Wielozadaniowcy doświadczają częściej deprymującego stresu (badania pokazują, że mają szybsze tętno), popełniają więcej błędów (lub pomijają ważne informacje), podejmują mniej trafne decyzje, przeszacowują czas trwania danej czynności/zadania. Inne badania mówią, że przełączanie między zadaniami może spowodować 40% utratę wydajności (źródło: American Psychological Association 2006).

Ponad połowa ankietowanych (59,1%, w tym: 52,7% kierowników, 61,3% pracowników) stara się robić jedno zadanie w jednym czasie. Próbę wykonywania wielu zadań jednocześnie podejmuje 40,9% pytanych (47,3% kierowników, 38,7% osób na stanowiskach niekierowniczych). Wielozadaniowość jest również widoczna podczas kontaktów z ludźmi – podobny odsetek badanych (41,9%) zgłosił, że ma trudności z utrzymaniem 100% uwagi na swoim rozmówcy, bo wykonuje inne czynności podczas konwersacji. Co istotne, przeładowanie i przeciążenie zadaniami, objawia się nie tylko spadkiem naszej efektywności, ale również kłopotami z pamięcią - niemal 1/3 ankietowanych (27,9%) nie pamięta, co robiła poprzedniego dnia w pracy. Częściej niż co czwarty respondent ocenił (26,5%), że jego obecny sposób działania wpływa negatywnie na efektywność w pracy.

WIELOZADANIOWOŚĆ NIE OPŁACA SIĘ FIRMOM

Jeśli nieustannie dochodzi do przełączania się między zadaniami, traci się za każdym razem od 10 do 25 minut, tyle bowiem mózg potrzebuje, aby na nowo skupić się w pełni na zadaniu. Może to oznaczać, że w ciągu jednego dnia, w którym zadania są przerywane, np. 10 razy, traci się minimum dwie godziny. Jeśli kultura organizacyjna wymaga, aby być nieustannie pod mailem i telefonem, w firmie nie stosuje się rozwiązań umożliwiających np. odświeżanie poczty w określonym czasie, kilka razy w ciągu dnia, to pracownicy otrzymują wynagrodzenie w dużej mierze nie za efektywnie wykonaną pracę, ale za bycie w stanie ciągłego rozproszenia. Jeśli organizacja chce pracować na wysokim poziomie efektywności powinna całkowicie zrezygnować z multizadaniowości i kultury wspierającej nieustanne przerywanie zadań. Zdecydowana większość respondentów (81,4%) badania „PRACA, MOC, ENERGIA W POLSKICH FIRMACH” cz. II, odpowiedziała, że z łatwością koncentruje uwagę na wykonywanym w danym momencie zadaniu, choć jednocześnie 50,7% pytanych przyznało, że nie potrafi pracować bez konieczności ciągłego sprawdzania poczty mailowej czy odbierania telefonów. Ponad 1/3 ankietowanych zauważa (35,1%), że w pracy jest często rozkojarzona i rozproszona. Badani (83,1%) informują, że zadania, które wykonują są wielokrotnie przerywane przez maile i telefony (w tym: 92,1% kierowników, 80,0% pracowników). Spokój w trakcie wywiązywania się z obowiązków ma zaledwie 16,9% respondentów (w tym 7,9% kierowników, 20% kadry na stanowiskach niekierowniczych).

JAK POLICZYĆ KOSZT ROZPROSZENIA PRACOWNIKÓW?

Można policzyć ile dziennie kosztuje w danym zespole nieustanne dzielenie uwagi między różnymi zadaniami. Jeśli lider zarządza 6-osobowym zespołem i każdy z pracowników ma w ciągu dnia 10 rozproszeń, to firma traci minimum 12 godzin. Warto przemnożyć uzyskany wynik przez średnią stawkę godzinową pracowników.

 „Stare przysłowie mówi, że nie da się trzymać kilku srok za ogon. Żyjemy w czasach deficytu uważności, ciągłego rozpraszania, łudząc się, że multitasking może być efektywny. Badania wskazują, że, pracując koncepcyjnie aż 20-30 minut, musi upłynąć, aby nasz umysł wrócił do tego samego poziomu koncentracji, w jakim znajdował się w momencie, w którym jakiś czynnik zewnętrzny nas rozproszył. To wielkie marnotrawstwo energii i potencjału pracowników. Ogromna jest tutaj rola liderów, którzy mają wpływ na organizację samej pracy, w tym ustalania priorytetów aby to zjawisko ograniczać. Oczywiście w pierwszym kroku, powinni się przyjrzeć swoim praktykom i efektywności osobistej, na ile mogą być dobrym przykładem, jak skutecznie zarządzać swoją energią mentalną.” – komentuje Edward Stanoch, Prezes Zarządzający Aon Hewitt w Polsce.

Źródło: Human Power