Proszę o wyjaśnienie ile lat przechowuje się dokumentację (karty indywidualne) po badaniach wykonanych  w poradni psychologiczno - pedagogicznej (m.in. protokoły testowe, wyniki badań, opinie psychologiczne, pedagogiczne, logopedyczne, protokoły z ćwiczeń i terapii). Proszę o podanie podstawy prawnej lub ewentualne ustalenie kto powinien o tym zdecydować i wskazanie procedury postępowania?

Zgodnie z art. 71 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.) minister właściwy do spraw oświaty i wychowania określa, w drodze rozporządzenia szczegółowe zasady działania publicznych poradni psychologiczno-pedagogicznych, w tym poradni specjalistycznych. Kwestie związane z postępowaniem z materiałami archiwalnymi reguluje ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.). Do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 16 marca 2000 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 48, poz. 546) organem zobowiązanym do ustalania zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, jak również zasad i trybu brakowania innej dokumentacji był Minister Edukacji Narodowej, który wydał w tym zakresie rozporządzenie z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216).

Zgodnie z tym rozporządzeniem dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz dokumentacja napływająca do nich została podzielona na materiały archiwalne, oznaczone symbolem "A" oraz dokumentację nie archiwalną, oznaczoną symbolem "B".  Na gruncie tego rozporządzenia powstało zarządzenie Nr 27 z dnia 1991 r. w sprawie ustalenia ramowego jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji specjalnej dla spraw oświaty (Dz. Urz. MEN Nr 7, poz. 33). W akcie tym ustalono, iż do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację posiadającą wartość historyczną, wchodzącą w skład państwowego zasobu archiwalnego. Dokumentacja określona jako materiał archiwalny przechowywana była w archiwach zakładowych przez okres 25 lat, po czym przekazana została do właściwego archiwum państwowego. Natomiast dokumentacja nie archiwalna, która stanowiła wyłącznie wartość praktyczną podlegała brakowaniu, czyli ocenie jej przydatności po odpowiednim okresie przechowywania. Dokumentacja określona jako nieprzydatna zostawała wydzielona i przekazana na makulaturę.

Obecnie zgodnie z art. 5 ust. 2 ww. ustawy o archiwach organem zobowiązanym do ustalania zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, jak również zasad i trybu brakowania innej dokumentacji jest Minister Kultury. Wobec braku przepisów przejściowych, z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 16 marca 2000 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, akty wykonawcze dotychczas regulujące przedmiotowy zakres spraw formalnie przestały obowiązywać. Do chwili obecnej Minister Kultury nie zrealizował upoważnienia ustawowego, wobec czego właściwym wydaje się przechowywanie dokumentacji przeprowadzonych badań w poradni psychologiczno- pedagogicznej na dotychczasowych zasadach.