Wprowadzenie
 
Utworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązkowe jest bez względu na ilość zatrudnionych pracowników w szkołach publicznych prowadzonych w formie jednostek budżetowych, także tych, które powstały przez przekształcenie zakładów budżetowych w jednostki budżetowe do końca grudnia 2010 r. W pozostałych szkołach publicznych oraz w szkołach niepublicznych, obowiązek taki powstaje, jeśli liczba zatrudnionych w niej pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych według stanu na dzień 1 stycznia danego roku wynosi w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 20 pracowników; o jego utworzeniu może, choć nie musi, zdecydować organ prowadzący szkoły posiadającej mniejsze zatrudnienie (art. 3 ust. 1-3  ustawy  z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) - dalej u.z.f.ś.s.
Zgodnie z art. 53 ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zn.) - dalej KN, w szkole może funkcjonować tylko jeden fundusz, na który dokonuje się odpisów dla:
• zatrudnionych w niej nauczycieli, w tym dyrektora (dotyczy to także nauczyciela będącego emerytem lub rencistą, który jest zatrudniony w szkole), • nauczycieli będących byłymi pracownikami szkoły – emerytów i rencistów oraz pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne;
• pracowników niepedagogicznych - zatrudnionych oraz byłych pracowników – emerytów i rencistów.
Wymienione osoby są uprawnione do korzystania z funduszu, o czym będzie mowa poniżej. Sposób obliczania wysokości odpisów dla pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych regulują odpowiednio: art. 53 ust. 1 i 2 KN oraz art. 5 u.z.f.ś.s., zaś inne źródła finansowania funduszu – art. 7 u.z.f.ś.s. Środki funduszu szkoła musi gromadzić na odrębnym rachunku bankowym (art. 12 ust. 1 u.z.f.ś.s.).
Zgodnie z art. 10 u.z.f.ś.s., administrowanie środkami funduszu należy do dyrektora szkoły w ramach obowiązków pracodawcy. Musi ono być zgodne z obowiązującym regulaminem korzystania z funduszu, który jest ustalany w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy w szkole nie działa taka organizacja - z pracownikiem wybranym przez pracowników do reprezentowania ich interesów (art. 8 ust. 2 u.z.f.ś.s.).

1. Zasady przyznawania świątecznych świadczeń socjalnych i ich rodzaje
 
Zgodnie z najnowszym orzecznictwem (wyrok SN z dnia 23 października 2008 r., II PK 74/08, OSNAPiUS 2010, nr 7–8, poz. 88) należy rozróżnić dwie kategorie świadczeń i usług socjalnych ze względu na ich adresatów: indywidualne i zbiorowe.
Świadczenia lub usługi kierowane do osób indywidualnych, tzw. ulgowe, powinny być przyznawane według kryterium socjalnego przewidzianego w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s., uzależniającego ich przyznanie wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (wyrok SN z dnia 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00, OSNP 2003, nr 14, poz. 331). Takie usługi i świadczenia nie mogą stanowić formy dodatkowego wynagrodzenia dla wszystkich pracowników, nie powinny też być przyznawane wszystkim uprawnionym po równo, jeśli nie znajdują się w tej samej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Trudniejsza sytuacja powinna mieć wpływ na prawo do otrzymania świadczenia w pierwszej kolejności, jeśli pula środków jest ograniczona lub w większej wysokości, jeśli środki z funduszu wystarczą na zaspokojenie potrzeb wszystkich uprawnionych. Nie jest więc dyskryminacją, gdy świadczenia z zfśś otrzymają tylko niektórzy uprawnieni (pod warunkiem, że przyznając je dyrektor szkoły zastosuje kryterium socjalne), bądź w niższej wysokości.
Dyrektor szkoły, jako pracodawca, musi znać sytuację życiową, rodzinną i majątkową uprawnionych do korzystania z ulgowych świadczeń, aby prawidłowo je rozdzielać. W związku z tym jest uprawniony do zbierania informacji o sytuacji materialno-życiowej pracownika, aby przyznać jemu świadczenie socjalne (wyrok SN z dnia 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004, nr 6, poz. 99). Jednym z najczęściej stosowanych kryteriów, zamieszczanych w regulaminach zfśs, jest średni dochód na członka rodziny, gdyż jest uznawany za obiektywny, czytelny i miarodajny sposób oceny zasadności ubiegania się o świadczenia z tego funduszu (wyrok SN z dnia 6 lutego 2008 r., II PK 156/07, OSNP 2009, nr 7-8, poz. 96).
Jeśli chodzi o rodzaj indywidualnych świadczeń, które mogą być przyznawane uprawnionym w okresie świątecznym mogą to być przykładowo: świadczenie pieniężne (tzw. karpiowe), dopłaty do biletów na imprezy artystyczne (kino, teatr), paczki, bony i talony w okresie wzmożonych wydatków finansowych związanych ze świętami. Ponieważ wielkość udzielonej pomocy socjalnej musi być zróżnicowana, jeżeli wszyscy pracownicy otrzymują bony towarowe o jednakowej wartości, to bony te trzeba ocenić jako świadczenie dodatkowe pracodawcy, nie zaś ulgowe świadczenia z zfśs (wyrok SN z dnia 16 września 2009 r., I UK 121/09, OSNP 2011, nr 9-10, poz. 133) Pogląd ten jest aktualny także co do pozostałych ww. indywidualnych świadczeń socjalnych.
 
