Czy każda jednostka organizacyjna gminy musi samodzielnie złożyć roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień?

Obowiązek samodzielnego składania rocznego sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych dotyczy każdej jednostki organizacyjnej gminy, która na mocy przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907), ma status samodzielnego zamawiającego.

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Zgodnie z art. 98 ust. 1 p.z.p. zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. Obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dotyczy zatem wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 p.z.p.

Jednostką organizacyjną gminy będą np. gminne szkoły, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej. Tego rodzaju zamawiający nie uwzględniają w sporządzanym rocznym sprawozdaniu zamówień, których udzielają nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnicy innych zamawiających, stosownie do treści art. 15 ust. 2 p.z.p.

Posługując się przykładem szkoły wskazać trzeba, że szkoła prowadzona przez jednostkę samorządu terytorialnego, zgodnie z art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572), jest jednostką budżetową. Jednostka budżetowa z kolei, zgodnie z przepisami o finansach publicznych zaliczana jest do jednostek sektora finansów publicznych. Te natomiast jednostki ustawodawca zaliczył do grupy podmiotów zobowiązanych do stosowania przepisów p.z.p. (art. 3 ust. 1 p.z.p.).

Szkoła jest zatem samodzielnym zamawiającym. W takiej sytuacji dyrektor szkoły działa jako kierownik zamawiającego w rozumieniu p.z.p. i z tego tytułu odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także podpisuje umowę o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z art. 98 ust. 1 p.z.p. szkoła sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych.

W świetle prawa dopuszczalna jest jednak i taka sytuacja, w której zamówienia publicznego będzie udzielać jednostka samorządu terytorialnego na rzecz prowadzonej przez siebie szkoły publicznej. W takiej sytuacji jednostka samorządu przygotowuje i przeprowadza całe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Dyrektor szkoły nie uczestniczy wtedy w czynnościach związanych z udzieleniem zamówienia publicznego. Jednakże na mocy art. 15 ust. 2 i 3 p.z.p. jednostka samorządu terytorialnego, jako zamawiający, może powierzyć przygotowanie lub/oraz przeprowadzenie tego postępowania własnej jednostce organizacyjnej, np. prowadzonej przez siebie szkole, bądź osobie trzeciej. Wówczas niezbędne jest udzielenie dyrektorowi szkoły (osobie kierującej jej działalnością i reprezentującej ją na zewnątrz), upoważnienia na podstawie którego będzie on działał w imieniu organu prowadzącego szkołę.

W tym przypadku zaznaczyć trzeba, że szkoła nie będzie wykazywać w rocznym sprawozdaniu tak udzielonych zamówień publicznych. Zamawiającym była bowiem jednostka samorządu a nie szkoła i to jednostka zobowiązana będzie do wykazania tak udzielonych zamówień publicznych.