Stosowane rozwiązania nie mogą ograniczać wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia. Ustawa - Prawo zamowień publicznych przewiduje jednak sytuacje, w których wykonawcy mogą być przymuszeni do użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne (art. 10d p.z.p.). Tak sytuacja może być uzasadniona potrzebami zamawiającego wynikającymi np. ze specyficznego przedmiotu zakupu. Jeżeli zamawiający wymaga posłużenia się narzędziami, urządzeniami czy też formatami plików, które nie są ogólnie dostępne, to winien zapewnić dostęp wykonawców do postępowania na jeden lub kilka ze sposobów wskazanych w art. 10d ust. 1 p.z.p.
Pierwsze rozwiązanie sprowadza się do takiego zorganizowania procedury, by wykonawcy przy użyciu środków komunikacji elektronicznej mieli nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp do narzędzi, urządzeń lub formatów plików, jakie są stosowane w danym postępowaniu. Wskazanie takich narzędzi następuje poprzez podanie w ogłoszeniu lub zaproszeniu adresu strony internetowej, na której udostępnia się narzędzia.
Po drugie, zamawiający zapewnia wykonawcom nieposiadającym dostępu do narzędzi, urządzeń lub formatów plików, lub możliwości ich uzyskania zastosowanie tymczasowych narzędzi bezpłatnie udostępnionych w sieci. Obowiązek o jakim mowa w poprzednim zdaniu ciąży na zamawiającym, o ile brak dostępu do narzędzi, urządzeń i formatów plików nie wynika z przyczyn dotyczących wykonawcy.
Elektronizacja procesu udzielenia zamówienia publicznego coraz bliżej >>>
Trzecie rozwiązanie polega na udostępnieniu innego środka komunikacji elektronicznej do składania oferty.
Przepisy p.z.p. przewidują także sytuacje, w których organizator postępowania może w dalszym ciągu wymagać składania ofert w tradycyjny sposób, tj. za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. poz. 1529), osobiście lub za pośrednictwem posłańca (art. 10c ust. 2 p.z.p.). Skorzystanie z takiej możliwości nie jest jednak dopuszczalne we wszystkich okolicznościach i zostało ograniczone do zamkniętego katalogu sześciu grup sytuacji. Zgodnie z art. 10c ust. 1 p.z.p. zamawiający może odstąpić od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert, o ile:
1. Wyspecjalizowany charakter zamówienia powoduje, że użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji.
2. Oprogramowanie obsługujące formatów plików nadające się do przygotowania ofert, korzystają z takich formatów plików, które uniemożliwiają obsługę przy pomocy innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych. Kolejna z sytuacji uprawniająca do odstąpienia od stosowania środków komunikacji elektronicznej aktualizuje się wówczas, gdy aplikacje objęte są licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego.
3. Użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby specjalistycznego sprzętu, który nie jest dostępny dla zamawiającego.
4. Podczas składania ofert wymaga się przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, której specyfika uniemożliwia przekazanie jej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
5. Jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej.
6. Jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi lub urządzeń, które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego.
