Rozmowa z radcą prawnym Martą Piękną-Kucharską z kancelarii Kucharski & Partners

Krzysztof Sobczak: Czy w sądzie powinien być wyznaczony inspektor ochrony danych osobowych?

Marta Piękna-Kucharska: Sądy mają obowiązek wyznaczania inspektora ochrony danych osobowych na takich samych zasadach jak inne organy lub podmioty publiczne, jednak z zakresu kompetencji inspektorów ochrony danych wyłączone będą operacje przetwarzania danych związanych ze sprawowaniem wymiaru sprawiedliwości, czyli czynnościami orzeczniczymi sądów. Mamy tu zatem do czynienia z przedmiotowym (zakresowym) wyłączeniem obowiązku wyznaczania inspektora ochrony danych przez sądy, a nie podmiotowym zwolnieniem sądów z tego obowiązku. Na gruncie RODO termin „sąd” obejmuje Sąd Najwyższy, sądy powszechne, administracyjne i wojskowe, jednak nie są nim objęte sądy arbitrażowe.

Czytaj: Sądy też mają chronić dane, ale orzecznicze trochę inaczej>>

W sądach będą dwa porządki w tym zakresie?

W kontekście obowiązków inspektora ochrony danych sądy dokonują de facto przetwarzania danych osobowych na dwóch płaszczyznach: w ramach sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości oraz w pozostałym zakresie. Z perspektywy inspektora w sądzie funkcjonują zatem niejako dwa obszary przetwarzania i ochrony danych osobowych. Jeden dla danych podlegających monitorowaniu przez inspektora i drugi – niedostępny dla niego, skoro nie ma on kompetencji do wykonywania w nim swoich zadań – dla danych przetwarzanych przez sądy w ramach sprawowania przez nie działalności orzeczniczej.

Czy ta druga sfera będzie podlegała kontroli?

RODO uznaje organy odpowiedzialne za monitorowanie stosowania jego przepisów za niewłaściwe do nadzorowania operacji przetwarzania danych w ramach stosowania wymiaru sprawiedliwości ze względu na to, że naruszałoby to gwarancję niezawisłości sędziowskiej. Z wyłączeniem tym skorelowany jest postulat możliwości powierzenia nadzoru nad takimi operacjami specjalnym organom w systemie wymiaru sprawiedliwości państwa członkowskiego (zob. art. 55 RODO oraz motyw 20 preambuły do RODO).

Czy sąd jest instytucją wymagającą szczególnych działań w zakresie ochrony danych osobowych? Jakich?

Sektor wymiaru sprawiedliwości ma oczywiście swoją specyfikę. Kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych w tym obszarze reguluje nie tylko RODO, ale również dyrektywa UE nr 2016/680 w sprawie zapobiegania przestępczości, której wdrożenie do krajowego porządku prawnego, podobnie jak skuteczne stosowanie samego RODO, wymaga uchwalenia odrębnej ustawy. Prace nad jej przygotowaniem wciąż się toczą. Wiele rozwiązań będzie znanych dopiero w momencie jej uchwalenia, co powinno nastąpić najpóźniej 25 maja b.r.
Niemniej, zalecane byłoby, żeby od strony formalnej sądy przeprowadzały już analizy pozwalające na ustalenie, czy istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych oraz dokumentowały ich sporządzenie. Mimo że w mojej ocenie kwestia obowiązku wyznaczenia inspektora w sądach jest jednoznaczna, opracowanie takiej analizy byłoby zalecane ze względu na szereg wątpliwości związanych ze stosowaniem nowych regulacji i ponoszenie przed administratora, czyli sąd, wyłącznej odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów RODO.

Inspektora ochrony danych osobowych należy również formalnie „wyznaczyć”, co może nastąpić w formie umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej. Z praktycznego punktu widzenia istotne będzie odpowiednie udokumentowanie wyznaczenia oraz przyjęcia funkcji przez wyznaczonego IOD. Administratorzy są przy tym zobowiązani wspierać IOD w wykonywaniu ich zadań, zapewniając im odpowiednie zasoby i warunki organizacyjne, co w praktyce oznacza choćby przygotowanie odpowiedniego stanowiska pracy w sądzie.
..............................

Zagadnienia dotyczące RODO w sektorze publicznym, a przede wszystkim w sądach i prokuraturach będą przedmiotem dwóch bezpłatnych szkoleń online, organizowanych przez Wolters Kluwer Polska w dniach 18 i 19 kwietnia o godz. 12.00:

- Wdrożenie RODO w sądach i prokuraturach - 18 kwietnia, godz. 12.00,

- Sąd i prokuratura jako administrator danych osobowych - 19 kwietnia, godz. 12.00.