Wpływ podatkowych oświadczeń pracowników na obowiązki pracodawcy

W zakresie podatku dochodowego pracodawca ma status płatnika. Tym samym ciąży na nim kilka obowiązków związanych z naliczaniem, poborem i wpłatą podatku. Część tych obowiązków zależna jest od treści oświadczeń pracowniczych.

PIT-2

Formularz PIT-2 to oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jego wzór można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych - dalej r.w.p.d.o.f.

Podstawą składania tego oświadczenia jest art. 32 ust. 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f. Zgodnie z tym przepisem zaliczkę obliczoną od przychodów ze stosunku pracy i zasiłków wypłacanych przez zakład pracy zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że:

1) nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika;

2) nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;

3) nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 u.p.d.o.f. (w przepisie tym jest mowa o zaliczkach od przychodów z najmu i działalności gospodarczej);

4) nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

5) ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

 

Oświadczenia PIT-2 nie składa się, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie. Oświadczenie to zachowuje zatem moc do odwołania.

Otrzymując od pracownika PIT-2 pracodawca pomniejsza zatem miesięczne zaliczki na podatek dochodowy pobierane z wynagrodzenia pracownika i zasiłków wypłacanych przez zakład o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Należy przy tym podkreślić, iż pomniejszenia należy dokonać w każdym przypadku, a więc zarówno wtedy, gdy pracownik w danym miesiącu uzyskał wyłącznie przychody ze stosunku pracy (w tym wynagrodzenie), wyłącznie zasiłki (np. chorobowy) albo oba te świadczenia.

Zgodnie z art. 27 ust. 1 u.p.d.o.f. podatek w pierwszym przedziale skali podatkowej pomniejsza się o kwotę 556,02 zł. Dzieląc tę kwotę przez 12 otrzymamy 46,335 zł. Zasady matematyki nakazują w takim przypadku dokonać zaokrąglenia w górę do 46,34 zł. Minister Finansów i inne organy podatkowe twierdzą, że kwotę miesięczną należy zaokrąglić w dół, co nie znajduje żadnego uzasadnienia, ani prawnego, ani logicznego.

Jednak w praktyce, fakt potrącenia kwoty 46,33 zł lub 46,34 zł nie ma większego znaczenia. Zarówno bowiem podstawę opodatkowania (przychód po odjęciu składek na ubezpieczenia społeczne), jak i podatek zaokrągla się do pełnego złotego, a na dodatek na koniec roku w zeznaniu rocznym i tak można potrącić jedynie kwotę 556,02 zł.

Należy także zwrócić uwagę, iż zgodnie z art. 32 ust. 3 u.p.d.o.f. PIT-2 składa się przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym. W efekcie w przypadku, gdy np. pracownik prowadził działalność gospodarczą i zakończył ją w trakcie roku, PIT-2 powinien złożyć dopiero w styczniu roku następnego, a jeżeli złoży go wcześniej, pracodawca powinien zacząć pomniejszać podatek o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek dopiero od początku następnego roku (nie wynika to jednak wyraźnie z przepisów).

 

Kolejna kwestia, to wypłaty po ustaniu stosunku pracy. Warto zaznaczyć, że wraz z ustaniem stosunku pracy ustają także obowiązki pracownika - nie musi on odwoływać chociażby oświadczeń złożonych w trakcie trwania stosunku pracy. Jednocześnie pracownik mógł już wskazać nowego płatnika zobowiązanego i uprawnionego do potrącania 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Tym samym pracodawca nie powinien moim zdaniem uwzględniać tej kwoty przy wypłatach dokonywanych po ustaniu zatrudnienia. Jeżeli jednak wypłaty następują wciąż w tym samym roku znaleźć można mocne argumenty przemawiające za jej potrącaniem.

