Zorganizuj pracę z domu tak, by była efektywna i zgodna z prawem

Obecnie coraz więcej pracodawców decyduje się na wprowadzenie możliwości pracy z domu, tzw. home office. By taka forma wykonywania pracy była zgodna z prawem, pracodawca musi dochować pewnych formalności. Szczegóły wyjaśnia Joanna Stępniak, ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Pracodawca chce wdrożyć system "home office" - "praca w domu". Chce taką formę pracy wykorzystywać incydentalnie, tylko w wyjątkowych, indywidualnych sytuacjach, kiedy pewne obowiązki powinny zostać wykonane, a pracownik nie może lub nie ma możliwości pracy w firmie, np.przez warunki pogodowe, popsuł mu się samochód i nie ma możliwości dojechać do pracy. Wtedy wykonuje pracę w domu. Założenia: praca wykonywana jest na sprzęcie firmowym, przełożony wyznacza zadania do wykonania i później je odbiera, pracownik może pracować poza obowiązującym go rozkładem czasu pracy (pracodawcy zależy na efekcie w danym dniu, ewentualnie na możliwości kontaktu z pracownikiem, a nie godzinach pracy). U pracodawcy funkcjonują organizacje związkowe i Regulamin Wynagradzania/Regulamin Pracy.

• W jaki sposób należy wdrożyć taką formę pracy?
• Jak powinny brzmieć zapisy?
• Jak należy rozliczać czas pracy?
• Czy i jak ewidencjonować czas pracy pracownika?
• Czy należy zaznaczać w rejestrze czasu pracy home office?
• Jak należy postąpić w przypadku, kiedy praca jest wykonywana poza obowiązującym rozkładem czasu pracy?
• Czy jeśli taka forma będzie stosowana w indywidualnych przypadkach (bezpośredni przełożony będzie miał możliwość decydowania), to czy pracodawca nie narazi się aspekt dyskryminacji?
• Jakie są kwestie BHP związane z pracą w domu - stanowisko pracy, wyposażenie, czy stanowisko spełnia wymogi BHP, wypadek przy pracy?

Pracodawca może polecać pracownikom wykonywanie pracy w domu.

Na wstępie wskazać należy, że zgodnie z art. 67⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - dalej k.p., zatrudnianie w formie telepracy polega na regularnym wykonywaniu przez pracownika pracy poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej i przekazywaniu wyników pracy za pośrednictwem tychże środków. A zatem stosunek pracy z wykorzystaniem telepracy różni się od zwykłych stosunków pracy przede wszystkim miejscem wykonywania zadań (są one bowiem wykonywane regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej) oraz sposobem rozliczania się pracownika z tej pracy (pracownik wyniki swojej pracy, przekazuje pracodawcy drogą elektroniczną).

Aby nazwać dany stosunek "telepracą" muszą więc zostać spełnione następujące warunki: po pierwsze, pracownik wykonuje powierzone mu zadania stale poza zakładem pracy, a po drugie z wykonania tych zadań rozlicza się z pracodawcą za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przy czym oba te warunki muszą być spełnione łącznie.

Sporadyczne wykonywanie przez pracownika powierzonych mu zadań w domu nie będzie zatem stanowiło zatrudnienia w formie telepracy. Jeżeli nawet taki pracownik przekazywałby pracodawcy wykonaną przez siebie pracę za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, to w sytuacji, gdy praca w domu ma miejsce jedynie od czasu do czasu, trudno mówić o stałości świadczenia pracy poza zakładem pracy.

Konsekwencją nie uznania takiej pracy jako telepracy jest zwolnienie pracodawcy od obowiązku dostarczenia pracownikowi niezbędnego sprzętu koniecznego do wykonywania pracy w domu, ubezpieczenia tego sprzętu czy też pokrycia kosztów związanych z jego instalacją, eksploatacją i serwisem. Pracownik, który świadczy pracę w domu musi się zatem godzić z tym, że wszelkie poniesione przez niego koszty eksploatacji sprzętu, na którym będzie świadczył pracę w domu (bez względu na to, czy będzie to sprzęt służbowy czy prywatny) będzie musiał ponieść samodzielnie.

