Wnioski urlopowe nie muszą być składane w formie papierowej

Pracodawca będzie korzystał z nowej bazy nieobecności.Podczas testów zauważono, że nie ma opcji drukowania wniosków urlopowych. Czy w takiej sytuacji pracownik musi złożyć papierowy wniosek o urlop?Jeżeli nie, to w przypadku awarii bazy elektronicznej jak udowodnić pracownikowi że był na urlopie?

Odpowiedź: Wnioski urlopowe nie muszą być składane w formie papierowej. Fakt korzystania z urlopu należy odnotować w karcie ewidencji czasu pracy.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 163 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem. W obu przypadkach pracodawca obowiązany jest wziąć pod uwagę wnioski pracowników odnośnie preferowanego terminu wykorzystania urlopu. Ostateczna decyzja w przedmiocie udzielenia pracownikowi urlopu należy do pracodawcy, nie oznacza to jednak, że pracodawca może wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy bez jego wniosku. Wyjątek w tym zakresie dotyczy urlopu zaległego, do wykorzystania którego pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika nawet bez jego zgody.
Wniosek pracownika, w którym wskazuje on datę planowanego odpoczynku jest więc koniecznym elementem procedury udzielania urlopów wypoczynkowych. Przepisy k.p. nie określają jednak formy, w jakiej powinny być składane wnioski urlopowe. Kwestia ta powinna zostać uregulowana na szczeblu przepisów wewnątrzzakładowych. To od decyzji pracodawcy zależy, czy będzie wymagał składania wniosków na piśmie, czy też wybierze inną formę zarządzania wnioskami urlopowymi. Formalnie nie ma zatem przeciwwskazań aby pracodawca uregulował zasady udzielania urlopów wypoczynkowych wprowadzając elektroniczny system obiegu wniosków urlopowych.
Należy pamiętać, że informacja o dniach, w których pracownik korzystał z urlopu musi znaleźć się w ewidencji czasu pracy, prowadzonej w formie imiennej karty, odrębnie dla każdego pracownika (§ 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz. U. Nr 62, poz. 286). Jeżeli ewidencja prowadzona jest w formie elektronicznej (również w tym przypadku przepisy nie określają, w jakiej formie należy prowadzić ewidencję czasu pracy), pracodawca powinien zadbać o należyte zabezpieczenie gromadzonych danych, tak aby w razie awarii systemu był w stanie odzyskać utracone dane.

 Katarzyna Pietruszyńska

Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych