Jaki powinien być skład komisji inwetaryzacyjnej?

Czy przy przeprowadzaniu inwentaryzacji należy wykorzystywać arkusze spisu z natury?

Odpowiedź

Do inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych umiejscowionych w bibliotece szkolnej stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) - dalej u.o.r.

Uzasadnienie

Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych w bibliotekach szkolnych winna być przeprowadzana w trybie i na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości.

Zbiory biblioteczne, są to zasoby majątkowe mające charakter środków trwałych, tj. zasoby kontrolowane przez jednostkę, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności powyżej roku, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Uwzględniając powołane powyżej przepisy, a zwłaszcza postanowienia art. 26 ust. 1 pkt 1 u.o.r. , inwentaryzację zbiorów bibliotecznych należy przeprowadzić drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Należy pamiętać, że rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych winno nastąpić w księgach rachunkowych tego roku, którego roku inwentaryzacja dotyczy.

Zgodnie z przepisami art. 26 ust. 3 u.o.r. inwentaryzację zbiorów bibliotecznych należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku. W przypadku gdy zbiory biblioteczne znajdują się na terenie strzeżonym, mogą one być inwentaryzowane raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3 u.o.r. ). Do inwentaryzacji przeprowadzonej według zasad opisanych powyżej należy stosować arkusze spisu z natury.

Uwzględniając powyższe, szczegółowe zasady, terminy przeprowadzania inwentaryzacji w bibliotece szkolnej winny wynikać z wewnętrznych przepisów szkoły (ewentualnie uzgodnionych z organem ją prowadzącym) np. z regulaminu funkcjonowania biblioteki szkolnej czy też instrukcji inwentaryzacyjnej. Co prawda opracowanie instrukcji inwentaryzacyjnej nie jest obligatoryjnie obowiązkowe, to kierownik jednostki ma obowiązek zapewnienia opracowania dokumentu wewnętrznego regulującego tę tematykę jako jednego z elementu kontroli zarządczej o której mowa w art. 68 ustawy o finansach publicznych .

Należy w tym miejscu również zaznaczyć, że do inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych w bibliotekach szkolnych nie stosuje się przepisów rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 205, poz. 1283) , gdyż rozporządzenie to określa zasady sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych w bibliotekach wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej, a do których to nie zalicza się bibliotek szkolnych. Szkoła może oczywiście wzorując się na przepisach tego rozporządzenia wprowadzić pewne uregulowania do wewnętrznych przepisów obowiązujących w szkole, ale musi pamiętać, że skontrum materiałów bibliotecznych o którym mowa w tym rozporządzeniu, nie może być utożsamiane z inwentaryzacją zasobów majątkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego Administracja

Przydatne materiały:
 Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 205, poz. 1283)
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.)