 

Ciekawa sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika zostało ustalone w kwocie netto. Kwota ta oznacza kwotę brutto pomniejszoną o składki ZUS w części finansowanej przez pracownika oraz podatek dochodowy. Tymczasem elementem kalkulacji podatku jest także odliczanie 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Tym samym mając wynagrodzenie ustalone w kwocie netto, pracownik nie powinien składać PIT-2. Czy go złoży, czy nie, jego miesięczna kwota netto pozostanie bez zmian. Nieskładając PIT-2 pracownik będzie mógł jednak uzyskać w zeznaniu rocznym zwrot kwoty 556,02 zł. Należy przy tym podkreślić, iż złożenie PIT-2 nie jest obowiązkiem, tylko prawem pracownika (pracownik nie musi go składać, nawet jeśli spełnia warunki do jego złożenia).

Oświadczenie o rozliczeniu łącznym

 

Każda z osób fizycznych jest odrębnym podatnikiem. W niektórych przypadkach istnieje jednak możliwość rozliczenia łącznego. Wspólnie mogą rozliczać się małżonkowie lub rodzice z dziećmi na podstawie art. 6 u.p.d.o.f.

Zgodnie z art. 6 ust. 2-3 u.p.d.o.f., małżonkowie podlegający nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (a więc mający miejsce zamieszkania w Polsce), między którymi istnieje przez cały rok podatkowy wspólność majątkowa, pozostający w związku małżeńskim przez cały rok podatkowy mogą być na wspólny wniosek wyrażony w zeznaniu podatkowym (wniosek taki może złożyć tylko jeden małżonek), opodatkowani łącznie od sumy swoich dochodów, po uprzednim odliczeniu, odrębnie przez każdego z małżonków, kwot odejmowanych od dochodu. W tym przypadku podatek określa się na imię obojga małżonków w podwójnej wysokości podatku obliczonego od połowy łącznych dochodów małżonków.

W myśl art. 6 ust. 4-4a u.p.d.o.f., od dochodów rodzica lub opiekuna prawnego, podlegającego nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, będącego panną, kawalerem, wdową, wdowcem, rozwódką, rozwodnikiem albo osobą, w stosunku do której orzeczono separację w rozumieniu odrębnych przepisów, lub osobą pozostającą w związku małżeńskim, jeżeli jej małżonek został pozbawiony praw rodzicielskich lub odbywa karę pozbawienia wolności, jeżeli ten rodzic lub opiekun w roku podatkowym samotnie wychowuje dzieci:

1) małoletnie,

2) bez względu na ich wiek, które zgodnie z odrębnymi przepisami otrzymywały zasiłek (dodatek) pielęgnacyjny lub rentę socjalną,

3) do ukończenia 25 roku życia uczące się w szkołach, o których mowa w przepisach o systemie oświaty, przepisach o szkolnictwie wyższym lub w przepisach regulujących system oświatowy lub szkolnictwo wyższe obowiązujących w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie, jeżeli w roku podatkowym nie uzyskały dochodów podlegających opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 lub art. 30b u.p.d.o.f. w łącznej wysokości przekraczającej kwotę stanowiącą iloraz kwoty zmniejszającej podatek oraz stawki podatku, określonych w pierwszym przedziale skali podatkowej, z wyjątkiem renty rodzinnej

- podatek może być określony na wniosek wyrażony w rocznym zeznaniu podatkowym, w podwójnej wysokości podatku obliczonego od połowy dochodów osoby samotnie wychowującej dzieci, z tym że do sumy tych dochodów nie wlicza się dochodów (przychodów) opodatkowanych w sposób zryczałtowany na zasadach określonych w tej ustawie.

Pod pewnymi warunkami z rozliczenia łącznego mogą skorzystać także podatnicy, którzy mają miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo w Konfederacji Szwajcarskiej. Jednocześnie w niektórych przypadkach rozliczenie łączne jest niedostępne - np. jeżeli małżonek, opiekun lub dziecko jest opodatkowane podatkiem liniowym.

Przechodząc do zasad ustalania zaliczki na podatek dochodowy należy zauważyć, iż zaliczki obliczane przez pracodawcę za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

1) za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali (85.528 zł) - 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;

2) za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1 - 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Taki sposób obliczania zaliczek powoduje, że w przypadku przekroczenia progu, praktycznie zawsze na koniec roku będzie podatek do zapłaty.

