Sytuacje, w których może dojść do sprostowania aktu stanu cywilnego przez kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, to niezgodność danych w akcie stanu cywilnego:
- z danymi zawartymi w aktach zbiorowych (są to dokumenty, które były np. podstawą sporządzenia aktu),
- z innymi aktami stanu cywilnego, stwierdzającymi zdarzenie wcześniejsze i dotyczącymi tej samej osoby lub jej wstępnych (np. rodziców, dziadków),
- z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego
Forma załatwienia sprawy
Sprostowanie dokonuje się na wniosek osoby zainteresowanej i może nastąpić na drodze administracyjnej i na drodze sądowej.
- Pozytywne załatwienie sprawy - sprostowanie nastąpi w formie czynności materialno-technicznej, zakończonej wydaniem odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego.
- Negatywne załatwienie sprawy - odmowa sprostowania nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.
Sądowe sprostowanie aktu stanu cywilnego dokonywane jest przez sąd powszechny w postępowaniu nieprocesowym na wniosek:
- osoby zainteresowanej
- prokuratora
- kierownika urzędu stanu cywilnego
Sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje sąd powszechny, jeżeli:
- nie jest możliwe sprostowanie w trybie administracyjnym, tj. na podstawie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub innych aktów stanu cywilnego, stwierdzających zdarzenie wcześniejsze i dotyczących tej samej osoby lub jej wstępnych, albo zagranicznych dokumentów stanu cywilnego
- sprostowanie w trybie administracyjnym przez kierownika urzędu stanu cywilnego nie jest możliwe wyłącznie w oparciu o ww. dokumenty.
Uzupełnieniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego podlega akt stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich wymaganych danych, na podstawie innych aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego prowadzonych dla tego aktu i innych dokumentów mających wpływ na stan cywilny.
Cena promocyjna: 53.1 zł
|Cena regularna: 59 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 44.25 zł
Co z błędem w nazwisku
Jeśli na przykład pojawi się błąd w nazwisku, to można tego dokonać w trybie administracyjnym, lecz jedynie wtedy, jeżeli błąd stanowi oczywistą pomyłkę pisarską.
Wtedy to wystarczy wystąpić o sprostowanie do kierownika urzędu stanu cywilnego. Żeby sprostować akt stanu cywilnego w tym trybie, należy złożyć stosowny wniosek skierowany do kierownika właściwego USC.
Jak sprostować dane
Gdy zmieniły się dane osobowe, np. po zawarciu małżeństwa kobieta zmieniła nazwisko to z wnioskiem o sprostowanie aktu stanu cywilnego należy wystąpić do kierownika USC, który sporządził ten akt stanu cywilnego. Jeżeli sprostowania aktu małżeństwa dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o złożeniu wniosku drugiego małżonka. Do wniosku o sprostowanie aktu stanu cywilnego załącza się dokumenty, takie jak:
- wniosek o sprostowanie lub uzupełnienie aktu stanu cywilnego
- dowód zapłaty opłaty skarbowej (opłata 39 zł)
- ważny dokument stwierdzający tożsamość – do wglądu
- wnioskując o sprostowanie lub uzupełnienie aktu stanu cywilnego na podstawie materiałów archiwalnych, do wniosku należy załączyć uwierzytelniony odpis lub wypis lub uwierzytelnioną reprodukcję tych materiałów
Wniosek o sprostowanie aktu stanu cywilnego można przesłać drogą elektroniczną. Uwierzytelnianie użytkowników systemu teleinformatycznego, korzystających z usług online udostępnianych przez podmioty określone w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, wymaga użycia profilu zaufanego ePUAP lub danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego.
Adres profilu zaufanego ePUAP: http://epuap.gov.pl
Przykład z sali sądowej
Małżonkowie Paul i Helene S. zawarli małżeństwo przed kierownikiem USC w mazurskim miasteczku w 1931 r. W czasie wojny księga małżeństw z USC zaginęła. W rejestrze stanu cywilnego znalazły się dwa akty małżeństwa. Jeden z nich został odtworzony postanowieniem prezydium Powiatowej Rady Narodowej z 1961 r., drugi zaś jest transkrypcją aktu oryginalnego, odnalezionego w USC nr 1 w Berlinie, dokonaną w 2019 r.
