I. PODMIOTY UDZIELAJĄCE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NA RZECZ SZKÓŁ PUBLICZNYCH

1. Organy prowadzące szkoły publiczne będące jednostkami samorządu terytorialnego
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. 113, poz. 759) - dalej u.p.z.p., jednostki samorządu terytorialnego z uwagi na zaliczanie ich do jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) są zobowiązane do stosowania u.p.z.p. To podmioty najczęściej udzielające zamówień publicznych na rzecz prowadzonych przez siebie szkół publicznych. Dotyczy to głównie zamówień o dużych wartościach, kiedy trzeba przeprowadzić postępowanie w trybie przetargu.
W takich przypadkach przygotowują i przeprowadzają one całe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Dyrektor szkoły nie uczestniczy wtedy w czynnościach związanych z udzieleniem zamówienia publicznego.
Na mocy art. 15 ust.2 i 3 u.p.z.p. jednostka samorządu terytorialnego, jako zamawiający, może powierzyć przygotowanie lub/oraz przeprowadzenie tego postępowania własnej jednostce organizacyjnej, np. prowadzonej przez siebie szkole, bądź osobie trzeciej.
W przypadku powierzenia przygotowania lub/oraz przeprowadzenia postępowania szkole na podstawie ww. przepisu, niezbędne jest udzielenie dyrektorowi szkoły (osobie kierującej jej działalnością i reprezentującej ją na zewnątrz), upoważnienia na podstawie którego będzie on działał w imieniu organu prowadzącego szkołę. Upoważnienie może dotyczyć jedynie części zadań z zakresu przygotowania i przeprowadzenia postępowania.
Wewnętrzny dokument zamawiającego, będącego jednostką samorządu terytorialnego, (instrukcja, regulamin, zarządzenie w sprawie zamówień publicznych, itp.) może regulować szczegółowe kwestie dotyczące powierzenia przygotowania lub/oraz przeprowadzenia postępowania własnej jednostce organizacyjnej.
Osoba trzecia, której zamawiający powierzy przygotowanie lub/oraz przeprowadzenie postępowania powinna legitymować się stosownym pełnomocnictwem. Na jego podstawie będzie ona działała w imieniu i na rzecz zamawiającego.

2. Szkoły publiczne prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego
Na podstawie art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) szkoły publiczne prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego uzyskały status jednostek i zakładów budżetowych, co obliguje je do stosowania przepisów u.p.z.p. zgodnie z przepisem art. 3 ust. 1 pkt 1 u.p.z.p. Należy przy tym wskazać, iż od dnia 1 stycznia 2011 r. w związku z przepisami nowej ustawy o finansach publicznych, która obowiązuje od dnia 1 stycznia 2010 r., przedszkola, szkoły i placówki publiczne zakładane przez jednostki samorządu terytorialnego będą prowadzone jedynie w formie jednostek budżetowych.
W przypadku gdy zamawiającym jest szkoła, dyrektor szkoły działa jako kierownik zamawiającego w rozumieniu ustawy, i z tego tytułu odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także podpisuje umowę o udzielenie zamówienia publicznego.

3. Ministerstwo Edukacji Narodowej
Udziela ono zamówień publicznych na rzecz szkół publicznych o dużych wartościach, najczęściej w trybie przetargu nieograniczonego i ograniczonego. Postępowania prowadzone przez Ministerstwo Edukacji Narodowej dotyczą najczęściej zamówień na potrzeby szkół w całym kraju. Dotyczą one m.in.:
 dostaw, instalacji i integracji pracowni internetowych,
 dostaw środków dydaktycznych do szkół specjalnych lub szkół z oddziałami integracyjnymi,
 wyposażenia centrów kształcenia ustawicznego, centrów kształcenia praktycznego i szkół zawodowych w stanowiska do egzaminów zawodowych,
 dostaw nowych autobusów przeznaczonych do przewozów dzieci do szkół,
 dostaw komputerowych oprogramowań edukacyjnych (np. multimedialnej encyklopedii powszechnej, multimedialnego atlasu świata).

II. RODZAJE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, DO KTÓRYCH NIE STOSUJE SIĘ USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (art. 4 u.p.z.p.)

