Stare zarządzenie ministra sprawiedliwości utrudnia e-doręczenia

Już ponad miesiąc obowiązują nowe przepisy procedury cywilnej, zgodnie z którymi sądy mogą dostarczać pisma sądowe poprzez portal informacyjny sądu. Praktyka nadal jest jednak niejednolita - nie tylko między apelacjami, ale i wydziałami. W części e-doręczenia stały się normą, w innych - wyjątkiem. Główną przeszkodą jest zarządzenie Ministra Sprawiedliwości, którego mimo apeli, nadal nie zmieniono.

Ministerstwo właśnie poinformowało serwis Prawo.pl, że pracuje nad nowelizacją instrukcji sądowej w związku z wprowadzeniem doręczania pism sądowych przez portal informacyjny, ale... "jest zbyt wcześnie, by podawać rozwiązania, jakie się tam znajdą. Zakres zmian instrukcji objąć ma całość problemów wynikających z wejścia w życie art. 15zzs[9] ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (chodzi o nowelizację obowiązującą od 3 lipca)" - wskazano.

Zobacz procedurę w LEX:  Doręczanie pism sądowych >

Problem - jak mówią sędziowie, ale i pracownicy sądów - tkwi w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, zwanego zarządzeniem o biurowości lub instrukcją kancelaryjną. Załącznik 3 zawiera katalog zamknięty pism sądowych, które mogą być zamieszczone w sądowym systemie teleinformatycznym i odnotowane w nim jako wydane, bez podpisu własnoręcznego. Wątpliwości jest sporo - począwszy od tego czym jest pismo sądowe, po kwestię czy można tą drogą doręczać orzeczenia, a jeśli tak - to w jaki sposób. Część prezesów sądów wzięło jednak sprawy w swoje ręce i wydało w tym zakresie zarządzenia. 

Czytaj: MS rozważa zmiany w zasadach e-doręczeń>>

Każdy sobie rzepkę skrobie, a pełnomocnik musi uważać

Prawnicy przyznają, że obecnie największym problem - poza szeroko komentowanymi problemami z funkcjonalnością portalu (co ma się zmienić we wrześniu) - jest niejednolitość w podejściu sądów. Część prezesów już na początku zdecydowała, że w ich sądach e-doręczenia nie będą stosowane, lub będą tylko w wyjątkowych przypadkach. Inni - tu przykład płynie choćby z Sądu Okręgowego we Wrocławiu - rozwiązali problem zarządzeniem. 

Zobacz w LEX: Zasady doręczania pełnomocnikom zawodowym pism sądowych przez Portal Informacyjny - nagranie ze szkolenia >

Sędzia Grzegorz Karaś z Sądu Okręgowego we Wrocławiu, choć początkowo do nowych rozwiązań podchodził z umiarkowanym optymizmem, teraz je chwali. Choć przyznaje, że pewne problemy są. -  W mojej ocenie znikną gdy pojawi się we wrześniu – modyfikacja portalu w postaci modułu doręczeń. Obecne problemy wynikają z trudności dostępu pełnomocników do spraw, wynikających albo z braku rejestracji w portalu albo z braku podawania przez pełnomocników numerów PESEL co powoduje brak automatycznego dostępu do sprawy. Jeżeli pełnomocnik nie dostanie automatycznie dostępu do sprawy, to musi złożyć wniosek o dostęp i na niego poczekać. Problemem jest też brak wyodrębnionej w mailu informacji, że dotarła przesyłka do doręczenia. Pełnomocnicy otrzymują na mailu informacje z o różnych czynnościach i muszą sprawdzać w portalu czy został opublikowany jakiś dokument sądowy do doręczenia - mówi sędzia. Jak dodaje, po wprowadzeniu modułu do doręczeń pełnomocnik będzie otrzymywał informację, że w portalu jest kierowana do niego korespondencja z sądu, a w samym portalu zostanie utworzona zakładka – dokumenty doręczane. 

Czytaj w LEX: System doręczeń z uwzględnieniem e-doręczeń (doręczeń elektronicznych oraz doręczeń przez Portal Informacyjny) >

Wskazuje równocześnie, że najbardziej brakuje zmian w tzw. zarządzeniu o biurowości. - Gdyby ministerstwo zmieniło zarządzenie określając co i w jaki sposób sądy doręczają nie byłoby w zasadzie problemów jakie obecnie utrudniają realizację doręczenia elektronicznego określonego w art. 15 zzs[9] ustawy z dnia 2 marca 2020 r. w brzemieniu nadanym ustawą z dnia 28 maja 2021 r. Jestem tego pewien na przykładzie naszego sądu. Prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu wydał szczegółowe zarządzenie, które określa jakie czynności mają podejmować sędziowie, sekretariat aby prawidłowo zrealizować doręczenia elektroniczne. Zarządzenie to jest opublikowane na stronie internetowej sądu - mówi. 

