Wydział inwestycyjny urzędu miasta zrealizował inwestycję. Po jej wykonaniu należy opracować dowód przychodowy OT "Przyjęcie środka trwałego". W dokumencie tym widnieje podpis przyjmującego.

Czy przyjmującym jest dyrektor wydziału inwestycyjnego czy skarbnik?

Odpowiedź

Dowód przychodowy OT "Przyjęcie środka trwałego" powinien jako przyjmujący podpisać kierownik jednostki oraz główny księgowy (skarbnik), przy czym brak podpisu tego ostatniego nie wpływa na ważność dowodu księgowego.

Uzasadnienie

Dokument OT ("Przyjęcie środka trwałego") jest dokumentem (dowodem) księgowym, stwierdzającym dokonanie operacji zaewidencjonowania środka trwałego. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) – dalej u.r. dowód księgowy powinien zawierać co najmniej następujące elementy: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu; 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dowód przychodowy OT powinien zatem zostać podpisany przez podmiot kierujący określoną jednostką.

Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiada bowiem jej kierownik, co wynika z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) – dalej u.f.p. Z kolei na mocy art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn.: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – dalej u.s.g. kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej działają jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta (burmistrza, prezydenta). Kierownik jednostki powinien sam złożyć podpis, ale również może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki (art. 53 ust. 2 u.f.p.). Dowód przychodowy OT "Przyjęcie środka trwałego" powinien również jako przyjmujący podpisać główny księgowy (skarbnik) jednostki, bowiem stosownie do treści art. 54 ust. 1 u.f.p. wypełnia obowiązki i ponosi odpowiedzialność m.in. w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki oraz kompletności, dokonywania wstępnej kontroli i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Kontrola dokumentów księgowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym (której wykonanie potwierdzane jest przez złożenie podpisu na dokumentach) to element kontroli wewnętrznej, wykonywanej na bieżąco jeszcze w trakcie realizacji operacji gospodarczych i mającej na celu niezwłoczną eliminację błędów i nieprawidłowości. Podpis głównego księgowego (skarbnika) nie wpływa natomiast na ważność dokumentu (dowodu księgowego), albowiem zgodnie z art. 46 ust. 3 u.s.g. jedynie czynność mogąca spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do swej skuteczności wymaga kontrasygnaty skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. Dowód księgowy OT nie rodzi zobowiązania, lecz jest jedynie dokumentem wystawianym w następstwie wcześniejszych czynności w celu udokumentowania zdarzenia pod względem rachunkowym i księgowym.