Nowinki technologiczne nie wystarczą, ważna jest ich przydatność na rynku prawnym

Szybkość, efektywność, przewidywalność, zgodność ze standardami i to międzynarodowymi - to coraz częstsze oczekiwania klientów wobec prawników i działów prawnych, w kontekście nowych technologii. Co więcej, ważne jest również to, by efekty współpracy - np. umowy - były czytelne, przejrzyste i zrozumiałe, bo klient chce być świadomy, wiedzieć co i z czego wynika.

Takie wnioski płyną z czwartkowej konferencji LegalTech Day – technologia w służbie prawnikom. Prawników i innowatorów do uczestniczenia w debacie, i dzielenia się własnymi doświadczeniami zaprosiły Wolters Kluwer z The Heart. - Sytuacja szefów działów prawnych chcących inwestować w LegalTech nie jest łatwa, trzeba mieć bardzo dobre argumenty i dużą cierpliwość by przekonywać do zmiany procesów i przyzwyczajeń – mówił Marcin Zręda, dyrektor strategiczny rynku usług prawnych i przedsiębiorstw w Wolters Kluwer Polska. 

Podczas wydarzenia pokazano również przykłady rozwiązań, które mogą firmom, przedsiębiorcom, ale też prawnikom ułatwiać pracę. M.in. system DoxyChain, start-up, którego twórcy w 2019 roku zdobyli II miejsce w konkursie prawniczego programowania Global Legal Hackathon 2019, służący do zarządzania i przechowywania dokumentów cyfrowych przy pomocy technologii blockchain, Vigilex - do szybkiego powiadamiania o nowych projektach i pracach legislacyjnych, LEX Hub - platforma dla prawników, innowatorów, osób poszukujących rozwiązań z zakresu IT,  Lex API  umożliwiający dostęp do informacji np. gospodarczych o kontrahentach czy platformę Pergamin do zarządzania umowami. 

Czytaj: Pandemia wyrównała szanse prawników na rynku>>

Pandemia wymusiła cyfryzację i zmieniła prawniczy świat   

Uczestnicy konferencji podkreślali, że m.in. pandemia i ograniczenia z nią związane doprowadziły do przyspieszenia cyfryzacji rynku prawnego i to w skali globalnej. Zwracali również w tym kontekście uwagę na konkurencję i samych klientów, którzy zaczęli sami "wymuszać" pewne zmiany w działach prawnych i w kancelariach. 

Barbara Sobowska, założycielka firmy prawniczej MOST Partners podkreślała, bazując na swoim międzynarodowym doświadczeniu, że jeszcze sześć lat temu kancelarie nie widziały konieczności inwestowania w programy i systemy ułatwiające prawnikom pracę, i np. zarządzanie. Jak wskazywała, to obecnie zdecydowanie się zmieniło. Zaznaczyła, że widać to nawet w podejściu najbardziej konserwatywnych prawników. - Kancelarie podjęły kroki w celu implementowania technologii. Przy czym, w mojej ocenie, ta innowacyjność powinna przyjąć nie tylko wymiar technologiczny, ale też pójść w kierunku legal design - by dokumenty były bardziej zrozumiałe, bo klienci chcą zrozumieć proces, wiedzieć, dlaczego tak, a nie inaczej, przebiega - wskazywała.  
   

Na pytanie, jakie - w jej ocenie - są obecnie oczekiwania klientów podkreśliła, że szybkość i upraszczanie. - To co ja obserwuję, to przede wszystkim potrzeba szybkości, wszystko ma się dziać szybko. Jest oczekiwanie klienta, by umowa, dokument powstawały tu i teraz. Firmy są do takiego trybu przyzwyczajone i my ludzie też. Są więc dwa oczekiwania. Czysto technologiczne - usprawnienie poprzez inwestycje w nowe technologie, w start-upy, ustandaryzowanie bo inne spółki, kontrahenci korzystają już ze swoich określonych rozwiązań. Druga kwestia to, powtarzam, upraszczanie. Przykładowo my już teraz podejmujemy działania, by obszerne umowy upraszczać, tak by były bardziej przejrzyste, czytelne i zrozumiałe - dodaje. 

Karol Słomski, head of legal & compliance East Region, Bridgestone dodawał, że firmy, kontrahenci sami takie zmiany wymuszają. A prawa rynku są proste - nie wprowadzisz zmian, zostajesz w tyle. - Jeśli my tego nie zrobimy, biznes sam sobie poradzi. Sam dojdzie do pewnych rozwiązań, dział prawny musi być zwinny, szybki, myśleć strategicznie o przyszłości - mówił. 

Czytaj: Specjalizacja, wiedza, technologia - kluczem do sukcesu prawnika>> 
 

Najpierw sprawdź co jest dostępne w twojej firmie

Uczestnicy konferencji analizowali także wyzwania, jakie stoją m.in. przed działami prawnymi, które widzą potrzebę zmian technologicznych w swojej firmie. Jak wskazywali, szczególnie w przypadku korporacji i to o wymiarze międzynarodowym, warto w pierwszej kolejności sprawdzać jakie systemy już obecnie są w niej dostępne. 