 

Taka konstrukcja ustalania zaliczek na podatek dochodowy przy uwzględnieniu dopuszczalności rozliczenia łącznego na koniec roku prowadziłaby do niewspółmierności sumy zaliczek do wielkości podatku rocznego. Z tego powodu ustawodawca wprowadził w art. 32 ust. 1a u.p.d.o.f. zasadę umożliwiającą obniżenie podatku. Zgodnie z tym przepisem jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie (brak oficjalnego wzoru), że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź z samotnie wychowywanym dzieckiem, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1) dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej;

2) dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Płatnicy, którym podatnik złożył powyższe oświadczenie pobierają zaliczki według zmienionych zasad począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie. W razie faktycznej zmiany stanu upoważniającego do obniżki zaliczek lub utraty możliwości do opodatkowania dochodów zgodnie z art. 6 u.p.d.o.f. (np. ustania małżeństwa), podatnik jest zobowiązany poinformować o tym płatnika. W tym przypadku od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik przestał spełniać warunki do obniżki zaliczek, zaliczki są pobierane według zasad ogólnych.

Warto przy tym podkreślić, iż złożenie powyższego oświadczenia nie zobowiązuje podatnika do rozliczenia łącznego - takie rozliczenie pozostaje prawem, a nie obowiązkiem pracownika. Dodatkowo należy podkreślić, iż uwzględniając fakt, iż niewielu Polaków na etacie przekracza próg podatkowy, oświadczenie takie w większości przypadków praktycznie nic nie daje, a na dodatek należy składać je co roku.

@page_break@

 

Podwyższone koszty uzyskania

 

W myśl art. 22 ust. 2 u.p.d.o.f. koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1) wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1.335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

2) nie mogą przekroczyć łącznie 2.002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

3) wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1.668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

4) nie mogą przekroczyć łącznie 2.502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Potocznie koszty powyższe nazywane są kosztami zwykłymi (111,25 zł) i podwyższonymi (139,06 zł), przy czym koszty zwykłe są kosztami domyślnymi. Zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku zamieszkiwania w innej miejscowości niż znajduje się zakład pracy (brak oficjalnego wzoru) - zob. art. 32 ust. 5 u.p.d.o.f. Oświadczenie to zachowuje ważność do odwołania, czyli nie składa się go ponownie, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie. Jeżeli natomiast podatnik zawiadomi pracodawcę, że jego miejsce zamieszkania uległo zmianie, pracodawca zaprzestaje potrącania kosztów podwyższonych.

Problematyczne jest także naliczania kosztów podwyższonych kosztów uzyskania po ustaniu stosunku pracy. Niewątpliwie bezpieczniej jest potrącać koszty zwykłe. Były pracownik mógł bowiem się już przeprowadzić, a nie będąc pracownikiem nie musi nas o tym informować. Z drugiej strony skoro złożył stosowne oświadczenie, to obowiązuje ono do odwołania, skoro więc pracownik nie odwołał go, istnieją podstawy do naliczania kosztów podwyższonych także po ustaniu stosunku pracy.

Chyba największym problemem wielu pracowników jest jednak ustalenie miejsca zamieszkania. Pracownicy jako miejsce zamieszkania podają często miejsce zameldowania, mimo że faktycznie mieszkają w innej miejscowości.

 

Podkreślić należy, że adresem podatkowym jest adres zamieszkania. Jeżeli zatem pracownik mieszka w innej miejscowości niż jest zameldowany powinien zgłosić ten fakt w urzędzie skarbowym i opłacać podatek według miejsca zamieszkania. Problem jednak w tym, że pracownicy często wynajmują mieszkania, a ci, którzy wynajmują, zdarza się, że robią to bezumownie („na czarno”), wobec czego nie mogą zgłosić takiego adresu. Należy jednak podkreślić, iż przepis art. 32 ust. 5 u.p.d.o.f. jest dość kategoryczny i zobowiązuje pracodawcę do naliczania kosztów podwyższonych, jeżeli pracownik złoży stosowne oświadczenie. Jednocześnie przepisy nie przewidują możliwości weryfikacji tego oświadczenia.

Należy przy tym podkreślić, iż prawo do kosztów podwyższonych istnieje z mocy ustawy. W efekcie, jeżeli pracownik przy ustalaniu zaliczek miał potrącane koszty zwykłe, ale przysługują mu koszty podwyższone, ma prawo wykazać koszty podwyższone w zeznaniu rocznym.

