Koronawirus już zwiększył i zapewne zwiększy zaległości w rozpatrywaniu spraw. Z danych statystycznych Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że w 2020 roku zdecydowanie wzrosła liczba tych, które rozstrzygane są w okresie dłuższym niż sześć miesięcy. Do tego dochodzą największe od lat wakaty wśród sędziów - o czym pisało już Prawo.pl i problem, które równie mocno się uwypukla - czyli braki kadrowe wśród pracowników sądów. Ci ostatni przytłoczeni tomami akt coraz częściej podkreślają, że są na granicy wytrzymałości.
Według założeń resortu sprawiedliwości, co do zasady na jednego sędziego powinno przypadać około dwóch pracowników sądu. Tyle w teorii, bo w rzeczywistości do tych, którzy mieliby wspierać działalność orzeczniczą wliczane są osoby i z księgowości i np. zajmujące się pracami remontowymi. To z kolei prowadzi do braków kadrowych, które coraz mocniej uderzają w sądy.
Czytaj w LEX: „Pozwy zbiorowe” jako odpowiedź na czasy „niedyspozycji” wymiaru sprawiedliwości w czasach epidemii koronawirusa >
Sądami rządzą też statystyki, a w takich warunkach obowiązuje przysłowie "człowiek człowiekowi wilkiem". Sędziowie, by ratować się przed zarzutami przewlekłości, wyznaczają sprawy co trzy, cztery tygodnie, pracownicy obłożeni obowiązkami nie wyrabiają się nawet z wykonaniem na czas zarządzeń. Sprawy więc i tak spadają z wokand, za to wzrasta obopólna niechęć. W tle pojawia się jeszcze jedna kwestia - asystentów sędziów, ci też mogliby realnie pomóc gdyby było ich więcej, ale bywają sądy, gdzie jeden przypada nawet na kilkunastu sędziów.
Czytaj: Sądy jak fabryki - spraw przybywa, sędziów - nie>>
Sąd jak naczynia połączone, bez pracowników nie działa
W idealnym modelu, który w dyskusjach nad przyszłością sądownictwa co rusz się pojawia, sędziego miałby wspierać zespół ludzi - asystent, protokolant i sekretarz. To miałoby pomóc w szybszym ale i sprawiedliwym rozpatrywaniu spraw i zmniejszyć ryzyko błędu. Tyle że w polskich realiach wydaje się wizją nader odległą. Są sędziowie, który zdają sobie sprawę, że bez sprawnego sekretariatu i sprawnych pracowników, swojej pracy dobrze nie wykonają. Są też tacy, którzy - jak skarżą się sami pracownicy - nie przywiązują do tego większej wagi. Niezależnie od tego choćby covidowe braki w sekretariatach każdy z nich odczuwa.
Czytaj w LEX: Prawa i obowiązki pełnomocników procesowych w praktyce w związku z koronawirusem >
- MS ostatnio „zabiera” coraz więcej etatów. Już dzisiaj jest tak, że wiele sekretariatów - mówiąc wprost nie jest wydolnych - bo brakuje ludzi, a przecież obecnie dodatkowo część osób jest na kwarantannie, część chorych, a część opiekuje się dziećmi z powodu zamkniętych żłobków i przedszkoli. Sędziowie nie biorą tego pod uwagę, wyznaczają terminy rozpraw i posiedzeń w odległości 3, 4 tygodni i dalej ich to nie interesuje. Mają tzw. „podkładkę” w razie skarg, że przecież wyznaczają terminy. Ale czy sama data wydania zarządzenia sprawi, że zostanie ono wykonane? Otóż jeśli sekretariat będzie niewydolny, to sprawa i tak „spadnie” - mówi Justyna Przybylska, przewodnicząca Krajowego Niezależnego Samorządnego Związku Zawodowego Ad Rem.
