Dzięki takiemu rozwiązaniu nastąpi w ramach Krajowego Rejestru Sądowego zrównanie rejestru stowarzyszeń z rejestrem przedsiębiorców, podmioty z obu tych rejestrów będą mogły korzystać z takich samych możliwości i czerpać z takich samych korzyści, poczynając od dostępu online do akt rejestrowych i akt sprawy, przez komunikowanie się z sądem i z uczestnikami czy doręczenia dokonywane w toku postępowań rejestrowych, a kończąc na przyszłościowym trybie S24 dla składania i rozpoznawania wniosków rejestrowych.
Efektem zamierzonym będzie eliminacja lub zminimalizowanie mankamentów związanych ze składaniem wniosków w postaci papierowej, widocznych m.in. na płaszczyźnie bardzo dużej liczby wniosków nieprawidłowo wypełnianych i przez to (nawet wielokrotnie) zwracanych.
Dwa równoległe tryby
Na mocy obowiązującej ustawy z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw od 1 lipca 2021 r. wszystkie postępowania rejestrowe dotyczące rejestru przedsiębiorców odbywają się już wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Natomiast postępowania rejestrowe dotyczące rejestru stowarzyszeń odbywają się w taki sposób wyłącznie, gdy wnioskodawca (i tylko on) dokonał wyboru systemu teleinformatycznego na potrzeby danej sprawy.
W związku z dokonanym przez niego wyborem wszyscy pozostali uczestnicy takiego postępowania są już zobligowani do korzystania z tego systemu. Jednak pozostaje nadal dostępny równolegle tryb, w którym wnioskodawca może zdecydować się na złożenie wniosku wszczynającego postępowanie rejestrowe dotyczące podmiotu z rejestru stowarzyszeń przy wykorzystaniu papierowych formularzach urzędowych.
Docelowo jednak oba rejestry wchodzące w skład Krajowego Rejestru Sądowego (rejestr przedsiębiorców i rejestr stowarzyszeń) mają funkcjonować wyłącznie w oparciu o system teleinformatyczny.
System teleinformatyczny obsługujący postępowanie rejestrowe w zakresie Krajowego Rejestru Sądowego został zatem tak przygotowany i udostępniony na dzień 1 lipca 2021 r., aby wszelkie wnioski (o wpis oraz inne niż o wpis) w takim postępowaniu mogły być składane za pośrednictwem tego systemu – zarówno te dotyczące podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców (obligatoryjnie), jak i te dotyczące podmiotów podlegających wpisowi do rejestru stowarzyszeń (fakultatywnie – prawo wyboru ma wyłącznie wnioskodawca).
Dla tych drugich podmiotów pozostawiono jeszcze po tej dacie równoległą drogę „papierową”, z którą wiążą się wszelkie mankamenty, wady i niedogodności, jakie wyeliminowano lub istotnie zminimalizowano przy składaniu wniosków za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Usunięcie wad systemu
Taki sam efekt eliminacji lub zminimalizowania wad procesu składania wniosków rejestrowych w odniesieniu do podmiotów z rejestru stowarzyszeń jest założeniem nowego projektu ustawy zmieniającej.
Zestawienie liczby wniosków, które wpłynęły do rejestru stowarzyszeń, ale zostały zwrócone jako nieprawidłowo złożone, ukazuje, jak liczba ta wygląda na tle analogicznych danych w tym samym okresie w odniesieniu do rejestru przedsiębiorców (gdzie wnioski składane są wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego):
- wnioski o rejestrację (pierwszy wpis do Krajowego Rejestru Sądowego):
- w okresie od 1 lipca 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. do rejestru stowarzyszeń wpłynęło 2 841 takich wniosków, z czego zwróconych zostało 936, które stanowią aż 33 proc. wpływu, podczas gdy spośród takich wniosków złożonych w tym samym okresie do rejestru przedsiębiorców (tj. wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego) zwróconych zostało 12 proc. ; - od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r. do rejestru stowarzyszeń wpłynęło 6 078 takich wniosków, z czego zwróconych zostały 2 003, które stanowią aż 33 proc. wpływu, podczas gdy spośród takich wniosków złożonych w tym samym okresie do rejestru przedsiębiorców (tj. wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego) zwróconych zostało 11,7%;
- od 1 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. do rejestru stowarzyszeń wpłynęło 7 590 takich wniosków, z czego zwróconych zostało 2 591, które stanowią aż 34,1 proc. wpływu, podczas gdy spośród takich wniosków złożonych w tym samym okresie do rejestru przedsiębiorców (tj. wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego) zwróconych zostało 11,5 proc.
