Prawnik z klientem pracuje on-line

Prawnicy z Kancelarii Radcowskiej Kubat i Wspólnicy z Poznania nie muszą już spotykać się osobiście ze swoimi klientami, by opracować jakąś umowę, a nawet by ją podpisać. Mogą to zrobić z dowolnego miejsca przy pomocy komputera. - To oszczędza czas i wysiłek, a stosowany przez nas system zapewnia takim dokumentom całkowite bezpieczeństwo - mówi radca prawny Sławomir Kubat, szef tej innowacyjnej kancelarii.

Za wprowadzenie tego rozwiązania kancelaria została nagrodzona przez samorząd radcowski.

Rozmowa ze Sławomirem Kubatem z Kancelarii Radcowskiej Kubat i Wspólnicy w Poznaniu

Krzysztof Sobczak: Za co jest ten tytuł - "Innowacyjna kancelaria 2011"
Sławomir Kubat: Nagrodę Krajowej Radców Prawnych otrzymaliśmy za  stworzenie innowacyjnego systemu komunikacji z klientami  obsługiwanymi przez Kancelarię, a także między samymi pracownikami.

Na czym to polega?
Wymyśliliśmy wspólnie z jedną z firm informatycznych, która jest naszym klientem, taki system komunikacji, który pozwala na rozmowę audiowizualną z klientem i jednocześnie na pracę na przykład nad umową, czy nad jakimkolwiek innym dokumentem. A jeżeli klient zdecyduje się złożyć oświadczenie woli, czyli np. podpisać taką umowę, to wprowadziliśmy do tego systemu podpis elektroniczny kwalifikowany, co pozwala na bezpieczne dokonanie takiej czynności.

Czyli prawnik jest w kancelarii a klient w swojej firmie i razem pracują nad dokumentem?
Tak, ale uczestników takiej pracy może być więcej. Może w niej uczestniczyć również kontrahent naszego klienta, z którym on chce podpisać umowę, a także prawnik tego kontrahenta. Każdy z nas może znajdować się w dowolnym miejscu na świecie, a wystarczy jedynie by posiadał dostęp do internetu. Możemy wtedy komunikować się, ale szczególnie ważne jest to, że możemy to robić w sposób bezpieczny. Jest tak, ponieważ wszystkie informacje zgromadzone są na niezależnym serwerze, a to co wychodzi w internet, jest specjalnie szyfrowane.

I można tak na odległość podpisywać umowy?
Tak, ten system to umożliwia. Można to zrobić przy pomocy zarówno takiego tradycyjnego podpisu elektronicznego kwalifikowanego, jak również podpisu elektronicznego za pośrednictwem telefonu komórkowego. To nie wymaga czytnika, kancelaria oferuje wszystkim swoim klientom specjalny telefon albo zmodyfikowaną kartę SIM do telefonu klienta.

Działa to praktyce?
Oczywiście. Ostatnio mieliśmy na przykład taką sytuację, że jeden członek zarządu firmy, która jest naszym klientem, jest w Katowicach, a drugi w Warszawie. Mimo, że siedziba naszej kancelarii jest w Poznaniu, możemy w takim trójkącie prowadzić rozmowy, przygotowywać dokumenty i w końcu podpisywać je.

A jak to przyjęli prawnicy w kancelarii? No i szczególnie klienci. Nie budzi obaw?
Trochę obawialiśmy się pewnego konserwatyzmu po obu stronach. No bo jest taki stereotyp prawnika w głębokim fotelu, z eleganckim piórem w ręku, a tu sama informatyka. Ale dość szybko te nowatorskie rozwiązania zostały zaakceptowane. Także klientom, ku naszemu zaskoczeniu, spodobała się taka forma współpracy. Chwalą to sobie, ponieważ oszczędza im to czas, zyskują szerszy zakres komunikacji, mogą w dowolnym momencie włączyć się do pracy nad jakimś kontraktem. To jest szczególnie doceniane przez przedsiębiorców i menedżerów, którzy dużo podróżują. W takim przypadku to, że pracująca dla nich kancelaria jest w odległości kilkuset kilometrów, nie ma znaczenia. To jest też doskonałe rozwiązanie dla klientów niepełnosprawnych, którzy bez ruszania się z domu, czy z miejsca pracy, mogą załatwiać swoje sprawy.