1. Czym jest regulamin ocen?

Regulamin ocen okresowych jest wewnętrznym aktem prawnym przedsiębiorstwa dotyczącym funkcjonowania systemu ocen. Opisuje krok po kroku zasady systemu ocen i zasady przeprowadzania ewaluacji. Powinien zawierać odpowiedzi na następujące pytania:

  • Na czym polega ocena w danym zakładzie pracy?
  • Jaki przebieg ma ocena?
  • Jaka jest rola poszczególnych podmiotów z zakładzie pracy w trakcie oceny?
  • Kto ocenia i kiedy (jakie są terminy związane z oceną)?
  • Jakie są cele i konsekwencje oceny?
  • Jakie prawa ma osoba oceniana i jakie obowiązki ma osoba oceniająca (odnośnie procedury odwoławczej)?

Niezbędnym punktem regulaminu ocen jest procedura odwoławcza. Powinna być w miarę prosta, przewidywać możliwość przedstawiania argumentów obu stron (ocenianego i oceniającego), powinna również zawierać informację kiedy pracownik nie ma już możliwości dalszego odwoływania się. Należy zadbać o to, aby regulamin był zawsze aktualnym dokumentem – przewodnikiem po systemie ocen, dlatego też powinien być on na bieżąco aktualizowany.

2. Ocena – uporządkowana, jawna i celowa

Przeprowadzając ocenę pracowników, pracodawca musi dobrze wiedzieć, co i w jakim celu chce oceniać u zatrudnionych. Powinien też wyjaśnić ten cel, a także kryteria oceniania pracownikom – to również musi znaleźć się w regulaminie. Należy również pamiętać o zagrożeniu zarzutami dotyczącymi dyskryminacji w zatrudnieniu – położenie osoby ocenianej jest trudniejsze niż przeprowadzającego ocenę. W większości firm i organizacji stosuje się formularze ocen, należy jednak pamiętać, że formularze te niezależnie od ich rodzaju, charakteru i wielkości powinny być tylko jedną z kilku form prowadzonych działań oceniających, są natomiast formą pozwalającą na utrwalenie oraz udokumentowanie (również dla celów dowodowych) przebiegu przeprowadzonej oceny i jej usystematyzowanie w skali komórki lub całej firmy. W kwestii negatywnych ocen jako przyczyn rozstania się z pracownikiem, należy mimo wszystko zachować daleko idącą ostrożność. Sąd może uznać za niesłuszne wypowiedzenie warunków pracy lub płacy albo wypowiedzenie umowy o pracę, gdy negatywna ocena pracownika nie jest potwierdzona w jego aktach osobowych. Procedury ocen, w wielu organizacjach, nie są dostatecznie dopracowane i nie opierają się na odpowiednich merytorycznie kryteriach (podstawach). Przypadkowość i zbyt duży czynnik subiektywizmu – możliwe do wykazania przed sądem pracy – powodują, że sam fakt negatywnej oceny pracownika może okazać się niewystarczający do uzasadnienia jego wypowiedzenia.Dobrze przygotowany regulamin ocen jest potwierdzeniem profesjonalnych i uczciwych założeń praktyki oceniania, a jego poszczególne zapisy powinny potwierdzać intencje pracodawcy.

3. Regulamin – przeciw patologiom w ocenie

Oceny pracownicze mogą, w pewnych okolicznościach, sprzyjać patologiom, dyskryminacji lub mobbingowi. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, w której oceniający, dzięki swoim indywidualnym cechom oraz niedostatkom samego systemu oceniania, koncentruje się na osobie pracownika, a nie na efektach jego pracy. Z tym, że “koncentracja” ta ma w tym wypadku wyłącznie negatywny, dyskryminujący charakter. Dla niektórych szefów ocena wydaje się być doskonałą okazją do pognębienia pracownika. Jeżeli kryteria oceny są określone w sposób subiektywny i ponadto są trudno wymierne, pracownik praktycznie nie ma żadnych możliwości obrony, szczególnie gdy, np. nie przewiduje się żadnych procedur odwoławczych dla systemu ocen. Dlatego też wspomniane na wstępie komentarza elementy regulaminu należy uznać za niezbędne. Im regulacja jest bardziej precyzyjna i szczegółowa, tym większy może być jej wpływ na ograniczenie niekorzystnych zjawisk w ocenie.