Na koniec wypadałoby jeszcze powiedzieć, co dają pracownikowi podwyższone koszty uzyskania. Koszt uzyskania jest to w uproszczeniu kwota, od której nie płaci się podatku. W efekcie pracownik, który ma koszty zwykłe oszczędza miesięcznie ok. 20 złotych (111,25 zł * 18% = 20,025 zł) lub ok. 35 zł (111,25 zł * 32% = 35,6 zł). Przy kosztach podwyższonych daje to oszczędność odpowiednio ok. 25 zł (139,06 * 18% = 25,0308 zł) lub 45 zł (139,06 * 32% = 44,4992 zł). W efekcie prawdziwa korzyść z kosztów podwyższonych to 5,01 zł lub 8,90 zł (zaokrąglając do pełnego grosza, a nie uwzględniając zasad zaokrąglania podstawy opodatkowania i podatku). Oczywiście wszyscy będziemy zgodni, że kwota taka nie wystarczy na pokrycie kosztów dojazdu do pracy, powrotu i tak średnio przez 21 dni roboczych w miesiącu.

Na dodatek koszty te są po prostu niesprawiedliwe, co ilustruje poniższy przykład.

 

Przykład

Pracownik mieszka w Sopocie przy granicy z Gdańskiem. Do pracy ma bardzo blisko - kilkadziesiąt metrów. Okazuje się jednak, że idąc do pracy (spacerem ok. 1 minuty) przemieszcza się do innej miejscowości - miejsce pracy znajduje się już bowiem na terenie Gdańska. W efekcie ma on prawo do podwyższonych kosztów uzyskania. Jego kolega z pracy mieszka w Gdańsku, a z okna mieszkania widzi rafinerię (dla niewtajemniczonych - przeciwległa strona Gdańska). Do pracy ma dużo dalej, a dojazd zajmuje mu dużo więcej czasu. Mimo to ma prawo jedynie do kosztów zwykłych.

 

W efekcie korzyść pracownika jest wręcz śmieszna i nie zawsze sprawiedliwa, a pracodawca ma w związku z tym tylko więcej obowiązków. Można zatem się spodziewać, że wcześniej lub później koszty ze stosunku pracy zostaną zmienione.

 

PIT-12

 

Kolejne oświadczenie pracownika, to PIT-12, czyli oświadczenie dla celów dokonania rocznego obliczenia podatku dochodowego od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym składane na postawie art. 37 u.p.d.o.f.

Zasadą jest, że pracodawca na koniec roku sporządza i przekazuje do urzędu skarbowego i pracownika PIT-11 (zob. art. 39 u.p.d.o.f.). Jest to informacja umożliwiająca pracownikowi samodzielne sporządzenie zeznania rocznego i rozliczenie się z podatku.

W niektórych przypadkach pracownik może zmusić pracodawcę do dokonania rozliczenia za niego na formularzu PIT-40, musi jednak spełnić kilka warunków. Po pierwsze powinien złożyć PIT-12. Formularz ten należy złożyć przed dniem 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym (a nie jak się to zazwyczaj podaje do 10 stycznia). W praktyce oznacza to, że formularz ten powinien być złożony do 9 stycznia, a jeżeli jest to dzień wolny od pracy, nawet wcześniej. W praktyce jednak pracodawcy zazwyczaj przyjmują zgłoszenia do 10 stycznia włącznie, a niejednokrotnie respektują nawet formularze złożone po tej dacie.

Należy przy tym podkreślić, iż rozliczając rok 2011 należy złożyć PIT-12 na nowym wzorze określonym w przepisach r.w.p.d.o.f. (wersja 5). Jeżeli jednak pracownik złożył formularz do 31 grudnia 2011 r. powinien użyć wersji 4.

W formularzu PIT-12 podatnik składa tak naprawdę kilka oświadczeń. Po pierwsze stwierdza, że uzyskiwał dochody opodatkowane według skali podatkowej wyłącznie u danego pracodawcy - uzyskiwanie innych dochodów powoduje, że pracownik musi rozliczyć się sam, wobec czego PIT-12 staje się bezprzedmiotowy.

