Istotą zmian jest stworzenie Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych prowadzonego przez KRN, w którym będą przechowywane elektroniczne wyciągi i wypisy aktów notarialnych, czyli dokumenty opatrzone przez notariusza kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z ustawą ma być wydane rozporządzenie MS określające szczegóły funkcjonowania Repozytorium.

Projekt rozporządzenia ukazał się na stronie Rządowego Centrum Legislacji w środę 7 marca. Informując o tym prezesa KRN Mariusza Białeckiego, wiceminister sprawiedliwości Łukasz Piebiak poprosił samorząd o przedstawienie ewentualnych uwag do wtorku 13 marca. Minister uzasadnia ten bardzo krótki okres koniecznością wydania rozporządzenia przed dniem wejścia w życie przepisu o repozytorium, czyli przed 9 kwietnia.

Jak mówi notariusz Robert Giler, członek zarządu  Fundacji na Rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego, z zaopiniowaniem rozporządzenia na czas nie powinno być problemu, bo zasady funkcjonowania tego systemu zostały szczegółowo omówione podczas prac nad ustawą o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw.

Samorząd stworzy repozytorium
Ustawa z 26 stycznia br. o zmianie ustawy o KRS oraz niektórych innych ustaw wprowadza do Prawa o notariacie przepis stanowiący, że Krajowa Rada Notarialna prowadzi Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych w systemie teleinformatycznym, w którym przechowuje się elektroniczne wypisy i wyciągi z aktów notarialnych sporządzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Krajowa Rada Notarialna ma też zapewnić notariuszom, sądom oraz innym organom państwowym uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów dostęp do Repozytorium oraz bezpieczeństwo Repozytorium, a w szczególności ochronę danych zgromadzonych w Repozytorium przed nieuprawnionym dostępem, przetwarzaniem, zmianą lub utratą.

Zgodnie z ustawą, niezwłocznie po sporządzeniu aktu notarialnego zawierającego w swej treści dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego albo podlegającego złożeniu do akt rejestrowych podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego notariusz ma umieścić jego elektroniczny wypis w Repozytorium. Notariusz  opatrzy taki wypis kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Na żądanie strony aktu notariusz umieści w Repozytorium także elektroniczny wyciąg z aktu notarialnego. Z chwilą umieszczenia wypisu lub wyciągu z aktu notarialnego w Repozytorium notariusz otrzyma za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zawiadomienie, które zawiera numer dokumentu w Repozytorium a także dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę jego umieszczenia w Repozytorium. Notariusz dołączy zawiadomienie do oryginału aktu notarialnego oraz wyda stronie aktu drugi egzemplarz zawiadomienia.
Jak mówi notariusz Robert Giler, repozytorium zostanie połączone z Krajowym Rejestrem Sądowym, który będzie mógł z niego czerpać potrzebne dane. W przyszłości system może być dostępny także dla innych podmiotów zainteresowanych, ale to będzie wymagało jego rozbudowy i wprowadzenia dodatkowych rozwiązań. - Współpraca tych systemów bezpośrednio, bez udziału człowieka, wymaga stworzenia odpowiedniego oprogramowania w KRS-ie, którego na razie nie ma, ale tu ustawodawca dał sobie czas do 2020 roku - twierdzi.

  LEX Notariusz >>

Szczegóły w rozporządzeniu
Ustawa stanowi, że minister sprawiedliwości w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji i po zasięgnięciu opinii Krajowej Rady Notarialnej określi, w drodze rozporządzenia, sposób sporządzenia elektronicznego wypisu i wyciągu z aktu notarialnego, warunki organizacyjno-techniczne ich umieszczania przez notariuszy w Repozytorium, ich przechowywania, a także tryb informowania Ministra Sprawiedliwości i innych podmiotów wymienionych o ewentualnych przerwach w dostępie do Repozytorium, uwzględniając przy tym minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej, bezpieczeństwo danych, w tym ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem i dostępem.

Rozporządzenie do podpisu, system do uruchomienia
Właśnie te szczegóły zawiera projekt rozporządzenia, które wszyscy zainteresowani mają do wtorku zaopiniować, żeby minister mógł je szybko podpisać.
Jak zapewnia notariusz Robert Giler, baza informatyczna dla prowadzenia repozytorium jest już gotowa. - Przygotowaliśmy całą infrastrukturę z odpowiednim wyprzedzeniem, ponieważ już w trakcie prac na ustawą wiedzieliśmy, że będziemy do tego zobowiązani. Prosiliśmy tylko o trochę więcej czasu na przetestowanie systemu i przeszkolenie notariuszy w korzystaniu z niego. Dlatego właśnie ta część ustawy wchodzi w życie trzy tygodnie później niż pozostałe jej przepisy - mówi. I jak dodaje, nie ma obaw, że konsultowane właśnie rozporządzenie wprowadzi tu jakieś zamieszanie, ponieważ zasady, które ono ma określić zostały uzgodnione podczas prac nad ustawą.