że administracja przyjazna to administracja tańsza. - Nie bójmy się i nie wstydźmy prostego języka, starajmy się być raczej empatyczni i spojrzeć na drugą stronę, bądźmy też w komunikacji szczerzy, szczerość upraszcza język – mówił.

Czasem trzeba użyć języka trudnego

Dr Tomasz Piekot z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego przedstawił pięć mitów, które trzeba zburzyć, dążąc do uproszczenia języka urzędowego. Jeden z nich mówi o tym, że język prosty to to samo, co prostacki, drugi, że urzędnik jest nieukiem i nie potrafi pisać. - Nie chcemy, żeby było prostackie, ma być eleganckie, skuteczne i nie pozostawiało wątpliwości, (…) z badan wynika, że urzędnicy świetnie piszą i mają znakomite kompetencje – mówił.

Trzeci mit wskazuje na to, że wszystko można uprościć. Według doktora nie zawsze jest tak, że „jeśli czegoś nie umiesz powiedzieć prosto, to znaczy, że tego nie rozumiesz”. - Na bardziej skomplikowane tematy można pisać językiem trudniejszym – podkreślił.

Dwa ostatnie mity to postrzeganie trudnego języka jako złego i niemożliwość badania efektów. Wymienił 3 funkcje „bełkotu”, czyli trudnego języka: niektórzy używają go, żeby kreować swój wizerunek osoby dojrzałej, inni – by ukryć złą wiadomość, jeszcze inni żeby „ochronić odbiorców przed zrozumieniem treści”. (Podał tu przykład informacji o funduszach inwestycyjnych napisanej tak niezrozumiale, żeby zwykły człowiek nie chciał inwestować, bo może straci, i będzie miał pretensję).

Czytaj też: Koszty postępowania administracyjnego

Kropka nienawiści i miłosierdzia

Według dr. Piekota „kropka nienawiści” jest stawiana na końcu zdania, które o niczym nie informuje. Podał przykład zdania, w którym napisano „W odpowiedzi na pismo (…) sygnatura (…), data (…), w sprawie (…) urząd (…) uprzejmie informuje (kropka).”. Dopiero w dalszej części pisma napisano informację, która jest ważna dla odbiorcy.

Jak podkreślił pewne jest, że takie ważne dane muszą w tekście pozostać, można to jednak zrobić np. za pomocą nagłówka lub tabeli na początku pisma. - Tekst się wtedy skraca, pracownik nie musi tego wszystkiego pisać, sprawa jest do zidentyfikowania, a nie ma długiego wstępu nie znaczącego nic dla obywatela - wyjaśnił.

Kropka miłosierdzia to kropka na końcu bardzo długiego zdania zapisanego w piśmie urzędowym. Wtedy każdy ma już dość zdania, z którego często nic nie wynika. - Trzeba nauczyć urzędników właściwie stawiać kropkę. Kropkę trzeba znaleźć – powiedział dr Piekot. Jego Pracownia Prostej Polszczyzny „mierzyła kropkę” na podstawie badania, „co ludzie czytają w czasie wolnym”. Zgodnie z  wynikami tych badań, kropka powinna być postawiona najpóźniej po 20. wyrazie.

Bezosobowe zwroty i trudne słowa

Ekspert zwrócił uwagę na stosowanie zwrotów bezosobowych w pismach. Jego zdaniem w zwrotach typu „wzywa się do wykonania obowiązku…” „kwotę… należy wpłacić”, nie wiadomo, kto oczekuje akcji. – A gorzej, bo nie wiadomo, kto tę akcję ma wykonać. Spada więc skuteczność pisma - podkreślił. Podobnie słowa typu „niewykonanie obowiązku spowoduje…”, których według dr. Piekota „szkoda wysyłać takie pisma do obywateli”.

Porównał to do nieśmiałości „świeżego” zięcia lub synowej, czyli sytuacji, kiedy mówiło się do kogoś „pan” czy „pani”, a potem „tato” i „mamo”.

- Trudne słowa i terminy specjalistyczne trzeba z tekstu usunąć albo je czymś zastąpić – powiedział ekspert. Zasugerował, że nieznane słowa powinny być wyróżnione, np. podkreślone linia przerywaną, a następnie wytłumaczone pod tekstem.

Wobec powyższego postanowiono, co poniżej

Dr Piekot zwrócił uwagę na szkodliwość zwrotów, które nic nie wnoszą, a znacznie wydłużają pismo. Przykłady takich sformułowań to:  „w odpowiedzi na pismo uprzejmie informuję…”, „jednocześnie należy nadmienić” czy „wobec powyższego postanowiono, co poniżej…”.

- Po co tak pisać, kiedy widać, że to informacja, takie sformułowania najlepiej pominąć – doradza ekspert.

Połączenie erudycji z elokwencją i abrakadabra

Inne błędy w pismach to m.in. erudylokwencja – połączenie erudycji z elokwencją, kiedy np. czytamy „jeżeli podanie nie czyni zadość…” albo, że należy „usunąć braki”. – A braki się uzupełnia, to bardzo skomplikowany proces logiczny – dodał. Dr Piekot.

Przykłady z archaicznego i „malowniczego” języka to m.in. „nosić się z zamiarem”, „powziąć informację”, „niniejsza zasada doznaje wyjątków” czy „bezskuteczny upływ”.

- Czujemy, że lekko nie będzie, bo jest bardzo dużo mitów i oporu, ale to problem mentalności a nie kompetencji – podsumował Tomasz Piekot.

Deklaracja współpracy w zakresie używania prostego języka

Podczas konferencji przedstawiciele administracji rządowej podpisali deklarację współpracy w zakresie używania prostego języka. Podpisy złożyli m.in. minister Jerzy Kwieciński, wiceminister inwestycji i rozwoju Andżelika Możdżanowska, pełnomocnik Rządu ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw, wiceminister przedsiębiorczości i technologii Marcin Ociepa, dyrektor KSAP i szef służby cywilnej.  

W deklaracji zapisano m.in. zamiar mówienia i pisania tak, aby odbiorcy komunikatów urzędów potrafili odczytać i usłyszeć przekaz. Inny z głównych zapisów to: „chcemy formułować treści tak, aby mieć pewność, że odbiorca zrozumie nasz przekaz”.

Forum na rzecz prostego języka "Prosto i kropka", które odbyło się w Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju jest działaniem włączonym w program „Dostępność plus”.

Czytaj też: Premier Mateusz Morawiecki zainaugurował Dostępność plus>>

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.