Czytaj w LEX: Doręczanie pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego sądu - aspekty praktyczne >

Podstawą  - informacja

Sędzia precyzuje też jak wygląda to w jego sądzie. - Przykładowo wydaje orzeczenie na posiedzeniu niejawnym. Nie zatwierdzam go do publikacji od razu, więc nie pojawia się od razu w portalu, ale zatwierdzam go w systemie biurowym jako projekt. Sekretariat przed publikacją w portalu umieszcza na nim klauzulę informacyjną, która brzmi: Opublikowanie niniejszego dokumentu w Portalu Informacyjnym stanowi doręczenie go adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej ustanowionym w sprawie. I pełnomocnik ma jasną i czytelną informację, że publikacja w portalu stanowi doręczenie zgodnie z art. 15zzs[9] - wskazuje. 

Zobacz procedurę w LEX: Wnoszenie pisma przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego >

Taka informacje jest istotna choćby ze względu na biegnące terminy. Przypomnijmy, że zgodnie z instrukcją, którą jeszcze w lipcu przekazało Naczelnej Radzie Adwokackiej i Krajowej Radzie Radców Prawnych Ministerstwo Sprawiedliwości, jeśli taki dokument zostanie "pobrany" albo "pobrany jako pdf", to system odnotuje go jako odczytany (doręczony). Zapewniono równocześnie, że samo zalogowanie się do portalu nie powoduje automatycznego odbioru opublikowanych dokumentów. Jest i inna kwestia - w kancelariach jest to różnie rozwiązane, ale dostęp do sprawy poprzez portal mogę mieć także inne osoby, także strony. - Ja w swoich sprawach zakazałam komukolwiek, poza mną, otwierania takich przesyłek sądowych - mówi jedna z adwokatek.  

Sędzia Karaś dodaje, że może się też zdarzyć, że coś pojawia się w portalu informacyjnym, ale jednocześnie jest doręczane przez pocztę, bo takie zarządzenie wydał przewodniczący. To również reguluje zarządzenie prezesa. -  Sekretariat umieszcza wtedy klauzulę informacyjną o treści: „Dokument ten podlega doręczeniu pocztowemu, a publikacja w portalu ma wyłącznie charakter informacyjny”. Skutek jest taki, że pełnomocnik który otwiera w portalu informacyjnym dokument od razu widzi czy doręczenie jest elektroniczne, czy też pismo sądowe nadejdzie pocztą i od jakiej daty rozpoczynają bieg terminy procesowe - zaznacza. 

Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Adres elektroniczny profesjonalnego pełnomocnika >

MS nie może przerzucać odpowiedzialności

Sędziowie podkreślają, że zmiany muszą nastąpić, i to pilnie, bo resort nie może przerzucać odpowiedzialności w tym zakresie na sądy i prezesów. 

- To MS jest od tego żeby regulować to zagadnienie, skoro podjęto decyzję o wprowadzeniu doręczenia przez portal informacyjny i skoro vacatio legis było tak niezwykle krótkie, to resort powinien zmienić zarządzenie o biurowości żeby było wyraźnie napisane w jaki sposób i co jest publikowane w portalu informacyjnym. Bez tego w różnych sądach w Polsce utrzymywać będzie się różna praktyka. A to wprowadza niepotrzebny zamęt i odbija się na pełnomocnikach, bo w różnych sądach jest różnie. Gdyby zarządzenie o biurowości zostało zmienione to e-doręczenia by zadziałały, bo to rozwiązanie już się sprawdza. Tylko to musi być wprowadzane w sposób jednolity i we wszystkich sądach tak samo - wskazuje sędzia Karaś.

Na wątpliwości, które pojawiają się z powodu braku zmian w zarządzeniu, wskazuje też Patryk Kępa, przewodniczący Zarządu MOZ Asystentów Sędziów KNSZZ Ad Rem, asystent sędziego (wiceprzewodniczący prezydium Ad Rem).

