Pytanie
Czy zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) – dalej r.i.k. - w poradni psychologiczno-pedagogicznej należy wprowadzić nową instrukcję kancelaryjną?
Czy trzeba uzyskać akceptację archiwum państwowego, czy wprowadzić zarządzeniem dyrektora?
Odpowiedź
odpowiedzi udzielono: 25 stycznia 2012 r.
Według mojej opinii przepisy zawarte w r.i.k. nie dotyczą poradni psychologiczno-pedagogicznych. Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) - u.n.z.a., w poradniach, jako samorządowych jednostkach organizacyjnych instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez archiwum państwowe.
Uzasadnienie
Zgodnie z u.n.z.a. organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, bądź nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. W samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyjątkiem organów gminy oraz urzędów obsługujących te organy, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania tych instrukcji. Jak wynika z § 1 r.i.k., niniejsze rozporządzenie określa instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. W związku z tym, że w tym przypadku mamy do czynienia z placówką prowadzoną przez powiat, w pierwszej kolejności należy ustalić, jakie wyróżniamy organy powiatu, do których odnosi się r.i.k. Otóż zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn.: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.) – dalej u.s.p., organami powiatu są rada powiatu i zarząd powiatu. Z przepisu tego nie wynika więc, że poradnia psychologiczno-pedagogiczna jest organem powiatu, który musi stosować przepisy zawarte w r.i.k. Ponadto zgodnie art. 33b u.s.p. powiatową administrację zespoloną stanowią starostwo powiatowe, powiatowy urząd pracy, będący jednostką organizacyjną powiatu oraz jednostki organizacyjne stanowiące aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży. Zatem i w tym przypadku poradnie nie są zaliczane do powiatowej administracji zespolonej. Mając powyższe na uwadze należy uznać, że po wprowadzeniu r.i.k. poradnie psychologiczno-pedagogiczne, jako samorządowe jednostki organizacyjne powinny stosować dotychczasową instrukcję, która po zatwierdzeniu przez archiwum państwowe została przez dyrektora poradni wprowadzona. Obecnie instrukcje kancelaryjne dla samorządowych jednostek organizacyjnych nie mogą być wprowadzane do stosowania przez wójtów, starostów lub prezydentów miast. Poradnia powinna mieć opracowaną i zatwierdzoną przez archiwum państwowe instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną. Jednolity rzeczowy wykaz akt, który należy stosować w poradni powinien być integralną częścią instrukcji kancelaryjnej stanowiąc jej załącznik. Według mojej opinii instrukcję kancelaryjną należało opracować w oparciu o ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), statut poradni oraz jej regulamin organizacyjny.
Krzysztof Lodziński