Podkreśla, że sędziowie w większości raczej się izolują od pracowników i nie czują wagi współdziałania wszystkich dla realizacji celu, jakim jest sprawowanie wymiaru sprawiedliwości. - W wielu wypadkach nie mają pojęcia na czym polega nasza praca. Zdarza się też tak, że akta dostajemy piątego danego miesiąca, a zarządzenie jest z datą pierwszego - czyli de facto sekretariat, który ma np. wezwać strony, jest na wstępie kilka dni do tyłu. A pracownicy mają przecież dużo innych obowiązków, które nie są związane z samym prowadzeniem referatu sędziego, ale wynikają z biurowości i konieczności wykonywania innych zadań sądu np. prowadzenie depozytów, magazynów dowodów rzeczowych, archiwizacji, wpisywania danych do systemów, drobiazgowego prowadzenia kontrolek i wykazów, czy tez postępowań międzyinstancyjnych, do tego wszystkiego kilka razy w tygodniu chodzą na salę - mówi.
Zobacz procedurę w LEX: Rozpoznawanie spraw w postępowaniach cywilnych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19 >
Problem dostrzega też "Solidarność" Pracowników Sądownictwa i Prokuratury. - Problemy etatowe są stałym elementem krajobrazu sądowego i tu się niewiele zmieniło. Standardem jest coś takiego, że jak przydzielany jest etat sędziowski, albo przenoszony między wydziałami, to za tym nie idzie obsługa sekretariatów. I kolejna kwestia to wskaźniki obciążenia pracą - ministerstwo wylicza wskaźnik liczby pracowników na sędziego, niekoniecznie uwzględniając referendarzy sądowych czy osoby, które nie pracują bezpośrednio przy wsparciu sędziów w wydziałach - mówi Dariusz Kadulski, wiceprzewodniczący związku.
Z kolei pytane o sytuacje Ministerstwo Sprawiedliwości odpowiada, że aktualnie nie jest rozważane zwiększenie etatów w sądownictwie powszechnym w związku z sytuacją spowodowaną stanem epidemii. - Ewentualne decyzje w tej kwestii byłyby powiązane z koniecznością zapewnienia środków finansowych na wynagrodzenia w budżecie państwa, co pozostaje w gestii Ministerstwa Finansów - wskazuje.
Czytaj w LEX: Gwarancje procesowe przysługujące pokrzywdzonym w praktyce >
Wokandy najważniejsze, reszta poczeka
Jak to wygląda w praktyce mówi portalowi Paweł Kulok wiceprzewodniczący KNSZZ Ad Rem, starszy sekretarz sądowy w wydziale karnym sądu rejonowego. - Przykład z naszego podwórka - koleżance skończył się urlop wychowawczy i nie wróciła do pracy, etat został zwrócony do dyspozycji dyrektora sądu apelacyjnego i dalej do ministerstwa, do nas do wydziału już nie wrócił, pomimo wniosku prezesa sądu wzmocnionego pismem naszej organizacji związkowej. Dostaliśmy jedynie informację, że decyzją ministra przekazano go poza naszą apelacje. Gdzie? Nie wiadomo - mówi.
Zostaje natomiast praca po takiej osobie, która była zatrudniona na tym etacie, a skoro nie ma etatu muszą się nią podzielić pozostali pracownicy. - Mamy osobę, która chodzi na salę rozpraw, prowadzi referat sędziego. Jak odchodzi, a nikogo się nie przyjmuje na jej miejsce, to te obowiązki przechodzą na osoby, które tego nie robiły i wykonują inne obowiązki. A to powoduje choćby opóźnienia w osadzaniu skazanych. Bo żeby skazanego - już prawomocnie - osadzić w zakładzie karnym, trzeba przygotować dokumentację, zawiadomić Krajowy Rejestr Karny, a gdy jest kilku, kilkunastu pokrzywdzonych, to taka praca w jednej sprawie zajmuje cały dzień - wyjaśnia Kulok.
Jak mówi, zasadą jest to, że wokandy mają pierwszeństwo. - Skoro więc ktoś musi "iść" danego dnia na wokandę, to cała jego praca przesuwa się w czasie - dodaje. Czasami jest też tak, że „osłabione” wydziały wspomagane są przez pracowników innych wydziałów np. ksiąg wieczystych, a to z kolei powoduje opóźnienia tam, gdzie na co dzień pracują.
