Z dniem 1 stycznia 2019 roku wejdzie w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją*. Przedmiotowa ustawa dokona zmian w zasadniczym obszarze związanym z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy będą bowiem mogli przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat.

Dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę (oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), obecnie przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wskazany termin przechowywania dokumentacji osobowej wynika z art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Identyczny 50-letni okres przechowywania obowiązuje w stosunku do akt osobowych, co wynika z art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

 

 

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Na mocy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przedmiotowy termin przechowywania dokumentacji pracowniczej ulegnie skróceniu do 10 lat. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie zatem zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wyjątek od tej zasady będzie mógł być wprowadzony jedynie w drodze odrębnych przepisów.

Przykład:
Umowa o pracę pracownika została rozwiązana 19.10.2019 r. Pracodawca zobowiązany będzie przechowywać jego dokumentację przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu, tj. do 31.12.2029 r.

Uwaga!
Akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą pracodawca, również po zmianie przepisów, zobowiązany będzie przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy danego pracodawcy.

Zakres podmiotowy ustawy

Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej obejmie wszystkich, którzy nawiążą stosunek pracy od 1.01.2019 r.

Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie nowej ustawy zastosowanie znajdą dotychczas obowiązujące przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej nakazujące jej przechowywanie przez okres 50 lat.

Niemniej jednak dla stosunków pracy nawiązanych po 31.12.1998 r. a przed 1.01.2019 r. okres przechowywania dokumentacji osobowej będzie mógł zostać skrócony. Będzie to możliwe po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego zawierającego informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Informacje o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych pracodawca – płatnik składek będzie mógł złożyć do ZUS w każdym czasie. Złożenie oświadczenia będzie decyzją dobrowolną, ale – po rozpoczęciu procesu przekazywania raportów informacyjnych – niepodlegającą zmianie i dotyczącą wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy. Zgodnie bowiem z przepisami złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkować będzie obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych. Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych pracodawca – płatnik składek będzie mógł odwołać jednak tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami obowiązującymi do dnia wejścia w życie ustawy, tj. co do zasady przez 50 lat.

Więcej na temat treści raportu informacyjnego, wydłużenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z uwagi na trwający proces sądowy, przekazania dokumentacji byłemu pracownikowi oraz konieczności sporządzania nowych akt osobowych pracownika w razie ponownego zatrudnienia znajdziesz w komentarzu dostępnym w Serwisie Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych >

----------------------------------------------------------------------------
* Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu.