Wójt jest uprawniony do poświadczania własnoręczności podpisu tylko wyjątkowo, w ściśle określonych przepisami sytuacjach. Generalnie poświadczenie własnoręczności podpisu należy do kompetencji notariuszy.

Wójt jest uprawniony do poświadczania własnoręczności podpisu w następujących sytuacjach:

  1. na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji oraz na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie, ale tylko w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej – na podstawie rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. nr 27, poz. 185) wydanego na podstawie art. 101 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2008 r., nr 189, poz. 1158 ze zm.) ;
  2. na oświadczeniach (deklaracjach) i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych – na podstawie art. 122 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., nr 153, poz. 1227 z późn. zm.) ;
  3. na potwierdzeniu dalszego prawa do pobierania świadczeń podpisywanym przez emeryta lub rencistę istnienia na żądanie organu rentowego - na podstawie art. 128 ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ;
  4. na pisemnych zeznaniach świadków składanych dla potrzeb ustalania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych – na podstawie § 27 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz. U. nr 10, poz. 49 ze zm.);
  5. na zeznaniach świadków i oświadczeniach wnioskodawców składanych w postępowaniu o ustalenie świadczeń z tytułu zaopatrzenia funkcjonariuszy służ mundurowych – na podstawie § 16 ust. i § 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2004 r. w sprawie trybu postępowania i właściwości organu w zakresie zaopatrzenia emerytalnego funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu i Państwowej Straży Pożarnej oraz ich rodzin (Dz. U. nr 239, poz. 2404 z późn. zm.) ;
  6. na pisemnych zeznaniach świadków w postępowaniu o świadczenia emerytalne żołnierzy – na podstawie § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 23 lutego 2004 r. w sprawie trybu postępowania i właściwości organów w sprawach zaopatrzenia emerytalnego żołnierzy zawodowych oraz uprawnionych członków ich rodzin (Dz. U. nr 67, poz. 618 z późn. zm.) ;
  7. na pisemnym oświadczeniu woli podpisywanym zamiast osoby niemogącej pisac, lecz mogącej czytać – na podstawie art. 79 kodeksu cywilnego;
  8. na wekslu wystawionym przez osobę niemogącą pisać, podpisanym za nią przez inną osobę – na podstawie art. 75 ustawy z dnia 28 kwietnia 1936 r. Prawo wekslowe (Dz. U. nr 37, poz. 282 z późn. zm.).


Nie ma możliwości delegowania tych uprawnień na innych pracowników urzędu gminy, nie stosuje się przepisu umożliwiającego upoważnienie pracowników do wydawania decyzji administracyjnych. Są to szczególne uprawnienia wójta (w niektórych wypadkach także innych urzędników samorządowych), nie można tych przepisów interpretować rozszerzająco. Skoro brak wyraźnej podstawy prawnej do upoważnienia innych pracowników do uwierzytelniania, to znaczy, że nie można tego uczynić. Uwierzytelnienie podpisu przez wójta w innych przypadkach niż określone w przepisach nie będzie miało waloru urzędowego poświadczenia podpisu. Tak samo poświadczenie podpisu przez innego pracownika z upoważnienia wójta nie będzie urzędowym poświadczeniem podpisu.

Należy pamiętać, że za poświadczenie własnoręczności podpisu pobiera się opłatę skarbową w wysokości 9 zł – zgodnie z punktem 7, części II załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 225, poz. 1635 z późn. zm.) . Przy czym oczywiście nie pobiera się opłaty za poświadczenie własnoręczności podpisu w sprawach, które nie podlegają opłacie skarbowej na podstawie art. 2 ustawy.


Radosław Skwarło

Przydatne materiały:
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. nr 27, poz. 185)
Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2008 r., nr 189, poz. 1158 ze zm.)
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., nr 153, poz. 1227 z późn. zm.)
Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2004 r. w sprawie trybu postępowania i właściwości organu w zakresie zaopatrzenia emerytalnego funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu i Państwowej Straży Pożarnej oraz ich rodzin (Dz. U. nr 239, poz. 2404 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 23 lutego 2004 r. w sprawie trybu postępowania i właściwości organów w sprawach zaopatrzenia emerytalnego żołnierzy zawodowych oraz uprawnionych członków ich rodzin (Dz. U. nr 67, poz. 618 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 225, poz. 1635 z późn. zm.)