4. Kryteria oceniania

Ocena pracownika powinna być dokonana na podstawie obiektywnych kryteriów. Nie jest to łatwe, gdyż informacja w procesie oceniania pochodzi ze źródeł zarówno subiektywnych, jak i obiektywnych. Kryteria te powinny być przede wszystkim znane pracownikowi. Oznacza to, że pracownik nie powinien być “zaskakiwany” dziwnie sformułowanymi elementami oceny. Warto przytoczyć tu orzeczenie Sądu Najwyższego, w którym podkreślono, że pracownik, któremu powierza się określone stanowisko i stawia określone wymagania, powinien być oceniany z punktu widzenia wyznaczonych mu obowiązków i wymagań. Nie mogą natomiast stanowić kryterium oceny jego pracy oczekiwania pracodawcy, o których pracownik nie wie zawierając umowę o pracę i o których pracodawca nie informuje go w czasie trwania stosunku pracy (wyrok SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 428/98; OSNAP z 1999 r., nr 24, poz. 791). Oceniając pracowników pracodawca powinien uwzględnić m.in. stosunek do pracy, wywiązywanie się z powierzonych obowiązków służbowych, wykonywanie poleceń przełożonych, sposób zachowania wobec współpracowników i przełożonych oraz posiadane kwalifikacje. Istotnym elementem opracowania systemu ocen jest również ustalenie jednolitej interpretacji kryteriów oceny – interpretacja ta powinna być znana wszystkim osobom przeprowadzającym ocenę. Dlatego też do formularzy ocen powinny być załączone opisy kryteriów ocen. Istotne jest zapewnienie takiego samego zrozumienia istoty znaczenia poszczególnych kryteriów przez wszystkich oceniających. W regulaminie ocen powinny być natomiast bezwzględnie wymienione obowiązujące w przedsiębiorstwie kryteria ocen (np. w załączniku do tego dokumentu).

5. Negatywne konsekwencje ocen

Ocenianie pracowników polega na wyrażaniu w formie ustnej lub pisemnej osądu o efektach ich pracy, zachowaniach oraz niektórych postawach i cechach osobowych. Taka definicja oznacza, że również z punktu widzenia pracownika oceny okresowe spełniają funkcję ewaluacyjną – dostarczają informacji zwrotnej o ocenie pracy, jej jakości, stopniu wywiązywania się z powierzonych obowiązków. Rezultaty oceny mogą być podstawą uzasadniającą decyzję o zwolnieniu lub likwidacji stanowiska pracy. Znalezienie w procesie oceny pracowników, którzy mogą być określeni jako “najsłabsze ogniwa” organizacji może być jednym z istotnych celów pracodawcy.Ocena pracowników ma na celu określenie w przybliżeniu poziomu sprawności i przydatności zawodowej poszczególnych zatrudnionych w danym okresie. Negatywne konsekwencje oceny, np. powiązanie zwolnienia danego pracownika z pracy z rezultatami ocen, mogą znaleźć się w treści regulaminu ocen.

Pracodawca w różnych sytuacjach i okolicznościach (np. w trakcie restrukturyzacji zakładu pracy) ma prawo dokonywać wyboru, których pracowników chce zatrzymać, a których uważa za niepotrzebnych. Sąd Najwyższy w wyroku z 10 listopada 1997 r. (I PKN 246/97, OSNP, 1998/12/360) stwierdził, że dokonywana restrukturyzacja zakładu, w związku, z którą z przyczyn ekonomiczno-organizacyjnych nastąpiła konieczność zmniejszenia stanu zatrudnienia pracowników uzasadnia wprowadzenie przez pracodawcę kryteriów doboru pracowników, do zwolnienia z pracy.

Należy podkreślić, że ocena sama w sobie nie zastępuje uzasadnienia wypowiedzenia. Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 5 maja 1999 r. (I PKN 670/98, OSNAP 2000/13/510) stwierdził, że warunku podania pracownikowi w piśmie o wypowiedzeniu umowy o pracę jego przyczyny, nie może zastąpić ocena pracodawcy, mimo że przyczyna ta – choć nie została wskazana – była znana pracownikowi. Bez znaczenia jest czy pracownik, któremu złożono wypowiedzenie, znał jego przyczyny z treści rozmów przeprowadzanych ze swymi zwierzchnikami. Zgodnie z art. 30 § 4 k.p. przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie ma być wskazana w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, a ponieważ oświadczenie to powinno nastąpić na piśmie, (art. 30 § 3 k.p.), to wobec tego także i przyczyna wypowiedzenia powinna być ujęta w piśmie lub pismach skierowanych do pracownika.

Osiągnięcie złych wyników w ocenie nie musi automatycznie oznaczać zwolnienia, ale np. w konsekwencji pogorszenie warunków pracy i płacy. Warto tu przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego z 17 lutego 1998 r., w którym podkreślono, że negatywna ocena pracownika, który wskutek niedostatecznego przygotowania zawodowego i praktycznego nie potwierdził zakładanej przez pracodawcę przydatności do pełnienia funkcji kierowniczej, stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenie warunków pracy (I PKN 502/97, OSNAP 1999 r., nr 2, poz. 49). Odnosząc się do kwestii ocen pracowników zajmujących kierownicze i samodzielne stanowiska pracy, Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, iż pracodawca może stosować ostrzejsze kryteria (uchwała SN z 27 czerwca 1985 r., III PZP 10/85, OSNC z 1985, z. 11, Poz. 164; wyrok SN z 2 października 1996 r., OSNAP z 1997 r., nr 10, poz. 163). Zdaniem SN ocenę pracowników można uzależnić od zajmowanego stanowiska. Inne powinny być wymagania wobec pracownika na stanowisku szeregowym, a inne – wobec osób na stanowiskach kierowniczych i samodzielnych.

(...)