Jeśli nie, to na podstawie jakiego przepisu szkoły powinny prowadzić sprawy kancelaryjne, archiwa zakładowe itp...?

Odpowiedź

Według mojej opinii r.i.k.j.r.w.a. nie dotyczy szkół. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w szkołach, jako samorządowych jednostkach organizacyjnych instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez archiwum państwowe.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, bądź nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. W samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyjątkiem organów gminy oraz urzędów obsługujących te organy, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania tych instrukcji. Jak wynika z § 1 r.i.k.j.r.w.a. , niniejsze rozporządzenie określa instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. W związku z tym, że autor pytania nie podaje typu szkoły, dla przykładu przyjmijmy powiat. W takim przypadku w pierwszej kolejności należy ustalić, jakie wyróżniamy organy powiatu, do których odnosi się r.i.k.j.r.w.a. . Otóż zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym , organami powiatu są rada powiatu i zarząd powiatu. Z przepisu tego nie wynika więc, że szkoła jest organem powiatu, który musi stosować przepisy zawarte w r.i.k.j.r.w.a. Ponadto zgodnie art. 33b ustawy o samorządzie powiatowym powiatową administrację zespoloną stanowią starostwo powiatowe, powiatowy urząd pracy, będący jednostką organizacyjną powiatu oraz jednostki organizacyjne stanowiące aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży. Zatem i w tym przypadku szkoły są zaliczane do powiatowej administracji zespolonej. Mając powyższe na uwadze należy uznać, że po wprowadzeniu r.i.k.j.r.w.a. szkoły, jako samorządowe jednostki organizacyjne powinny stosować dotychczasową instrukcję, która po zatwierdzeniu przez archiwum państwowe została przez dyrektora szkoły wprowadzona. Obecnie instrukcje kancelaryjne dla samorządowych jednostek organizacyjnych nie mogą być wprowadzane do stosowania przez wójtów, starostów lub prezydentów miast. Szkoła, jako samorządowa jednostka organizacyjna powinna mieć opracowaną i zatwierdzoną przez archiwum państwowe instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną. Jednolity rzeczowy wykaz akt, który należy stosować w szkołach powinien być integralną częścią instrukcji kancelaryjnej stanowiąc jej załącznik. Według mojej opinii instrukcję kancelaryjną należy opracować w oparciu o ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) , rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) , statut szkoły oraz jej regulamin organizacyjny.

Przydatne materiały:
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67)
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawiepostępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowaniaoraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwówpaństwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)
Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.)