Przykład:
W szkole zgodnie z Regulaminem Z.F.Ś.S. wszyscy pracownicy otrzymują w okresie świątecznym paczki o równej wartości – taki zapis jest sprzeczny z art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s.
 
Niektóre świadczenia socjalne mogą być adresowane do większej liczby uprawnionych, o ile mają charakter wypoczynkowy, kulturalno-oświatowy, rekreacyjno-sportowy (art. 2 pkt 1 u.z.f.ś.s.). W okresie świątecznym mogą to być imprezy i spotkania integracyjne, sportowo-rekreacyjne (np. kulig), imprezy kulturalne (pokazy filmowe, wystawianie sztuk, koncerty). Takie imprezy grupowe mogą być finansowane z zfśs i to z pominięciem kryterium socjalnego. Z funduszu nie można natomiast sfinansować obchodów świąt, w szczególności wigilii pracowniczej, która co do zasady nie ma charakteru wypoczynkowego ani rekreacyjnego; gdyby jednak część imprezy miała charakter integracyjny lub kulturalny, w tym zakresie mogłaby zostać sfinansowana ze szkolnego zfśs.
 
Przykład:
Dyrektor szkoły chce sfinansować z zfśs catering zakupiony na wigilię szkolną zorganizowaną dla pracowników szkoły (tradycyjne potrawy wigilijne i alkohol) – taki wydatek jest sprzeczny z art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s. Mógłby natomiast sfinansować z funduszu symboliczny poczęstunek, np. w formie artykułów cukierniczych (wyrok NSA z dnia 9 stycznia 2003 r., I SA/Wr 2206/00, LEX nr 84018).
 
Jednym z elementów regulaminu może być plan wydatków z funduszu (preliminarz rocznych wydatków), z którego będzie wynikało, na jakie świadczenia w danym roku mogą liczyć pracownicy szkoły i inni uprawnieni. Regulamin powinien także określać formy pomocy socjalnej, częstotliwość, wysokość i szczegółowy tryb jej przyznania. Nie w każdej szkole muszą przysługiwać świadczenia w okresie świątecznym; w poszczególnych szkołach mogą przysługiwać różne świadczenia i o różnej wartości.
 
Przykład:
Regulamin ZFŚS stanowi, że w związku ze zwiększeniem wydatków w okresie świątecznym uprawnieni mogą otrzymać świadczenie pieniężne lub określone rzeczowe (np. bony, talony, paczki). Taki zapis oznacza, że dyrektor szkoły może przyznać tylko świadczenie pieniężne, tylko świadczenie rzeczowe albo jednocześnie pieniężne i rzeczowe.
 
 
Przykład:
Z regulaminu wynika, że w ramach socjalnych świadczeń świątecznych w szkole można otrzymać tylko bony, talony lub paczki. Uprawnieni, w tym pracownicy, emeryci lub renciści, nie powinni zatem otrzymać ekwiwalentu pieniężnego, gdyż musiałby zostać uznany za dodatek do wynagrodzenia (A. Martuszewicz, Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, Warszawa 2007). Aby możliwa była wypłata ekwiwalentu, konieczna jest zmiana regulaminu zfśs, która by wprowadziła taką możliwość.
 
