Od 18.10.2018 r. obowiązek korzystania wyłącznie z elektronicznej formy dokumentów zostanie rozszerzony także na oferty, wnioski o zakwalifikowanie do udziału w procedurze, a także pozostałą korespondencję jaka jest wymieniana pomiędzy uczestnikami procedury. Krajowy system zamówień publicznych czeka więc ogromna zmiana.
Odejście od stosowania tradycyjnej, papierowej formy dokumentowania zakupów zostało zapowiedziane już w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z 26.02.2014 r. w sprawie zamówień publicznych uchylająca dyrektywę 2004/18/WE (Dz.U.UE.L.2014.94.65). Zgodnie z motywem 52 dyrektywy państwa członkowskie zostały zobowiązane do wdrożenia rozwiązań, dzięki którym wszelka komunikacja, wymiana informacji, a w tym składanie ofert w procesach zakupowych będzie się odbywać z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji.
Realizacja obowiązków odnoszących się do elektronizacji oznacza konieczność wdrożenia u każdego zamawiającego profesjonalnego systemu teleinformatycznego. Skuteczna elektronizacja zamówień publicznych wymaga zastosowania kompleksowego i powszechnego rozwiązania, które mogłoby obsługiwać wszystkich zamawiających. Najbardziej pragmatycznym działaniem byłoby wdrożenie systemu teleinformatycznego na poziomie ogólnokrajowym, tak by każdy zamawiający prowadził postępowania w oparciu o takie samo oprogramowanie. Wdrażana aktualnie formuła elektronizacji systemu zamówień publicznych opiera się jednak o założenia, zgodnie z którymi na poziomie centralnym w pierwszej kolejności zostanie zbudowany system służący publikacji ogłoszeń o zamówieniach oraz elektronicznemu składaniu właściwie zabezpieczonych ofert. System ten nie zapewni jednak kompleksowej elektronizacji procesu zakupowego, dla której konieczne jest dysponowanie dodatkowym narzędziem informatycznym. Rolą takiego narzędzia powinno być przede wszystkim pobranie z systemu centralnego złożonych ofert oraz zapewnienie elektronicznej komunikacji z uczestnikami procedury.
Każdy z zamawiających musi we własnym zakresie zadbać o dysponowanie narzędziem do komunikacji z centralnym systemem E-zamówienia jaki ma być zakupiony przez Ministerstwo Cyfryzacji bądź zastanowić się nad zakupem systemu będącego w stanie obsłużyć cały proces zakupowy na wypadek niepowodzenia projektu ministerialnego.
Elektronizacja procesu udzielenia zamówienia publicznego coraz bliżej
Nadchodzący 2018 r. to okres rewolucyjnych zmian, jakie czekają wszystkich uczestników systemu zamówień publicznych. Od 18.04.2018 r. wstępne oświadczenia potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu będą składane wyłącznie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
