Pełnomocnicy wysyłają, sądy rozpatrują, ale tylko część wniosków do eKRS

W e-KRS obecnie rozpatrywane są jedynie wnioski dotyczące m.in. rejestracji spółek przesyłane przez system S24, pozostałe są przyjmowane, ale czekają. Barierą są m.in. z opłaty i adresy, bo tych nowy system na razie nie przetwarza. Nadal jest też problem z połączeniem z Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Notarialnych, a tym samym z rozpatrywaniem wniosków o przekształcenie spółek.

Tak wygląda sytuacja od strony sądów, bo pełnomocnicy nowe rozwiązanie raczej oceniają pozytywnie. Jak mówią, wnioski do eKRS składają, a problemy - w ich ocenie - wynikają głównie z kwestii technicznych. - Cały czas czekamy na pierwsze reakcje z ich strony sądów - mówi radca prawny Maciej Szewczyk z kancelarii Wardyński i Wspólnicy sp.k. - Wysłałem kilka wniosków dotyczących podmiotów krajowych, spółka z.o.o. i nie ma problemów, jest potwierdzenie - dodaje radca prawny Łukasz Drożdżowski.

Na platformie eKRS dostępne są cztery usługi: wyszukiwarka podmiotów zarejestrowanych w KRS, system S24 służący do rejestracji wybranych spółek: z ograniczoną odpowiedzialnością, jawnej i komandytowej, system do zgłaszania sprawozdań finansowych i innych dokumentów oraz przeglądarka dokumentów finansowych. S24 - umożliwia szybką rejestrację, wnioski są dostępne on-line, ale ich wypełnienie też sprawiało spore trudności. Przykładowo S24 nie weryfikuje zgodności wybranego rodzaju działalności (klasyfikacja PKD) z formą prawną przedsiębiorstwa. Spółki, które nie zostały założone przez internet, nie mogą w nim składać wniosków zmianowych. 

Czytaj: Sądy potykają się o e-KRS - działa, ale z problemami>>

W sądach zamęt i praca po godzinach

O problemach z eKRS Prawo.pl pisze od pewnego czasu. - System jest niewydolny, części rzeczy nie da się rejestrować. Nie udało się w pełni zmigrować do nowego systemu spraw, które były w poprzednim. Pracownicy na biurkach mają coraz więcej akt spraw, które z różnych powodów nie mogą być załatwione. Wnioskodawcy dzwonią i pytają o wszystko, a pracownicy nie potrafią udzielić informacji – bo im też ich nikt nie przekazał. Szukają informacji na własną rękę – jak przyznają – czasem dowiadując się od interesantów jakie problemy występują „z drugiej strony barykady - mówił 12 lipca, w rozmowie z Prawo.pl Dariusz Kadulski wiceprzewodniczący NSZZ "Solidarność" Pracowników Sądownictwa i Prokuratury. Apelował przy tym o... zrozumienie dla pracowników KRS. - Widzę, że naprawdę robią wszystko, by jakoś ogarnąć powstający i narastający z każdym dniem chaos - stwierdził. 

Czytaj w LEX: Informatyzacja postępowania rejestrowego przed KRS oraz procedury dotyczącej rejestracji spółki przez system elektroniczny >

Takie same opinie padały z ust innych pracowników sądów. - Wrzucono nas na głęboką wodę i radzimy sobie jak możemy. Według zasady - jest problem, to próbuje się go rozwiązać na bieżąco. I trzeba przyznać, że twórcy systemu starają się nam pomagać. Tyle że nie wszystko można zrobić od razu. A jak coś nie działa, to musimy czekać. Część zarządzeń nie jest więc obecnie wykonywanych  - przykładowo nie możemy wykreślić spółek z rejestru, uprawomocnić pewnych rzeczy. System - na obecnym etapie jest nieczytelny i dla osób orzekających i dla sekretarzy sądowych - mówił Sławomir Dudek, z Krajowego Niezależnego Samorządnego Związku Zawodowego Ad Rem.

Czytaj w LEX: Elektronizacja pism procesowych, doręczeń i posiedzeń jawnych w postępowaniu cywilnym w okresie pandemii COVID-19 >

Potwierdzają to obecnie referendarze. Przy czym nie chcą wypowiadać się oficjalnie. - Generalnie są problemy, które - jak obiecuje Ministerstwo Sprawiedliwości - mają być stopniowo niwelowane. Nie zmienia to faktu, ze praktycznie każdego dnia pojawia się coś nowego, do tego dochodzą kwestie techniczne, problem choćby z podpisem elektronicznym. Siedzimy po godzinach i próbujemy sytuację opanować - mówi referendarz z jednego z sądów w Mazowieckim. 