.
Korzyści z nowego systemu
Projektowane rozwiązania w postaci odejścia od papierowych wniosków oraz papierowych akt rejestrowych i zastąpienia obowiązkiem fakultatywności obecnej drogi składania wniosków za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do rejestru stowarzyszeń przyniosą m.in. następujące profity:
- ujednolicenie funkcjonowania rejestru stowarzyszeń z rejestrem przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;
- eliminacja papierowej postaci akt, konieczności przetwarzania przez sądy rejestrowe do postaci papierowej dokumentów złożonych w postaci elektronicznej;
- dostęp online dla zainteresowanych do akt rejestrowych i akt sprawy (zbiorów dokumentów) prowadzonych w systemie teleinformatycznym;
- nieodpłatne komunikowanie się z sądem i z uczestnikami postępowania za pomocą systemu teleinformatycznego
- nieodpłatne elektroniczne doręczenia dokonywane w toku postępowań rejestrowych;
- elektroniczne składanie i rozpoznawania wniosków rejestrowych;
- zminimalizowanie mankamentów związanych z dotychczasowym wadliwym wypełnianiem i składaniem wniosków w postaci papierowej, z czym wiąże się znaczne zmniejszenie liczby wniosków zwracanych;
- skrócenie czasu obiegu dokumentów/korespondencji oraz czasu oczekiwania na rozpoznanie wniosku;
- w pełni funkcjonalne działanie nieodpłatnej usługi tzw. newslettera KRS, co w praktyce utrudnia postać papierowa akt rejestrowych;
- ułatwienie dostępu do pełnych danych o podmiotach zamieszczanych w rejestrze stowarzyszeń.
Zaproponowano zmianę brzmienia zdania drugiego w art. 9 ust. 1 ustawy poprzez nadanie mu następującej treści: „Akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru, o którym mowa w art. 1 pkt 2 ust. 1, lub do rejestru, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 2, prowadzi się wyłącznie w systemie teleinformatycznym.”
W związku z taką zmianą nie tylko akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców, lecz również akta podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, będą mieć postać wyłącznie elektroniczną.
Akta rejestrowe prowadzone dotychczas w postaci papierowej dla podmiotów podlegających wpisowi do rejestru stowarzyszeń nie będą podlegały po dniu wejścia w życie nowelizacji przetworzeniu na akta prowadzone w systemie teleinformatycznym (i odwrotnie).
Dosyłanie dokumentów
Co więcej - do wniosku składanego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dołączać się będzie odpisy elektroniczne poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem, radcą prawnym lub radcą Prokuratorii Generalnej RP, albo po prostu elektroniczne kopie dokumentów (skany), przy czym w przypadku dołączenia do wniosku zwykłej elektronicznej kopii należy w terminie trzech dni przesłać do sądu rejestrowego dokument w postaci papierowej (albo jego oryginał albo jego odpis lub wypis poświadczony urzędowo).
Możliwość dosłania do sądu dokumentu sporządzonego w postaci papierowej eliminuje konieczność korzystania w danej sprawie z usługi poświadczenia odpisów elektronicznych przez notariusza czy występującego w sprawie profesjonalnego pełnomocnika. W ten sposób każdy podmiot ma możliwość bez dodatkowych kosztów złożyć wniosek elektroniczny z kompletem załączników. Takie dosłane dokumenty sporządzone w postaci papierowej składa się w sądzie do zbioru dokumentów, który obecnie prowadzony jest dla podmiotów z rejestru przedsiębiorców i który objęty jest, analogicznie jak akta rejestrowe, prawem przeglądania, co gwarantuje dostęp do wszystkich dokumentów składanych w sprawie, a nie tylko – po części – do ich kopii.
Ponadto - wniosek o wpis w rejestrze, złożony z naruszeniem przepisów podlega zwróceniu bez wzywania do uzupełnienia braków.
Dotyczy on skutków nieopłacenia wniosków składanych w innej formie niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W wyniku objęcia wniosków dotyczących rejestru stowarzyszeń obowiązkiem składania ich za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przepis ten będzie się odnosił już tylko wyłącznie do wniosków składanych do rejestru dłużników niewypłacalnych, które składa się w tradycyjnej formie papierowej, albowiem ustawa o KRS nie przewiduje co do nich formy szczególnej, tj. urzędowego formularza ani systemu teleinformatycznego.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