 

Należy przy tym podkreślić, prawo do złożenia PIT-12 nie jest uzależnione od przepracowania całego roku u danego pracodawcy. Jeżeli pracownik przepracował tylko część roku, a spełni wszystkie warunki, może zażądać rozliczenia na PIT-40.

Składając PIT-12 pracownik musi zdawać sobie sprawę z utraty prawa do ulg (w tym ulgi rodzinnej, czy na internet) - w PIT -40 można bowiem odliczyć jedynie:

1) w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika (odliczenie od dochodu bez wniosku pracownika);

2) zwrócone płatnikowi świadczenia, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 5 u.p.d.o.f. - jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek (odliczenie od dochodu na wniosek pracownika);

3) kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej w roku podatkowym ze środków podatnika (odliczenie od podatku bez wniosku pracownika, nie więcej niż 7,75% podstawy wymiaru składki).

Rozliczenie przez pracodawcę na PIT-40 pozbawia także pracownika możliwości rozliczenia wspólnie z małżonkiem lub samotnie wychowywanym dzieckiem.

W PIT-12 pracownik oświadcza także, że nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, ale z jednym wyjątkiem. W PIT-40 pracodawca dolicza bowiem do podatku ustalonego według skali podatkowej otrzymany za jego pośrednictwem zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Jak to już zostało powiedziane w odpowiedzi na złożenie przez pracownika PIT-12, pracodawca sporządza i przekazuje do urzędu skarbowego pracownika i do podatnika roczne obliczenie podatku PIT-40 - ma na to czas do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Sporządzając ten formularz pracodawca uwzględnia tak zwane dojazdowe koszty uzyskania przychodów. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 11 u.p.d.o.f., jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy, są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Oczywiście pracownik musi udokumentować przed pracodawcą wysokość poniesionych kosztów uzyskania.

 

Podatek wynikający z obliczenia rocznego przez płatnika (PIT-40) jest podatkiem dochodowym należnym od podatnika za dany rok, chyba że naczelnik urzędu skarbowego wyda decyzję określającą inną wysokość zobowiązania w podatku dochodowym.

Pomiędzy sumą zaliczek, a należnym podatkiem mogą wystąpić rożne zależności - małe różnice wynikają zazwyczaj z zasad zaokrąglania podstawy opodatkowania i podatku. Wpływ na różnicę będzie miało także przekroczenie progu, potrącenie kosztów dojazdowych itd.

Jeżeli wystąpi niedopłata podatku, brakującą kwotę, stanowiącą różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia, pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego. W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Jeżeli natomiast z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je na koniec roku w deklaracji PIT-4R.

Obowiązek dokonywania zwrotu nadpłat w gotówce jest dość kuriozalny w sytuacji, gdy większość rozliczeń między pracodawcą i pracownikiem następuje bezgotówkowo (przelew). Trzymając się ściśle zapisów ustawy w przypadku takiej nadpłaty przekraczającej zaliczkę za marzec pracodawca powinien zatem przelać pracownikowi wynagrodzenie na konto (przy założeniu, że tak wypłaca wynagrodzenie), a dodatkowo wypłacić nadpłatę w gotówce. Na całe szczęście organy podatkowe wykazują w omawianym przypadku zdrowy rozsądek i tolerują wypłatę nadpłaty na konto pracownika.

Powyższe powoduje, że można powiedzieć o zdecydowanej dominacji PIT-11 nad PIT-40. Pracownicy bowiem często dorabiają sobie w innych miejscach, korzystają z ulg (w tym na internet i rodzinnej), dokonują rozliczeń łącznych. W efekcie w wielu zakładach pracy pracodawca nie otrzymuje żadnego PIT-12 lub otrzymuje ich znikomą ilość i bardzo sobie to chwalą. Niewątpliwie bowiem łatwiej i szybciej jest zrobić informację PIT-11, niż roczne obliczenie podatku PIT-40. Na całe szczęście ustawodawca zrezygnował (miejmy nadzieję, że bezpowrotnie) z zamiany biegunów - swego czasu był projekt, aby to PIT-40 był zasadą, a PIT-11 wyjątkiem.