- W przypadku globalnych projektów, trzeba zobaczyć co w organizacji jest, bo może się zdarzyć, że już teraz można korzystać z wielu ułatwiających pracę rozwiązań. Warto zachęcać pracowników, bo są wśród nich pasjonaci LegalTechu, by również zgłaszali informacje o takich narzędziach, współpracować z działem zakupów, IT i przeglądać - w poszukiwaniu nowinek - np. portale społecznościowe - mówił Słomski. 

Hubert Filipczak, legal manager, GEFCO Polska zwracał uwagę na jeszcze jedną kwestię. Jak wskazywał - rozwiązań "ułatwiających pracę" jest obecnie na rynku wiele, problem w tym, że nie są "szyte na miarę" potrzeb firm, czyli często - określonego, bywa że wąskiego, obszaru. Dodał, że w przypadku jego firmy skończyło się to na zleceniu kompleksowego rozwiązania, systemu, uwzględniającego wszystkie potrzeby, choć niekoniecznie najnowocześniejszego.  - W naszej firmie kwestia innowacji jest aktywnie moderowana, zarówno przez prezesa, jak i dyrektora IT, cele roczne są związane z wprowadzeniem nowych rozwiązań, a druga kwestia - wymusza to chęć kontroli nad tym, co się w firmie dzieje - mówił. 

Dr Krzysztof Semczuk, zastępca dyrektora ds. bankowości korporacyjnej z Departamentu Prawnego PKO BP podkreślał, że w jego firmie jest otwartość na różne źródła technologicznej inspiracji. - Mamy rozwinięte funkcje poszukiwania start-up'ów wdrażających różne rozwiązania, jeżeli mamy specyficzne potrzeby - wskazywał. Zwracał uwagę, podobnie jak inni prelegenci, na konieczność współpracy z innymi działami - w tym m.in. IT, i to od samego początku. Eksperci podkreślali zresztą, że brak takiej współpracy, dogadania się, zrozumienia potrzeby inwestycji może ją blokować. Semczuk wskazywał na konieczność dobrego zaplanowania i przeprowadzenia procesów związanych z takimi inwestycjami. Jak podsumował, to od tego zależy czy zostaną wybrane aplikacje, które będą przydatne i będą wspólnie działały. 

Sprawdź książkę: Nowe technologie w praktyce prawnika >>

Szum informacyjny dobrym wyborom nie służy

Marcin Zręda podkreślał, że utrudnieniem w wyborze dobrego rozwiązania jest również szum informacyjny. - Wszyscy o tym mówią, wszyscy chcą się podpisywać pod inicjatywami i trudno wybrać szefom działów prawnych, prawnikom, praktykom coś dobrego. Po drugiej stronie jest cała lista aplikacji, a my musimy wybrać to co jest dla nas dobre i zdecydować na jakim etapie warto to zastosować. Kolejną kwestią jest wdrożenie - mówił. Dodał, że w tym przypadku problemem mogą być konsultacje z wieloma osobami, z innymi działami. 

Jak powstają innowacje? Dr Szymon Łajszczak, Head of Vigilex monitoringregulacyjny.pl przyznał, że to narzędzie budował wykorzystając doświadczenie radcy prawnego. Celem jak wskazał było to, by prawnikom nic ze zmian w legislacji nie umknęło. - Gdybyśmy chcieli te zmiany śledzić opierając na publicznych źródłach trwało by to długo. Vigilex pozwala prowadzić monitoring legislacji bardzo szybko, na komórce, przy porannej kawie - mówił. 

Wyjście naprzeciw potrzebom klienta stało też za Lex API. Maciej Krajewski dyrektor ds. rozwoju biznesu w Wolters Kluwer Polska zaznaczał, że prawo i informacja prawna to są setki tysięcy dokumentów, regulacji, orzeczeń, wpisów np. do KRS. - Firmy potrzebują monitoringu pewnych cech kontrahentów, co umożliwia im ocenę ryzyka kontraktowego. A to sprowadza się do informacji np. o upadłości, nierzetelności, restrukturyzacji - mówił. 

Jak wskazywał firmy poważnie podchodzą do tego tematu potrzebują więc narzędzia, który transfer takich informacji z różnych dostępnych źródeł - dotyczących i osób prawnych, i fizycznych umożliwia. 

Z kolei Jakub Jakub Barwaniec CEO w Pergamin mówił m.in. co dają firmie nowe technologie i jak można do nich przekonywać. Jak wskazał w dyskusjach wewnętrznych pomocny jest "język korzyści", a te korzyści sprecyzował - to m.in. większego przechodu dzięki przyspieszeniu pracy i procesu kontraktowego. - Im dłużej to trwa to jest ryzyko, że klient skorzysta z innej oferty. Im szybciej tym większe szansa na zakończeniu procesu z sukcesem - mówił. 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.