Jawność i przejrzystość funkcjonowania wspólnot to warunek sine qua non zwiększenia partycypacji społecznej, w myśl hasła „nie ma partycypacji bez informacji”. W raporcie Forum Od-nowa „Samorząd 3.0” przedstawiono kilka rekomendacji systemowych w tej dziedzinie, a trzy najważniejsze z nich zostały obecnie złożone do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.
W idei transparentności nie chodzi ani o wprowadzanie rozwiązań doraźnych i fragmentarycznych, typu budżet partycypacyjny, ani ogólnych postulatów, jak np. edukacja obywatelska. Choć mają one swą wagę, kluczowe jest – podobnie, jak w innych sferach funkcjonowania samorządu – wdrożenie konkretnych i efektywnych zmian o charakterze systemowym. Ich ideą przewodnią jest, że dobrze poinformowany mieszkaniec będzie chętniej angażował się w sprawy swej społeczności lokalnej i bardziej świadomie współuczestniczył w podejmowanych przez nią decyzjach.
Postulowane trzy filary transparentności to:
1. Standaryzacja BIP
Biuletyny informacji publicznej tylko pozornie zapewniają szeroką wiedzę o funkcjonowaniu struktur samorządowych. Jawność i przejrzystość nie polega bowiem na automatycznym ujawnianiu wszystkich posiadanych informacji, tylko na pokazywaniu działania przez cele. Wadą BIP-ów jest niejednolita forma przekazywania informacji, brak aktualizacji i chaos. Potrzebne jest spojrzenie na biuletyny jako zespół zasobów, nie wchodzących na duży poziom szczegółowości.
Należy zatem wprowadzić standard informacji zawieranych w BIP (zarówno co do sposobu przedstawiania, jak i zakresu merytorycznego), tak aby prezentowane dane dały się porównywać pomiędzy różnymi samorządami. W każdym BIP-ie powinna znaleźć się informacja o zatrudnieniu, finansach i mieniu wspólnoty. Wówczas możliwa będzie ewaluacja działań JST, przygotowywanie analiz dotyczących funkcjonowania władz lokalnych oraz prowadzenie tzw. polityki opartej na dowodach (ang. evidence-based policy). Poza tym, każda wspólnota musiałaby wywiązywać się terminowo z obowiązku umieszczania tam wymaganych dokumentów pod groźbą sankcji. Co bardzo ważne, BIP nie może być prowadzony przez poszczególne jednostki organizacyjne danej JST (szkoły, przedszkola, instytucje kultury, ośrodki pomocy społecznej), tylko z poziomu całego samorządu.
2. Rola GUS
Główny Urząd Statystyczny ma w swej gestii rejestr REGON i regularnie zbiera informacje od podmiotów gospodarki narodowej – prywatnych i publicznych. Są to dane o ich formie organizacyjnej, siedzibie, zatrudnieniu, majątku etc. Nie wiadomo jednak, ile jest czynnych podmiotów sektora publicznego. Sami pracownicy GUS sugerują zresztą dużą ostrożność, jeżeli chodzi o korzystanie z danych REGON. Wycinkowe informacje o działaniu resortowych administracji lub struktur samorządowych są w posiadaniu różnych ministerstw, przede wszystkim Ministerstwa Edukacji Narodowej (System Informacji Oświatowej), Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwa Skarbu Państwa i Ministerstwa Zdrowia (Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą). Generuje to bałagan i trudność z policzeniem zasobów zarówno samych wspólnot, jak też całego państwa.
Konieczne jest więc zgromadzenie w jednym miejscu kompletnych, aktualnych danych o zatrudnieniu, finansach oraz mieniu poszczególnych instytucji. Istotne jest przy tym, że informacje GUS nie mogą być objęte tajemnicą statystyczną, gdyż instytucje samorządowe nie są tym samym, co podmioty prywatne. Obywatele muszą mieć możliwość bliższego przyjrzenia się podmiotom, które utrzymują ze swoich podatków.
3. Ogólnopolski portal prezentujący działalność samorządów
Podstawowe fakty o funkcjonowaniu każdego z samorządów powinny być zebrane i udostępnione na jednym ogólnopolskim portalu, prowadzonym przez GUS. Istotne jest, by mieszkaniec nie musiał zwracać się o dane w trybie działania ustawy o dostępie do informacji publicznej, tylko mógł sam je znaleźć na publicznie dostępnym portalu. W ten sposób zaoszczędzi się pracy i czasu urzędnikom, a obywatel otrzyma informacje nie na zasadzie uznaniowej. Portal umożliwiałby pozyskanie wiedzy o efektach działania własnej wspólnoty, porównanie ich z innymi JST (powszechnie stosowany w krajach zachodnich benchmarking) oraz możliwość oceny sposobu wydawania pieniędzy publicznych. Powinien obejmować dane o rodzaju realizowanego przez samorząd zadania (konkretna nazwa), jego koszcie, źródłach finansowania i efektach wykonania. Nic bowiem tak dobrze nie motywuje wspólnot do poprawiania jakości usług czy brania pod uwagę opinii mieszkańców przez władze lokalne, jak pewnego rodzaju konkurencja między JST.
Wzór takiego portalu to norweski system raportowania samorządów KOSTRA, który gwarantuje powiązanie danych finansowych z informacjami (w Polsce przede wszystkim pochodzących z GUS) o zadaniach wspólnot, jak również zaangażowanych zasobach, w tym personelu. W Polsce jest już przykład próby zarysowania takiego portalu: to System Analiz Samorządowych Związku Miast Polskich.