Choć możliwości sporadycznego wykonywania pracy w domu nie przewiduje żaden przepis prawa pracy, uznać to należy za prawnie dopuszczalne. Nie budzi wątpliwości, że pracodawca może zgodzić się na pracę w domu, gdy wnioskuje o nią pracownik. W takim przypadku pracodawca i pracownik zawierają pewnego rodzaju porozumienie dotyczące zmiany warunków wykonywania przez pracownika pracy. Umownej zmianie ulega bowiem miejsce wykonywania pracy. W pozostałym zakresie łączący pracownika z pracodawcą stosunek pracy nie ulega żadnej modyfikacji (pozostaje oparty w dotychczas obowiązujących pracownika normach prawnych).

W tym tez kontekście kwestie związane z bhp, przystosowaniem stanowiska pracy czy wypadku przy pracy powinny być interpretowane na takich samach zasadach na jakich przyjmuje się, że pracodawca zapewnia odpowiednie warunki pracy pracownikom odbywającym podróż służbową.

[-DOKUMENT_HTML-]

Pewne wątpliwości budzić może natomiast odgórne zobowiązanie pracownika do wykonywania pracy w domu. Pamiętać bowiem należy, iż w zdecydowanej większości przypadków, w zawartych z pracownikami umowach o pracę, ich miejsca zamieszkania nie zostały określone jako miejsca pracy. Dlatego też praca w domu powinna mieć miejsce na wniosek pracownika (chyba, że w umowach o pracę pracowników, jako miejsce pracy zostało również wpisane ich miejsce zamieszkania).

Ponieważ przepisy prawa pracy nie regulują kwestii sporadycznego wykonywania przez pracowników pracy w domu, przyjąć należy, iż pozostawiają w tym zakresie swobodę stronom stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że nie ma obowiązku regulowania tych kwestii w obowiązujących w zakładzie pracy aktach wewnątrzzakładowych. Nie mniej jednak, unormowanie zasad wykonywania pracy w domu, może być dla obu stron stosunku pracy korzystne. Po pierwsze pracownicy zostaną poinformowani o trybie i zasadach na jakich praca w domu może być wykonywana. Po drugie pracodawca ureguluje powyższe zasady w sposób jednakowy dla wszystkich pracowników, unikając tym samym ewentualnego zarzutu dyskryminacji w zatrudnieniu. Do wprowadzenia nowych zapisów dotyczących zasad świadczenia pracy w domu konieczna jest zmiana regulaminu pracy. Zmiana tego aktu wewnątrzzakładowego wymaga takiego samego trybu jak jego uchwalenie (a zatem wymagana będzie m.in. konsultacja nowych zapisów ze związkami zawodowymi). O treści regulacji dotyczących pracy w domu – o formie w jakiej jest ona polecana czy o formie w jakiej wyrażana jest zgodna pracodawcy na jej wykonywanie – zdecydują zatem pracodawca i działające na terenie firmy związki zawodowe.

Praca wykonywana przez pracownika w domu stanowić przy tym będzie czas pracy pracownika. Zgodnie bowiem z art. 128 k.p., czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (np. w domu jeśli miejsce to wyznaczył pracownikowi pracodawca). Praca taka powinna być ewidencjonowana na takich samych zasadach jak praca w firmie – w ewidencji czasu pracy należy zatem odnotować liczbę faktycznie przepracowanych przez pracownika w domu godzin.

Ponadto jeśli wykonywana będzie poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy stanowić może prace nadliczbową. Zgodnie bowiem z art. 151 § 1 k.p., pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Tym samym, jeżeli praca wykonywana przez pracownika w domu przypadać będzie poza normalnymi godzinami pracy stanowić będzie pracę w godzinach nadliczbowych.