Jak dodają, wniosków na szczęście dużo nie jest, bo i sporo firm starało się "ubiec" zmiany, i "załatwić" formalności przed 1 lipca. - Nie zmienia to faktu, że od 1 lipca rozpoznajemy w zasadzie jedynie sprawy S24, wszystkie pozostałe są przyjmowane do sądu, są załączane przez system, w tym również papierowe, bo i one się zdarzają, ale ich nie rozpatrujemy - mówi rozmówca Prawo.pl. I dodaje, że problem tkwi w "zaciąganiu" adresów i opłat za wnioski. 

Zobacz procedurę w LEX: Rejestracja spółki przez system elektroniczny >

Są błędy, trwa usprawnianie 

Przypomnijmy, od 1 lipca wszystkie opłaty dotyczące wniosków składanych do wydziałów KRS idą na jeden rachunek - Sądu Apelacyjnego w Krakowie. I jak mówią rozmówcy Prawo.pl, coś ewidentnie nie działa, bo mimo wniesienia opłaty nie ma odpowiedzi, że wpłynęła i w jakiej wysokości. 

- Poinformowano nas, że trwają prace by to usunąć. Na razie musimy się wstrzymać z rozpatrywaniem dużej części wniosków. Jest jeszcze jedna nowość, o której warto pamiętać - za każdy nowy wniosek elektroniczny trzeba uiszczać pełną opłatę, nawet w sytuacji gdy w ten sposób uzupełniane są braki z poprzedniego. Wcześniej - przy wnioskach papierowych - w sytuacji gdy doszło do zwrotu potrącaliśmy 30 zł, a pozostałą kwotę można było doliczyć do opłaty za kolejny wniosek. Teraz sąd będzie zwracał wcześniejszą opłatę po uprawomocnieniu się wniosku - dodaje referendarz.  

Co więcej - o czym również pisaliśmy - nie działa połączenie Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) z Krajowym Rejestrem Sądowym. A miało działać od 1 lipca.  Notariusz Szymon Kołodziej, rzecznik Krajowej Rady Notarialnej zapewniał w rozmowie z portalem, że system CREWAN jest gotowy do udostępnienia danych e-KRS. - Jednak przy łączeniu dwóch tak dużych systemów informatycznych zwykle na początku wychodzą jakieś problemy czy niedociągnięcia techniczne. Informatycy Ministerstwa Sprawiedliwości intensywnie współpracują z administratorem technicznym naszego systemu nad usprawnieniem procesu przekazywania danych między systemami - zapewniał.

Pracownicy sądów podkreślają jednak, że problem nadal jest. - To jest oczywiście bardzo ważne m.in. przy rozpatrywaniu wniosków o przekształcenie spółki. Na razie nie wiadomo co dalej - czekamy - wskazują.  

Elektronicznie i papierowo 

Z informacji płynących z sądów wynika też, że wcześniej papierowe wnioski, dokumenty nie będą skanowane i migronowane do systemu, za wyjątkiem postępowań przymuszających (skanowane mają być te z okresy 2020, 2021 r.). 

- W sytuacji gdy przychodzi wniosek elektroniczny, sekretariat dołącza wcześniejsze akta. Łączymy dwie formy - papierową i elektroniczną ale podpisywane jest już wszystko elektronicznie. Od pierwszego lipca wszystko działa elektronicznie, poprzednie wnioski są w aktach papierowych. Decyzje przy wnioskach o zmianach będą już w formie elektronicznej - wyjaśnia jedna z pracownic sądów.   

Problem jest również z art. 10 ust. 1a KRS-u, zgodnie z nim każdy ma prawo przeglądania akt rejestrowych podmiotów wpisanych do Rejestru oraz zbioru dokumentów, o którym mowa w art. 9 ust. 6 (dotyczący rejestru przedsiębiorców). Przy czym zgodnie z przepisami akta rejestrowe prowadzone w systemie teleinformatycznym udostępnia się:

• za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych,
• w siedzibie sądu rejestrowego,
• z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

Przepisy te stosuje się również do akt sprawy rozpoznawanej przez sąd rejestrowy i odpowiednio do akt sprawy rozpoznanej przez sąd drugiej instancji oraz Sąd Najwyższy. - Z jednej strony, eliminuje się w ten sposób występujące ograniczenia przestrzenne i czasowe w dostępie do akt rejestrowych. Z drugiej jednak strony jawność akt rejestrowych nie oznacza możliwości ich dowolnego rozpowszechniania, ale takie rozwiązania mogą prowadzić do masowego „obrotu” danymi osobowymi zawartymi w dokumentach złożonych do akt rejestrowych w internecie, wykraczających poza dane, które były dotychczas zamieszczane w odpisie z KRS - mówi w rozmowie z Prawo.pl adwokat dr Kamil Szmid.

