Czy w szkole prywatnej o uprawnieniach szkoły publicznej musi być stosowana instrukcja kancelaryjna?
Jeśli nie, czy może samodzielnie funkcjonować jednolity rzeczowy wykaz akt?
Według mojej opinii w każdej szkole, również w szkole niepublicznej o uprawnieniach szkoły publicznej powinna zostać opracowana procedura obiegu dokumentów. Procedura obiegu dokumentów jest niczym innym, jak instrukcją kancelaryjną. Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz tryb postępowania z aktami w danej jednostce organizacyjnej. Zatem uważam, że jednolity rzeczowy wykaz akt nie powinien stanowić odrębnego dokumentu, a być załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej.
Procedura obiegu dokumentów powinna być zawarta w instrukcji kancelaryjnej. Obieg dokumentów w danej szkole przyjęty w instrukcji kancelaryjnej powinien być dostosowany do jej specyfiki. Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz tryb postępowania z aktami w danej jednostce organizacyjnej, w tym w szkole. Opracowanie i wdrożenie w danej jednostce organizacyjnej instrukcji kancelaryjnej jest bardzo ważne, gdyż w ten sposób zostaje zapewniony jednolity sposób tworzenia akt, ich ewidencjonowania, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą. Instrukcję kancelaryjną w szkole opracowuje się w oparciu o ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375), statut szkoły oraz regulamin organizacyjny szkoły.
Zgodnie z ww. ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wszystkie instytucje państwowe, samorządowe i ich jednostki czyli te podmioty, w których wytwarzana jest dokumentacja archiwalna, zostały zobowiązane do opracowania i stosowania instrukcji. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zatwierdza sporządzone przez powyższe jednostki instrukcje. Należy jednak pamiętać, że Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nie zatwierdza instrukcji kancelaryjnych podmiotów niepublicznych, które podlegają zatwierdzeniu przez dyrektora danej jednostki.
Dokumentacja wytworzona przez instytucje państwowe organy administracyjne i inne państwowe podmioty to tzw. państwowy zasób archiwalny, natomiast dokumentacja tworzona przez podmioty niepubliczne to tzw. niepaństwowy zasób archiwalny. Łącznie, państwowy zasób archiwalny i niepaństwowy zasób archiwalny tworzą tzw. narodowy zasób archiwalny.
W celu sprawnego obiegu dokumentów, ich przetwarzania oraz archiwizowania we wszystkich instytucjach powinna zostać wprowadzona instrukcja kancelaryjna, która ma na celu ułatwienie pracy w danej instytucji, a także pozwala na szybkie odnalezienie danego dokumentu bez względu na fakt, czy znajduje się on w danej instytucji, czy też został on już przekazany do archiwum.
Do podstawowych czynności kancelaryjnych w szkole należy:
1. prowadzenie czynności kancelaryjnych zgodnie z instrukcją i jednolitym rzeczowym wykazem akt,
2. przyjmowanie, ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,
3. prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
4. przygotowanie, rejestracja i wysyłanie korespondencji wychodzącej oraz przesyłek,
5. przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,
6. sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
7. zabezpieczenie i przechowywanie pieczęci, pieczęci urzędowych, druków ścisłego zarachowania i innych dokumentów,
8. przyjmowanie i przekazywanie wiadomości,
9. udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do dyrektora szkoły.
Czynności kancelaryjne w szkole wykonuje sekretariat.
W instrukcji kancelaryjnej należy określić obieg korespondencji. Należy jednak pamiętać, że przyjęty w danej szkole obieg korespondencji w dużej mierze będzie uzależniony od jej wielkości, a niejednokrotnie nawet od jej typu. Zatem obieg korespondencji w danej szkole przyjęty w instrukcji kancelaryjnej powinien być dostosowany do jej specyfiki.
Jeśli nie, czy może samodzielnie funkcjonować jednolity rzeczowy wykaz akt?
Według mojej opinii w każdej szkole, również w szkole niepublicznej o uprawnieniach szkoły publicznej powinna zostać opracowana procedura obiegu dokumentów. Procedura obiegu dokumentów jest niczym innym, jak instrukcją kancelaryjną. Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz tryb postępowania z aktami w danej jednostce organizacyjnej. Zatem uważam, że jednolity rzeczowy wykaz akt nie powinien stanowić odrębnego dokumentu, a być załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej.
Procedura obiegu dokumentów powinna być zawarta w instrukcji kancelaryjnej. Obieg dokumentów w danej szkole przyjęty w instrukcji kancelaryjnej powinien być dostosowany do jej specyfiki. Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz tryb postępowania z aktami w danej jednostce organizacyjnej, w tym w szkole. Opracowanie i wdrożenie w danej jednostce organizacyjnej instrukcji kancelaryjnej jest bardzo ważne, gdyż w ten sposób zostaje zapewniony jednolity sposób tworzenia akt, ich ewidencjonowania, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą. Instrukcję kancelaryjną w szkole opracowuje się w oparciu o ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375), statut szkoły oraz regulamin organizacyjny szkoły.
Zgodnie z ww. ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wszystkie instytucje państwowe, samorządowe i ich jednostki czyli te podmioty, w których wytwarzana jest dokumentacja archiwalna, zostały zobowiązane do opracowania i stosowania instrukcji. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zatwierdza sporządzone przez powyższe jednostki instrukcje. Należy jednak pamiętać, że Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nie zatwierdza instrukcji kancelaryjnych podmiotów niepublicznych, które podlegają zatwierdzeniu przez dyrektora danej jednostki.
Dokumentacja wytworzona przez instytucje państwowe organy administracyjne i inne państwowe podmioty to tzw. państwowy zasób archiwalny, natomiast dokumentacja tworzona przez podmioty niepubliczne to tzw. niepaństwowy zasób archiwalny. Łącznie, państwowy zasób archiwalny i niepaństwowy zasób archiwalny tworzą tzw. narodowy zasób archiwalny.
W celu sprawnego obiegu dokumentów, ich przetwarzania oraz archiwizowania we wszystkich instytucjach powinna zostać wprowadzona instrukcja kancelaryjna, która ma na celu ułatwienie pracy w danej instytucji, a także pozwala na szybkie odnalezienie danego dokumentu bez względu na fakt, czy znajduje się on w danej instytucji, czy też został on już przekazany do archiwum.
Do podstawowych czynności kancelaryjnych w szkole należy:
1. prowadzenie czynności kancelaryjnych zgodnie z instrukcją i jednolitym rzeczowym wykazem akt,
2. przyjmowanie, ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,
3. prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
4. przygotowanie, rejestracja i wysyłanie korespondencji wychodzącej oraz przesyłek,
5. przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,
6. sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
7. zabezpieczenie i przechowywanie pieczęci, pieczęci urzędowych, druków ścisłego zarachowania i innych dokumentów,
8. przyjmowanie i przekazywanie wiadomości,
9. udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do dyrektora szkoły.
Czynności kancelaryjne w szkole wykonuje sekretariat.
W instrukcji kancelaryjnej należy określić obieg korespondencji. Należy jednak pamiętać, że przyjęty w danej szkole obieg korespondencji w dużej mierze będzie uzależniony od jej wielkości, a niejednokrotnie nawet od jej typu. Zatem obieg korespondencji w danej szkole przyjęty w instrukcji kancelaryjnej powinien być dostosowany do jej specyfiki.