Elżbieta Linowska – Fragment „Niezbędnika Dyrektora” z „Dyrektora Szkoły” nr 4/2011
Cele i zarządzanie ryzykiem
Jasne określenie misji może sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany.
Misja
Należy rozważyć możliwość wskazania celu istnienia jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji. Misja ministerstwa powinna odnosić się do działów administracji rządowej kierowanych przez ministra, a misja urzędu jednostki samorządu terytorialnego odpowiednio do tej jednostki.
Przykładowe działania:
- opisanie misji w statucie placówki.
- Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
Cele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników. W jednostce nadrzędnej lub nadzorującej należy zapewnić odpowiedni system monitorowania realizacji celów i zadań przez jednostki podległe lub nadzorowane. Zaleca się przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadań z uwzględnieniem kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności.
Należy zadbać o to, aby określając cele i zadania, wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.
Przykładowe działania:
- stworzenie planu nadzoru pedagogicznego na każdy rok szkolny,
- analiza sprawozdań finansowych,
- opracowywanie projektu planu finansowego jednostki,
- planowanie pracy zespołów przedmiotowych, koordynatora ds. bezpieczeństwa itd.
Jakie zagadnienia związane z kontrolą zarządczą sprawiają największe trudności – zapraszam do dyskusji na forum dyrektora szkoły
Identyfikacja ryzyka.
Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. W przypadku działu administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego należy uwzględnić, że cele i zadania są realizowane także przez jednostki podległe lub nadzorowane. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka, należy dokonać ponownej identyfikacji ryzyka.
Przykładowe działania:
- udokumentowanie procesu identyfikacji ryzyka,
- sporządzenie listy zagrożeń.
- Analiza ryzyka
Zidentyfikowane ryzyka należy poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. Należy określić akceptowany poziom ryzyka.
Przykładowe działania:
- oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia dla każdego rodzaju ryzyka,
- oszacowanie potencjalnych strat w przypadku wystąpienia ryzyka,
- opracowanie mapy ryzyka.
Reakcja na ryzyko
W stosunku do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Należy określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.
Przykładowe działania:
- określenie rodzaju reakcji na każde ryzyko,
- opracowanie planu reakcji na poszczególne ryzyko.
Więcej informacji w tym min:
- Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
- Ochrona zasobów
- Informacja i komunikacja
- Monitorowanie i ocena
W„Dyrektorze Szkoły” nr 04/2011