Dodatkowo wskazać należy, że zapis w regulaminie, z którego wynika, że w okresie świątecznym uprawnieni mogą otrzymać wskazane w nim świadczenia, jeszcze nie gwarantuje ich otrzymania, a w szczególności, że uprawniony otrzyma świadczenie o wartości odpowiadającej wysokości odpisu na fundusz dokonanego przez pracodawcę.

2. Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS
 
Krąg potencjalnych beneficjentów funduszu w szkole wymienia art. 2 ust. 5 u.z.f.ś.s. i art. 53 KN. Są nimi:
• pracownicy szkoły – nauczyciele, w tym dyrektor, pracownicy niepedagogiczni, bez względu na podstawę zatrudnienia (każdy rodzaj umowy o pracę – na czas określony i nieokreślony, mianowanie), wymiar czasu pracy (pełen etat lub część) i staż pracy (wyrok SN z dnia 16 sierpnia 2005 r., I PK 12/05, OSNAPiUS z 2006, nr 11-12, poz. 182), także osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, wychowawczych i w okresie wypowiedzenia; pracownikami nie są natomiast osoby świadczące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia czy o dzieło);
• emeryci i renciści – byli pracownicy szkoły: nauczyciele i pracownicy niepedagogiczni, którzy przeszli na emeryturę lub rentę bezpośrednio z danej szkoły. Emeryci i renciści - byli pracownicy nie mają prawa wyboru szkoły, w której będą korzystali ze świadczeń z zfśs, gdyż mogą je otrzymać tylko w ostatnim miejscu pracy. Dotyczy to także przypadku, gdy pracownik szkoły przeszedł na emeryturę lub rentę a następnie podjął zatrudnienie w innej szkole, które ponownie uległo zakończeniu – w takim przypadku będzie „emerytem/rencistą - byłym pracownikiem" tego ostatniego zakładu pracy (uchwała SN z dnia 15 listopada 1991 r.; I PZP 56/91, OSNCP z 1992, nr 4, poz. 63). W przypadku likwidacji szkoły, tylko dla nauczyciela będącego emerytem lub rencistą (ale już nie dla pracownika niepedagogicznego), organ prowadzący ma obowiązek wskazania innej szkoły, w której będzie naliczany na niego odpis na zfśs. Jeśli natomiast emeryt lub rencista został zatrudniony w szkole, korzysta ze świadczeń funduszu jako pracownik;
• członkowie rodzin pracowników oraz emerytów i rencistów – ustawa ich nie wymienia, mogą nimi być: małżonek, dzieci własne uprawnionego, jego małżonka, przysposobione, przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, wnuki będące na utrzymaniu osoby uprawnionej oraz rodzice prowadzący wspólnie z uprawnionym gospodarstwo domowe. Wskazanie, którzy członkowie rodziny uprawnionego będą korzystali ze świadczeń funduszu, następuje w regulaminie zfśs;
• nauczyciele pobierający świadczenie kompensacyjne – w przypadku likwidacji szkoły, która była dla takiego nauczyciela ostatnim miejscem pracy, wskazanie szkoły, w której będzie korzystał z funduszu, należy do organu prowadzącego;
• inne osoby, którym regulamin zfśs obowiązujący w danej szkole przyznaje prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu – w tym zakresie przepisy nie ograniczają kręgu uprawnionych, zaś ich wskazanie będzie zależało w praktyce od wysokości środków zgromadzonych na koncie funduszu. Przykładowo mogą to być: osoby świadczące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej; członkowie rodziny nauczyciela pobierającego świadczenie kompensacyjne; członkowie rodzin zmarłych pracowników, emerytów lub rencistów, czy nauczyciela, który pobierał świadczenie kompensacyjne; pracownicy pedagogiczni (i członkowie ich rodzin) ze zlikwidowanej innej szkoły.
Regulamin ZFŚS nie może pozbawić niektórych kategorii uprawnionych prawa korzystania ze świadczeń, np. przyznawać albo odmawiać prawa do świadczenia pracownikom (członkom ich rodzin) tylko ze względu na to, że są nauczycielami, pracownikami niepedagogicznymi, rencistami, itp. Nie może także uzależnić prawa otrzymania świadczeń (np. bonów) od ilości osób z rodziny zatrudnionych w danej szkole, od braku uzyskania świadczeń socjalnych u innego pracodawcy, ani pozbawić prawa do jednego świadczenia socjalnego w przypadku uzyskania w szkole innego takiego świadczenia.
 
Joanna Lesińska