Kolejną kwestią jest to, że zgodnie z regulaminem urzędowania sądów powszechnych - par. 198 ust. 6 - dokumenty składane do sądu rejestrowego podlegają przed ich udostępnieniem ocenie przez ten sąd w celu ochrony danych osobowych. Tyle że sądy nie wiedzą jak to robić. 

Przy czym jak na razie i tak nie działa przesyłanie wpływających wniosków do elektronicznej bazy akt rejestrowych, a pracownicy sądów mają wątpliwości czy jak już zadziała i wpłynie kolejny e-wniosek zmianowy, to będą mogli otwierać te poprzednie e-dokumenty. - Mamy nadzieję, że wkrótce wyjdziemy z impasu i zaczniemy rozpatrywać wszystkie wnioski - dodają. 

Czytaj: Sądy mają chronić dane w e-KRS, ale nie wiedzą jak>>

Ze strony pełnomocników nieco lepiej

Pełnomocnicy podkreślają, że samo rozwiązanie co do zasady jest krokiem w dobrym kierunku. Skarżą się na kwestie techniczne, ale zastrzegają, że wnioski już składają. 

- Poważne problemy praktyczne powoduje jedna z funkcjonalności systemu. Umożliwia ona by projekt wniosku został przygotowany przez jedną osobę (np. młodszego prawnika czy aplikanta) i przekazany do podpisu drugiej (występującej w sprawie w charakterze profesjonalnego pełnomocnika). To jest oczywiście bardzo potrzebna funkcja. Niestety, osoba, która ma wniosek podpisać nie jest w stanie podejrzeć załączników - widzi tylko wypełniony formularz i podłączone pliki, ale nie może ich otworzyć i zweryfikować czy np. dany dokument jest właściwy. Co gorsza, w momencie gdy pełnomocnik profesjonalny podpisze taki wniosek, to wraca on na konto osoby, która go sporządziła. I osoba, która wyśle wniosek do sądu, jako jedyna ma wgląd w sprawę - mówi radca prawny Maciej Szewczyk. 
Dodaje, że nie wie w tym momencie, jakie mogą być tego skutki. - Zakładam, że jeżeli sąd wyda postanowienie albo zarządzenie (np. ze względu na braki), to korespondencja trafi do osoby, która wniosek wysłała, a nie do ustanowionego w sprawie pełnomocnika. A że postępowania rejestrowe zwykle trwają długo, to może się zdarzyć, że ten, kto wniosek wysłał, zmieni pracę, odejdzie z kancelarii, itp. Tymczasem pełnomocnik nie będzie miał możliwości "przejęcia" wniosku czy przekazania go innej osobie, chociaż na gruncie k.p.c. nie ma przeciwwskazań do tego, by pełnomocnik się zmieniał - wskazuje.

Mecenas Łukasz Drożdżowski wnioski wysłał i ma potwierdzenie z sądu. - Natomiast problem pojawił się przy przedsiębiorcy zagranicznym, który ma oddział w Polsce. Chodziło o zmianę siedziby przedsiębiorcy głównego. System żądał uzupełniania dodatkowych pól i mimo tego sama struktura formularza uniemożliwiała mi podpisania wniosku. Czekam na rozstrzygnięcia ale w przypadku przedsiębiorców zagranicznych ewidentnie jest problem - mówi radca prawny Łukasz Drożdżowski. Dodaje, że chodzi o wnioski zmianowe, wykreślenie wpisywanie nowych dyrektorów, wpisanie nowego wspólnika. - Z perspektywy użytkownika w zakresie wniosków dotyczących podmiotów krajowych problemu nie widzę. Natomiast w mojej ocenie jest jakiś błąd związany z oprogramowaniem jeśli chodzi o podmioty zagraniczne - wskazuje.  

Brakuje pouczeń

Przykład e-KRS, a konkretnie systemu S24 wskazany będzie też w raporcie Transformacja Cyfrowa Polskich Sądów na zlecenie Warsaw Enterprise Institute, na którym patronat objęło Prawo.pl. Z opracowania, które zostanie upublicznione na przełomie lipca i sierpnia, a którego autorem jest Maciej Troć z Wydziału Prawa i Administracji UW, wynika, że w systemie brakuje m.in. samouczka, który przedstawiłby użytkownikowi, jakie dokumenty wymagane są do określonego rodzaju wniosku. 

- System najpierw prosi użytkownika o załączenie do wniosku dokumentów, a na tej podstawie wskazuje, jakie części wniosku powinny zostać wypełnione. W niektórych sytuacjach wniosek generowany przez system jest niekompletny, przez co sędzia wydaje zarządzenie o jego zwrocie, a nie ma możliwości złożenia kolejnego wniosku drogą elektroniczną zawierającego już raz załączone dokumenty. To ograniczenie wydaje się niepotrzebne - wskazuje. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.