Po kilku latach pewnych napięć w tej dziedzinie obecnie sytuacja wydaje się być jednoznacznie uregulowana, a zainteresowani dostępem do solidnej informacji sędziowie już nie narzekają na ignorowanie ich potrzeb. Istotna zmiana nastąpiła w momencie gdy Ministerstwo Sprawiedliwości zrezygnowało z centralnych zakupów systemów informacji prawnej.

Zasadę taką wprowadziło zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z 28 marca 2017 roku, które zastąpiło wcześniejszą regulację w tym zakresie z 16 września 2014 r.
Pod jej rządami zakup systemu informacji prawnej dla wszystkich sądów powszechnych organizowało działające przy Sądzie Apelacyjnym w Krakowie Centrum Zakupów dla Sądownictwa, którego zadaniem było centralne zaopatrywanie jednostek wymiaru sprawiedliwości. Efektem organizowanego zwykle raz do roku przetargu był wybór jednego z dwóch liczących się na rynku systemów informacji prawnej, czyli LEX-a Wolters Kluwer Polska lub Legalisa wydawnictwa C.H. Beck. Raz wygrywał jeden wydawca, kiedy indziej drugi, ale zawsze wywoływało to niezadowolenie sędziów i innych pracowników sądów, którzy albo nie byli usatysfakjonowani dokonanym wyborem, albo twierdzili, że możliwość korzystania tylko z jednego systemu informacji jest poważnym ograniczeniem.

Sędziowie protestowali
Regułą po każdym przetargu stało się też ogłaszanie oświadczeń przez stowarzyszenia sędziowskie, w których stwierdzały one, że najlepszym rozwiązaniem byłoby umożliwienie sędziom korzystania z obu systemów.
Argumentację taką zaprezentowano np. w uchwale przyjętej w kwietniu 2014 roku przez zarząd Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia”. - Chcemy mieć dostęp do więcej niż jednego systemu informacji prawnej, ponieważ z takich różnych źródeł korzystają autorzy dokumentów trafiających do sądów. A jak mamy ocenić prawidłowość ich argumentacji, jeśli nie mamy jak tego sprawdzić – komentowali wtedy autorzy uchwały. W swoim apelu stowarzyszenie stwierdziło, że kolejny przetarg na system informacji prawnej dla sądów powinien uwzględnić to zapotrzebowanie.

Podobne apele stowarzyszenia sędziowskie kierowały do resortu sprawiedliwości także w kolejnych latach. - Ograniczenie się tylko do jednego programu stawia ich w gorszej sytuacji w stosunku do kancelarii prawnych, które mają do dyspozycji wszelkie dostępne źródła prawa i efektywnie z nich korzystają, powołując się na nie w swoich pismach procesowych. Może to spowodować gorszą jakość stosowanego prawa w praktyce orzeczniczej sądów – napisały w 2016 roku tym razem we wspólnym apelu cztery stowarzyszenia sędziowskie.

Najlepiej mieć dwa systemy
Głos stowarzyszeń sędziowskich wzmacniany był przez wystąpienia wielu dyrektorów sądów, którzy znajdując się pod presją sędziów domagali się od Ministerstwa Sprawiedliwości znalezienia sposobu na zakup dla sądów także drugiego systemu informacji prawnej, albo pozostawienia im swobody w wyborze.
- Nas te apele i naciski ze strony środowiska sędziowskiego nie dziwiły, bo wprawdzie uważamy nasz system za bogatszy i lepszy, ale niezależnie od tego uznajemy, że te dwa systemy są różne i dopiero możliwość korzystania z obu daje prawnikowi pełny dostęp do potrzebnej mu wiedzy prawniczej - mówi Radosław Łukasik, dyrektor Segmentu Administracji Państwowej w wydawnictwie Wolters Kluwer Polska. I przypomina, że istotnym argumentem w apelach kierowanych do MS było także to, że wiele kancelarii prawnych korzysta z dwóch systemów, co może stawiać sędziów w niekorzystnej sytuacji podczas sporów procesowych. Ograniczeń w zakupie systemów informacji prawnych nie miała też nigdy prokuratura.

Teraz sądy mają więcej swobody
Nowe zarządzenie ministra rozwiązuje ten problem. Wymienia ono jakie zakupy dla wszystkich sądów ma organizować Sąd Apelacyjny w Krakowie (m.in. energii elektrycznej, paliw do samochodów flotowych, prasy, samochodów osobowych i ciężarowych, usług telekomunikacyjnych), jakie poszczególne sądy apelacyjne dla sądów ze swojego terenu (m.in. materiałów biurowych, aparatów telefonicznych, sprzętu komputerowego i biurowego) oraz jakie ministerstwo (centralne systemy informatyczne oraz usługi pocztowe i kurierskie).
Na żadnej z tych list nie ma wymienionych systemów informacji prawnej co oznacza, że ich zakupy mają organizować samodzielnie poszczególne sądy. Zdaniem ekspertów od zamówień publicznych, zarządzenie to należy rozumieć w ten sposób, że jeśli zadanie organizowania zakupów systemów informacji prawnej nie zostało przypisane żadnej z wymienionych w nim instytucji, to do jego wykonywania są uprawnione wszystkie sądy. 
Zarządzenie zobowiązuje jedynie sądy apelacyjne do nadzoru nad zakupami na potrzeby sądów z obszaru danej apelacji w zakresie usług i dostaw informatycznych, w tym akcesoriów komputerowych oraz systemów informacji prawnej.

