Odpowiedź

Według mojej opinii instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną szkoły opracowuje dyrektor szkoły. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych nie dotyczy szkół. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w szkołach, jako samorządowych jednostkach organizacyjnych instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez archiwum państwowe.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, bądź nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. W samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyjątkiem organów gminy oraz urzędów obsługujących te organy, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania tych instrukcji. Jak wynika z § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) – dalej r.i.k.j.r.w.a., niniejsze rozporządzenie określa instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. W związku z tym, że w tym przypadku mamy do czynienia ze szkołami prowadzonymi przez gminę, w pierwszej kolejności należy ustalić, jakie wyróżniamy organy gminy, do których odnosi się r.i.k.j.r.w.a. Otóż, zgodnie z art. 11a ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym , organami gminy są rada gminy i wójt (burmistrz, prezydent miasta). Z przepisu tego nie wynika więc, że szkoła jest organem gminy, który musi stosować przepisy zawarte w r.i.k.j.r.w.a. Mając powyższe na uwadze należy uznać, że po wprowadzeniu r.i.k.j.r.w.a. szkoły, jako samorządowe jednostki organizacyjne powinny stosować dotychczasową instrukcję, która po zatwierdzeniu przez archiwum państwowe została przez dyrektora szkoły wprowadzona. Nie oznacza to jednak, że obecnie nie można jej zmienić wprowadzając zapisy przyjęte w r.i.k.j.r.w.a. Należy jednak pamiętać, że musi ona być zatwierdzona przez archiwum państwowe. Obecnie instrukcje kancelaryjne dla samorządowych jednostek organizacyjnych nie mogą być wprowadzane do stosowania przez wójtów, starostów lub prezydentów miast. Szkoła, jako samorządowa jednostka organizacyjna powinna mieć opracowaną i zatwierdzoną przez archiwum państwowe instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną. Jednolity rzeczowy wykaz akt, który należy stosować w szkołach powinien być integralną częścią instrukcji kancelaryjnej stanowiąc jej załącznik. Według mojej opinii instrukcję kancelaryjną należy opracować w oparciu o ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) , rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) , statut szkoły oraz jej regulamin organizacyjny.

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.)
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67)