- Utrata takiego etatu naraża na szwank sprawność całego sądu. Ci pracownicy, którzy pozostali, mają bowiem więcej obowiązków, muszą się do nich wdrożyć - mówi jeden z sędziów z sądu rejonowego. I dodaje, że do tego dochodzą jeszcze obowiązki w postaci choćby sporządzania sprawozdań, które dodatkowo obciążają np. dyrektorów sekretariatu. - U nas w wydziale jest tak źle, że pracownicy sekretariatów nie mogą odbierać nadgodzin, czy wolnego bo nie ma kto ich zastąpić. A ja mam dylemat jak ustawiać wokandę i czy "wrzucać" im kolejną sprawę, bo widzę, że z tym co mają nie dają rady i to nie z powodu braku chęci. Z drugiej strony z wyliczeń resortu wynika, że etatów mamy w nadmiarze - wskazuje sędzia.
Czytaj: Sędzia w delegacji, a w jego sądzie brakuje rąk do pracy>>
Biurokracja wyniszcza sądy
Pisma przewodnie, niekończące się odnotowywani dat i statystyki dodatkowo utrudniają pracą pracowników sądów. Jak podkreślają, poza zwiększeniem ich liczby czas na uporządkowanie tych kwestii i zmniejszenie biurokracji, która skutecznie wyniszcza wymiar sprawiedliwości.
- Biurokracja, papierologia, powinny zostać ograniczone. W tym momencie robimy rzeczy, które nie mają większego sensu. Np. kiedy wysyłamy wyrok z klauzulą wykonalności, czy inne orzeczenie to musimy wytworzyć do tego pismo przewodnie z informacją, że przesyłany jest wyrok. Nie wiem po co komu pismo przewodnie jak czeka na wyrok. Samo zarządzenie ministra sprawiedliwości określające pracę sekretariatów sądowych ma coś około 600 paragrafów, kilkadziesiąt stron, należało by to zmienić upraszczając wiele kwestii - mówi Paweł Kulok. Kolejnym problemem w jego ocenie są rozbudowane statystyki. - Musimy np. wprowadzać wszystkie dane, każdej osoby, która trafia do sądu. Potrzebne są też np. informacje ile jest pokrzywdzonych chłopców i ile dziewczynek. A to z kolei wymaga odszukania dat urodzenia w poszczególnych sprawach, czyli często w wielotomowych aktach – wskazuje.
Czytaj omówienie w LEX: Kontrola formalna skarg kasacyjnych należy do sądu odwoławczego >
W ocenie szefowej Ad Rem potrzebna byłaby zmiana zarządzenia do spraw biurowości, które co prawda jest co pewien czas modyfikowane - ale jak mówi - przez osoby, które zdają się być oderwane od praktyki funkcjonowania sądów. - To zarządzenie jest clou problemu, ponieważ obliguje pracowników do wykonywania wielu czynności, odnotowywania szeregu dat, dwukrotnego odnotowywania i to mimo wprowadzenia systemów informatycznych, a to zajmuje cenny czas. Przecież dane do systemów informatycznych nie wprowadzają się same. Stałe zwiększanie tej biurokracji powoduje, że systemy informatyczne tak naprawdę nie spełniają swojej roli. Jeśli wpływa jakiekolwiek pismo do sądu, to jest data na dacie i czynność na czynności do odnotowania: wpłynęło, przedłożono przewodniczącemu, przewodniczący zwrócił z zarządzeniem, a zarządzenie ma „taką” treść, a to przedłożono referentowi, a referent zwrócił, no to przekazano z zarządzeniem sekretarzowi itd. Przykłady można mnożyć, a jak coś pominiesz to dostaniesz wytyk, uwagę, naganę, albo zostaniesz zwolniony z pracy - mówi.
Cena promocyjna: 39.5 zł
|Cena regularna: 79 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 31.61 zł
Automatyzacja czkawką się odbije
Coraz częstsze są głosy o konieczności przyspieszenia informatyzacji sądów, dygitalizacji akt i choćby automatyzacji pracy sekretariatów. Te jednak boją się tego jak ognia bo wbrew pozorom coś co mogłoby pomóc, źle wprowadzone tylko im zaszkodzi.
