Szkoła przechowa nieodebrane świadectwa dojrzałości

W braku odmiennych regulacji obowiązujących szkołę, to szkoła powinna przechowywać nieodebrane świadectwa dojrzałości i dyplomy potwierdzające kwalifikacje. Może, ale nie musi monitować absolwentów o ich odbiór.

Jak postępować z nieodebranymi świadectwami dojrzałości i dyplomami potwierdzającymi kwalifikacje?

Czy szkoła ma obowiązek informowania absolwentów o tym, że nie odebrali dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe?

 

Z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 maja 2010 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. Nr 97, poz. 624 z późn. zm.) - dalej r.ś.d. wynika, że świadectwa dojrzałości i dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe wydają okręgowe komisje egzaminacyjne. Do obowiązków szkoły należy prowadzenie imiennej ewidencji wydanych świadectw i dyplomów (§ 5 ust. 2 r.ś.d.).

Rozporządzenie nie reguluje natomiast zagadnienia, na kim spoczywa obowiązek przechowywania nieodebranych świadectw i dyplomów. Szkoła powinna w związku z tym upewnić się, czy okręgowa komisja egzaminacyjna nie ustanowiła procedury przeprowadzania egzaminu maturalnego i egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie oraz czy procedura ta reguluje postępowanie z nieodebranymi świadectwami i dyplomami. W oparciu o procedurę OKE, szkoła może opracować także własną wewnętrzną procedurę postępowania. Procedura może nakładać na szkołę (dyrektora) obowiązek przechowywania nieodebranych świadectw i dyplomów lub odesłania do OKE tych dokumentów – przy czym ta ostatnia regulacja jest dopuszczalna, gdy OKE nakłada taki wymóg na szkoły.

Przechowywanie wiąże się z obowiązkiem odpowiedniego zabezpieczenia świadectw i dyplomów. Jak każda inna dokumentacja dotycząca przebiegu nauczania, dyplomy i świadectwa powinny być archiwizowane przez 50 lat, gdyż w mojej ocenie należą do kategorii B – 50 w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

Z przepisów nie wynika, że szkoła ma obowiązek wzywania uczniów do odebrania świadectw dojrzałości i dyplomów. Może jednak podjąć działania mające na celu monitowanie uczniów lub rodziców (prawnych opiekunów) na podstawie zaleceń OKE, własnej wewnętrznej procedury lub własnej decyzji.