Kierownik USC złożył niemal równocześnie wnioski:
- do wojewody o unieważnienie jednego z dwóch aktów stwierdzających to samo zdarzenie,
- do sądu rejonowego o sprostowanie aktu z 1961 r. tak, by jego treść była zgodna z aktem pierwotnym
Sąd rejonowy uwzględnił wniosek kierownika USC i nakazał sprostowanie aktu odtworzonego w 1961 r. Uczestnicy postępowania od początku podnosili, że nie ma sensu prostowanie aktu z 1961 r., skoro jest już w rejestrze stanu cywilnego transkrybowany akt oryginalny z 1931 r. Apelacja od postanowienia sądu rejonowego została oddalona przez Sąd Okręgowy w Olsztynie 4 listopada 2020 r.
Od tego postanowienia skargę kasacyjną wniósł syn małżonków Herbert S. i Sąd Najwyższy w Izbie Cywilnej orzekł, że słusznie sądy powszechne sprostowały wtórny akt małżeństwa do czasu ewentualnego unieważnienia któregoś z nieprawidłowych aktów. Gdyby zawiesiły postępowanie, to akty te nie odzwierciedlałyby rzeczywistego stanu prawnego. Państwo popełniło błąd w danych osobowych, więc i państwo powinno ten błąd naprawić (sygn. akt II CSKP121/23, postanowienie Izby Cywilnej SN z 14 czerwca 2023 r. ).
- W istocie rola kierownika USC sprowadza się do tego, że każde jego wątpliwości powodują, że traci kompetencję do sprostowania aktów – mówi radca prawny Piotr Brzozowski. SN zauważył, że jeśli kierownik USC poweźmie wątpliwości co do treści dokumentów, to lepiej, żeby sprostowania dokonał sąd. Ale przepis ustawy stanowi inaczej. Nie ma zaś drogi sądowej, gdy kierownik USC nie potrafi tych dokumentów ocenić. Właściwa ocena należy zawsze do kierownika USC - podkreśla prawnik.
Prawidłowa treść aktu
W kontekście sprostowań należy zwrócić szczególna uwagę na przepis art. 35 ust. 4 Prawa o aktach stanu cywilnego.
- Intencją ustawodawcy jest zachowanie zasady trwałości aktu stanu cywilnego – podkreśla dr Piotr Kasprzyk z Instytutu Naukowego im. prof. Józefa Litwina. - Istotą sprostowania aktu stanu cywilnego w świetle tego przepisu jest doprowadzenie do prawidłowej treści aktu, a przesłanką jest niezgodność danych zawartych w aktach stanu cywilnego z innymi dokumentami: zawartymi w aktach zbiorowych (są to dokumenty, które były podstawą sporządzenia aktu, a np. błąd powstał przy przepisywaniu dokumentów, znajdujących się w aktach zbiorowych do aktu), z innymi aktami stanu cywilnego stwierdzającymi zdarzenie wcześniejsze i dotyczącymi tej samej osoby lub jej wstępnych, czyli takie, które niezgodne są z aktami zbiorowymi i takie akty, które są niezgodne co do zapisów z aktami wcześniejszymi i dotyczącymi tych osób, np. rodziców, dziadków czy z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego.
Sprostowanie aktu stanu cywilnego może być dokonane na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, urzędowo przetłumaczonego na język polski, pod warunkiem, że w państwie wystawienia dokument taki jest uznawany za dokument stanu cywilnego.
Ostatnie orzeczenie TSUE
Aby zilustrować sytuacje wyjątkowe i wymogi formalne, przytoczymy sentencję wyroku trybunału unijnego. W orzeczeniu wydanym 13 marca br. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej stwierdził, że osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe. To prawo podstawowe zawarte w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej, zgodnie z którym każdy ma prawo do dokonania sprostowania danych. W tym względzie Trybunał przypomniał, że prawidłowość i kompletność tych danych należy oceniać w świetle celu, w jakim zostały one zebrane (sprawa C-247/23).
W wypadku np. zmiany płci i możliwości odnotowania tego faktu w aktach stanu cywilnego, to „osoba ta może zostać zobowiązana do przedstawienia istotnych i wystarczających dowodów, których można racjonalnie wymagać na potrzeby wykazania nieprawidłowości tych danych. Państwo członkowskie nie może jednak w żadnym wypadku uzależnić w drodze praktyki administracyjnej wykonywania prawa do sprostowania danych od przedstawienia dowodów na okoliczność poddania się chirurgicznej korekcie płci.
Taki wymóg narusza w szczególności istotę prawa człowieka do integralności i prawa do poszanowania życia prywatnego, o których mowa odpowiednio w art. 3 i 7 Karty Praw Podstawowych – wskazał Trybunał.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