- Porządna automatyzacja mogłaby pomóc tylko musiałaby być przeprowadzana z głową. Ja pracuję w sądownictwie od 20 lat, widziałem, jak wyglądało wprowadzanie różnych systemów informatycznych. To naturalne, że zmiana, wdrożenie systemu powoduje najpierw spadek wydajności, a potem wszystko wraca do normy i widać wzrost efektywności. Ale w sądach nie tak to działa. Oczywiście fantastyczną rzeczą byłyby e-obieg dokumentów, to usprawniłoby wiele kwestii – tylko kto miałby to dygitalizować? Trzeba by zainwestować w kadry, w kogoś kto to dokumenty będzie dygitalizował na samym początku, by potem funkcjonowały wyłącznie w obiegu cyfrowym - mówi Dariusz Kadulski. I dodaje, że jego zdaniem sądy rezerw kadrowych nie mają a i za wdrożeniem tego typu systemów nie pójdzie żadne wzmocnienie kadrowe.
Czytaj w LEX: Elektronizacja pism procesowych, doręczeń i posiedzeń jawnych w postępowaniu cywilnym w okresie pandemii COVID-19 >
- Trudno też poważnie mówić o informatyzacji, skoro pracownicy w wydziale pracują na kilkunastu różnych systemach i niekompatybilnych ze sobą narzędziach informatycznych. Do każdego z tych systemów muszą ustanowić hasło, którego nie wolno zapisać i należy je zmieniać co miesiąc. To jest obraz stanu informatyzacji sądów. Każda czynność ma właściwie inny system. Z informatyzacją w sądach jest trochę, jak z polskimi drogami: nikt tego nie robi raz a porządnie tylko łata się na bieżąco dziury, a potem jeździ się po tym wyboiście - dodaje.
Asystent jak niewidzialny superbohater
W polityce kadrowej zapomniano też o tych, którzy mogliby skutecznie sędziom pomóc. Asystenci sędziów nadal - w odróżnieniu np. do prokuratorskich - mają ograniczoną możliwość działania i jest ich zbyt mało, choć stoją za wieloma rozstrzygnięciami i uzasadnieniami.
- Obecnie sytuacja w sądach, jeśli chodzi o asystentów sędziów jest trudna i to pomimo tego, że nasza liczba tak naprawdę w ostatnich latach wzrosła, do ok. 4 tys. Bywa, że w niektórych sądach jeden asystent przypada na 5-8 sędziów, a rekord to jeden asystent na 12 sędziów - na cały wydział. Zdarza się też tak, że jeden asystent pracuje w dwóch wydziałach, żartujemy, że mówi wówczas w innym języku, bo przecież każdy wydział posługuje się językiem różnej procedury. Pracę komplikuje również to, że asystenta łatwo jest przenieść do innego wydziału, gdyż podlega wyłącznie prezesowi sądu - mówi Patryk Kępa, przewodniczący Zarządu MOZ Asystentów Sędziów KNSZZ Ad Rem, asystent sędziego (wiceprzewodniczący prezydium Ad Rem).
Czytaj w LEX: Zarządzenie asystenta sędziego w świetle nowelizacji postępowania cywilnego >
Jak dodaje, początkowo zakładano, był nawet przepis w rozporządzeniu, że asystent miał współpracować maksymalnie z dwoma sędziami. - Jak szybko go wprowadzono tak szybko uchylono, bo przepis nie był w praktyce przestrzegany ani możliwy do wykonania. Oczywiście najlepszy (najsprawniejszy) model docelowy byłby taki, gdyby powstawały zespoły składające się z sędziego, asystenta, protokolanta i sekretarza. Sędzia wydawałby merytoryczne decyzje ze wsparciem merytorycznym asystenta, który mógłby wydawać zarządzenia lub inne decyzje w kwestiach np. formalnych. Protokolant obsługiwałby sesje sądowe, a sekretarz wykonywał pozostałe zarządzenia w sprawach i inne czynności administracyjne. To spowodowałoby, że rozpatrywanie spraw byłoby znacznie szybsze, sprawniejsze - mówi.
Czytaj w LEX: Przekazanie sprawy na podstawie art. 44 Kodeksu postępowania cywilnego >
I on wskazuje, że dodanie sędziego do wydziału rozwiązuje problem połowicznie. - Jest większa decyzyjność, mniej spraw w referacie, więcej czasu na zastanowienie się nad sprawami, ale jeśli nie ma osób do pomocy - asystentów do wsparcia merytorycznego i innych pracowników sądów, którzy te decyzje potem wprowadzą w życie, wykonają, wyślą orzeczenia i zarządzenia, to nadal są opóźnienia - podsumowuje.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