Z punktu widzenia podmiotu udzielającego zamówienia publicznego na rzecz szkół publicznych należy zwrócić uwagę na następujące rodzaje zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy:
1) zamówienia i konkursy, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro,
2) zamówienia, których przedmiotem są:
a) usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego lub których rezultaty nie stanowią wyłącznie jego własności,
b) dostawy i usługi, do których stosuje się art. 296 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską,
c) nabycie, przygotowanie, produkcja lub koprodukcja materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radiu, telewizji lub Internecie,
d) zakup czasu antenowego,
e) nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu,
3) umowy z zakresu prawa pracy,
4) zamówienia objęte tajemnicą państwową zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych albo jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa, albo zamówienia objęte tajemnicą służbową, jeżeli wymaga tego istotny interes publiczny lub istotny interes państwa,
5) zamówienia, których głównym celem jest:
a) pozwolenie zamawiającym na oddanie do dyspozycji publicznej sieci telekomunikacyjnej lub
b)eksploatacja publicznej sieci telekomunikacyjnej,
6) nabywanie dostaw, usług lub robót budowlanych od centralnego zamawiającego lub od wykonawców wybranych przez centralnego zamawiającego.
Inne zwolnienia przedmiotowe określa art. 4 pkt 1, 2, 2a, 3 lit. a), b), f), j), k),l) oraz pkt 10,12 i 13 u.p.z.p. Dotyczą one m.in. zamówień udzielanych na podstawie procedury organizacji międzynarodowej lub międzynarodowej instytucji finansowej, finansowanych z udziałem środków, których przyznanie jest uzależnione od zastosowania procedur odmiennych niż określone w ustawie, zamówień Narodowego Banku Polskiego, zamówień, których przedmiotem są usługi arbitrażowe i pojednawcze i inne.

III. ODSTĘPSTWA OD STOSOWANIA NIEKTÓRYCH PRZEPISÓW USTAWY (art. 5 u.p.z.p.)

Do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe nie stosuje się przepisów dotyczących:
a) terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub terminów składania ofert,
b) obowiązku żądania wadium,
c) obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu,
d) zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy oraz
e) przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz licytacji elektronicznej.
Co do zasady udzielanie zamówień na usługi niepriorytetowe następuje w trybach konkurencyjnych, tzn. takich w których ma miejsce publikacja ogłoszenia o zamówieniu.
Na podstawie nowego przepisu, tj. art. 5 ust. 1a u.p.z.p. zamawiającemu przysługuje również uprawnienie do zastosowania trybów negocjacji bez ogłoszenia i zamówienia z wolnej, poza przypadkami wymienionymi w art. 62 ust. 1 i art.67 ust. 1, również w innych, uzasadnionych przypadkach. Taka możliwość powstaje w szczególności, jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, poniesieniem starty w mieniu publicznym czy uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań.
W przypadku zamówień , których przedmiotem są usługi prawnicze, polegające na wykonywaniu zastępstwa procesowego przed sądami, trybunałami lub innymi organami orzekającymi lub doradztwie prawnym w zakresie zastępstwa procesowego, lub jeżeli wymaga tego ochrona ważnych praw lub interesów Skarbu Państwa, nie stosuje się przepisów ustawy dotyczących przesłanek wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia oraz przesłanek wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki.
W przypadku zamówień wielorodzajowych (mieszanych), w skład których wchodzą oprócz usług niepriorytetowych inne usługi, dostawy lub roboty budowlane do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy ustawy dotyczące tego przedmiotu zamówienia, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy. Z tym, że należy mieć na uwadze ustawowy zakaz łączenia zamówień z usługami niepriorytetowymi, w celu uniknięcia procedur udzielania zamówień określonych ustawą. A zatem w przypadku łączenia zamówień zamawiający powinien wykazać, że za połączeniem tym przemawiają uzasadnione względy.

IV. ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Ustawa w art. 7 u.p.z.p. statuuje katalog zasad, które zobowiązany jest stosować podmiot udzielający zamówień publicznych, jak również w niektórych przypadkach wykonawcy ubiegający się o to zamówienie, niezależnie od przyjętego trybu postępowania.