Sądy same wybierają system informacji
Z informacji zebranych w sądach różnych instancji wynika, że zakupy te rzeczywiście są zdecentralizowane, chociaż mają miejsce pewne formy nadzoru lub koordynacji ze strony sądów wyższych instancji. Na przykład na Pomorzu zasady zakupów ustalił gdański Sąd Apelacyjny. Ale jak wynika z informacji uzyskanych w sądach tej apelacji, nie stanowią one uciążliwego ograniczenia, szczególnie że sąd może kupić w ramach posiadanych funduszy dostęp do dwóch systemów. Praktykę tę potwierdza też orzekający w Sądzie Rejonowym w Starogardzie Gdańskim sędzia Piotr Wangler, jednocześnie szef gdańskiego oddziału Stowarzyszenia „Iustitia”, który wyraża zadowolenie z faktu, że w jego sądzie jest zapewniony dostęp do dwóch dostępnych na rynku systemów informacji prawnej.
 
W apelacji lubelskiej jest także swoboda w tym zakresie, bo Sąd Apelacyjny sprawuje tylko nadzór w zakresie przestrzegania procedur, a podległe mu sądy same decydują o wyborze oferty i w praktyce kupują różne systemy informacji. Jak mówi Jan Kulig, dyrektor Sądu Okręgowego w Radomiu, to on w porozumieniu z prezesem i po konsultacjach z sędziami decyduje o zakupie systemu dla tego sądu oraz dla tzw. funkcjonalnych sądów rejonowych, czyli nie mających własnej obsługi administracyjnej. Natomiast te sądy rejonowe, które mają takie struktury i własnych dyrektorów, samodzielnie decydują o tych zakupach. A komentując konsultacje w radomskim Sądzie Okręgowym dyr. Kulig poinformował, że wybrał system LEX, który zainteresowani pracownicy uznali za bogatszy i bardziej funkcjonalny.

Również o samodzielnym decydowaniu o zakupie systemu informacji prawnej mówi Radosław Ziajkiewicz, dyrektor Sądu Okręgowego w Legnicy. - Ja to kupuję dla dwóch sądów, czyli dla Sądu Okręgowego i jednego z sądów rejonowych, który podlega mi jako sąd funkcjonalny. Pozostałe sądy rejonowe decydują o tym same. A nadzór ze strony Sądu Apelacyjnego jest jedynie ogólny i dotyczy przestrzegania procedur wynikających z prawa zamówień publicznych - mówi. I też podkreśla, że o wyborze systemu decydują potrzeby poszczególnych jednostek, a on jako dyrektor sądu wsłuchuje się w opinie na ten temat sędziów i innych pracowników sądu. - Nie wyobrażam sobie kupowania czegokolwiek bez opinii tych, którzy mają z tego korzystać - mówi dyr. Ziajkiewicz.

Decydowanie o zakupach systemów informacji prawnej bezpośrednio przez sądy potwierdza też sędzia Michał Kwiatkowski, który w Stowarzyszeniu Sędziów Polskich "Iustitia" jest szefem komisji ds. komunikacji. - Nie ma teraz z góry narzuconego systemu, w naszym sądzie (Sąd Rejonowy Katowice Zachód) sami sobie organizujemy zakup systemu na przyszły rok. Niedawno wypełnialiśmy ankietę w tej sprawie, w której mogliśmy się wypowiedzieć na temat naszych preferencji - mówi. Jak powiedział sędzia, w jego sądzie większość uczestników ankiety "głosowała" na LEX-a, który uznawany jest za system funkcjonalny i ułatwiający wyszukiwanie potrzebnych informacji. - Dla nas ważna jest ergonomia i skuteczność pracy. Bo jeżeli potrzebuję znaleźć jakiś wyrok czy komentarz, to liczy się dla mnie zarówno to, czy on w danym systemie jest, ale także jak szybko go znajdę - komentuje.

Może być jeden system, albo dwa
W ramach tej swobody decydowania konkretny sąd może kupić jeden system, jeśli uznany on zostanie za bardziej przydatny, ale może też w ramach posiadanych funduszy wybrać dwa. Jak wynika z interpretacji Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z 2 stycznia 2017 r. wydanej po zapytaniu Ministerstwa Sprawiedliwości, przy wyborze systemu informacji prawnej możliwa jest pewna swoboda, w tym wybór dwóch produktów, a nawet podział zamówienia na dwie części, by można było na przykład kupić jeden system i część drugiego. No i nie zawsze musi to być regularny przetarg, bo jeśli wartość zakupu nie przekracza 30 tys. euro to wystarczy zapytanie o cenę.