- Obecnie część sędziów przechodzi całkowicie na e-doręczenia, część dostarcza pisma tradycyjnie. W mojej ocenie nie można jednak mieć w tym zakresie pełnego automatyzmu, bo nie każde pismo nadaje się do doręczenia elektronicznego. Problemem są chociażby orzeczenia - jak mają być doręczane, jak strony mają liczyć termin na ewentualne odwołanie - od momentu uzyskania e-doręczenia czy od doręczenia tradycyjnego - wskazuje. Jak dodaje, prezesi sądu wydają zarządzenia, aby w tego typu sprawach w pouczeniu wskazano w jakim trybie zarządzono doręczenie. - Praktyka nie jest jednolita, nawet w ramach jednego wydziału są różnice - wskazuje.

On również uważa, że MS powinno poprzez zmianę zarządzenia o biurowości, ujednolicić praktykę. - Ważne, by było to szczegółowo opracowane. Myślę, że samorządy adwokackie i radcowskie też byłyby tym zainteresowane, i trzeba się wsłuchać w to, jak to z ich perspektywy wygląda, czego im brakuje. Zmiana jest potrzebna, gdyż mogą zacząć się problemy i w zakresie uprawomocniania się orzeczeń, i zaskarżalności - dodaje.

Czytaj: Z jednych sądów orzeczenie przez portal, z innych nie - trudny start e-doręczeń>>

Pełnomocnicy też apelują o zmiany

Warto przypomnieć, że o zmiany w zakresie choćby działania Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych apelowali radcy prawni i adwokaci. W drugiej połowie lipca mec. Przemysław Rosati, prezes Naczelnej Rady Adwokackiej, wystosował pismo do Katarzyny Frydrych, podsekretarz stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości, z postulatem niezwłocznego podjęcia działań legislacyjnych i organizacyjnych, zapewniających prawidłowe i jednolite we wszystkich sądach zasady elektronicznego doręczania pism procesowych.

Zaapelował przy tym o następujące funkcjonalności:

• skrzynkę odbiorczą – miejsce grupujące wyłącznie dokumenty podlegające doręczeniu, obok już istniejącej funkcjonalności „Dokumenty”;
• elektroniczne urzędowe poświadczenie odbioru pisma procesowego – dokument generowany po doręczeniu z możliwością jego wydruku lub zapisania na dysku użytkowania portalu, celem stworzenia możliwości posiadania przez pełnomocnika procesowego potwierdzenia doręczenia pisma sądowego;
• wyodrębnienie w przesyłanym do pełnomocnika procesowego zawiadomieniu za pośrednictwem poczty elektronicznej, informacji o dokumentach oczekujących na doręczenie w oparciu o art. 15 zzs9 ust. 2 ustawy, od informacji o innych pismach umieszczanych w portalu, które nie podlegają doręczeniu w tym trybie;
• prawidłowe i jednolite oznaczanie dokumentów zamieszczonych w portalu, w taki sposób, aby nie budziło wątpliwości, że dokument ten podlega doręczeniu w trybie powołanej ustawy i kto jest jego adresatem;
• zautomatyzowanie procesu przypisywania dostępu do sprawy w sytuacji ustanowienia pełnomocnika procesowego lub zmiany sygnatury akt sprawy;
• wprowadzenie jednolitego standardu dla doręczeń orzeczeń wraz z uzasadnieniami, aby wyeliminować niepewność co do daty, od której biegnie termin na wniesienie środka zaskarżenia;
• stworzenie funkcjonalności pozwalającej pełnomocnikowi substytucyjnemu lub użytkownikowi subkonta na rezygnację z udzielonego dostępu do sprawy;
• stworzenie funkcjonalności pozwalającej głównemu pełnomocnikowi na zarządzanie dostępem do poszczególnych spraw, w tym stworzenie możliwości nadawania uprawnień do odbioru pism sądowych użytkownikowi posiadającemu subkonto w portalu w ramach konta głównego pełnomocnika procesowego;
• wyłączenie możliwości modyfikowania treści dokumentów lub zmiany udostępnionych plików przez pracowników sądów po ich publikacji w portalu;
• zamieszczanie w portalu dokumentów podlegających doręczeniu w godzinach pracy sądów.  

Prawnicy chcieliby również wprowadzenia obowiązku weryfikowania czy pełnomocnik procesowy posiada konto w portalu, a także czy posiada dostęp do sprawy.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.