1. Zasada równości (art. 7 ust. 1 u.p.z.p.)
– oznacza, że zamawiający ma obowiązek równego traktowania wszystkich wykonawców ubiegających się udzielenie zamówienia. Wynika z niej zakaz dyskryminacji tych podmiotów. Została ona rozwinięta w wielu dalszych przepisach. Traktowanie wszystkich oferentów na równych prawach przejawia się m.in. tym, że dostarcza się wszystkim oferentom identyczną dokumentację oraz informacje w sprawie postępowania.

2. Zasada uczciwej konkurencji (art. 7 ust. 1 ustawy)
Związana jest z zasadą równości i przejawia się m.in. w przepisach, zgodnie z którymi:
 przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, bądź przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba, że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny” (art. 29 ust. 2 i 3 u.p.z.p.),
 zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji albo gdy zawiera ona rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia (art. 89 ust. 1 pkt 3 i 4 u.p.z.p.).
Zasada ta zobowiązuje zamawiającego do przestrzegania nie tylko odpowiednich w tym zakresie przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, ale i przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.). W procedurach zamówieniowych czynem nieuczciwej konkurencji jest np. utrudnianie innym wykonawcom dostępu do rynku przez sprzedaż towarów i usług poniżej kosztów ich wytworzenia lub świadczenia.

3. Zasada powierzania wykonania zamówienia wykonawcy, który został wybrany zgodnie z przepisami ustawy – Prawo zamówień publicznych (art. 7 ust. 3 u.p.z.p.)
– oznacza ona, że wykonawca nie może – nawet za zgodą zamawiającego – przenieść praw i obowiązków wynikających z umowy w sprawie zamówienia publicznego na inne osoby.

4. Zasada jawności (art. 8 u.p.z.p.)
Przejawia się m.in. tym, że:
- zamawiający ma obowiązek ogłaszania informacji o planowanych i podejmowanych procedurach zamówieniowych oraz o udzieleniu zamówienia publicznego,
- pisemny protokół postępowania o zamówienie publiczne jest jawny,
- oferty mogą być udostępniane wszystkim zainteresowanym od chwili ich otwarcia,
- umowy w sprawach zamówień publicznych są jawne i podlegają udostępnieniu na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.).
Zasada ta podlega jednak licznym ograniczeniom, np.
- z art. 58 ust. 3 i 4 oraz art. 65 u.p.z.p. wynika, że zasady jawności nie stosuje się w tych trybach procedury zamówieniowej, w których występują negocjacje.

5. Zasada pisemności (art. 9 ust. 1 u.p.z.p.)
dotyczy ona wszystkich podmiotów uczestniczących w postępowaniu;
– zasada pisemności polega na tym, że oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną (art. 27 u.p.z.p.);
– jeżeli wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania;
– informacja o złożeniu wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu może być przekazana telefonicznie przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; wówczas wniosek uważa się za złożony w terminie, jeżeli przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu został on wysłany w formie pisemnej i zamawiający otrzymał go nie później niż w terminie 7 dni od dnia upływu terminu składania wniosków.

6. Zasada prowadzenia postępowania w języku polskim (art. 9 ust. 2 u.p.z.p.)
dotyczy ona fazy przygotowania i przeprowadzenia postępowania, jak i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane. Za język używany w handlu międzynarodowym uznaje się język angielski, język francuski i hiszpański; przymiotu takiego nie ma język niemiecki i rosyjski.

7. Zasada prymatu trybu przetargowego (art. 10 u.p.z.p.)
Oznacza, że podstawowymi trybami, które należy stosować przy udzielaniu zamówień publicznych są - przetarg nieograniczony i ograniczony.
Inne tryby:
- negocjacje z ogłoszeniem,
- dialog konkurencyjny,
- negocjacje bez ogłoszenia,
- zamówienie z wolnej ręki,
- zapytanie o cenę,
- licytacja elektroniczna,
mogą mieć zastosowanie jedynie w przypadkach ściśle określonych w ustawie.