W której deklaracji ZUS należy uwzględniać L-4 pracowników?

Pracodawca wypłaca pracownikowi niezdolnemu do pracy z powodu choroby wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia - za okres niezdolności do pracy trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Zgodnie z regulaminem wynagrodzenie wypłacane jest piątego następnego miesiąca za miesiąc ubiegły.

W której deklaracji ZUS należy uwzględniać L-4 pracowników?

Czy w deklaracji za miesiąc nieobecności pracownika z powodu choroby należy wykazać w RSA nieobecność w datach z podstawą 0 a następnie w deklaracji za miesiąc wypłaty świadczenia chorobowego uwzględnić jeszcze raz te daty ale już z kwotą?

Po zakończeniu każdego miesiąca pracodawca jako płatnik składek ma obowiązek przekazania do ZUS-u imiennych raportów miesięcznych.

Po zakończeniu każdego miesiąca pracodawca jako płatnik składek ma obowiązek przekazania do ZUS-u imiennych raportów miesięcznych. Są to między innymi raporty:

- ZUS RCA, w którym płatnik rozlicza składki należne za ubezpieczonych ustalone od podstawy wymiaru składek, którą stanowi przychód pracownika,

- ZUS RSA, w którym płatnik wykazuje informacje w wypłaconych pracownikom świadczeniach (np. wynagrodzenie chorobowe, zasiłki) i przerwach w opłacie składek ubezpieczeniowych (np. pobyt na L-4).

Powyższe raporty stanowią załącznik do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Okres pobierania przez pracownika wynagrodzenia chorobowego pracodawca wykazuje w imiennym miesięcznym raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 331. W raporcie tym wpisuje także liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat oraz kwotę wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego. Od takiej wypłaty należna jest też składka zdrowotna. Trzeba ją rozliczyć w raporcie składkowym ZUS RCA. Gdy pracownik, który był niezdolny do pracy z powodu choroby, przepracował tylko przez część miesiąca i otrzymał w danym miesiącu wynagrodzenie za czas pracy i wynagrodzenie chorobowe, to składki na ubezpieczenia społeczne pracodawca nalicza wyłącznie od wynagrodzenia za pracę. Kwotę wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego wlicza natomiast do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i nalicza ją od łącznej wartości (tj. od sumy wynagrodzenia za pracę pomniejszonego o składki społeczne finansowane przez pracownika i wynagrodzenia chorobowego). Naliczone w ten sposób składki (społeczne i zdrowotną) wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA.

Wypłacając pracownikowi wynagrodzenie chorobowe pracodawca powinien je wykazać w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym je wypłacił.

Również okres pobierania przez pracownika zasiłku chorobowego pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA. Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego wykazuje się z kodem świadczenia/przerwy 313. Kody określające rodzaj świadczeń chorobowych zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów.

Zasadniczo okres, za który pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy, pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym wypłacono mu ten zasiłek (nie nalicza od tego zasiłku żadnych składek). Inaczej jednak należy postąpić w sytuacji, gdy świadczenie takie wypłaca ZUS. W tym przypadku imienny raport ZUS RSA pracodawca składa za miesiąc, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, niezależnie od tego, kiedy ZUS dokona wypłaty zasiłku. W raporcie tym pracodawca nie wykazuje wówczas kwoty zasiłku chorobowego (pole "Kwota" pozostawia puste lub wpisuje 0,00) oraz nie wypełnia pola "Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat".

Przy całomiesięcznym zwolnieniu lekarskim pracownika obowiązek sporządzenia za niego raportu ZUS RCA zależy od tego, czy przerwa chorobowa wykazana w raporcie ZUS RSA, obejmująca cały miesiąc, dotyczy tego samego okresu, za który sporządzane są dokumenty rozliczeniowe, czy też innego. Mianowicie: jeśli całomiesięczna przerwa w opłacaniu składek ZUS, wykazana w raporcie ZUS RSA, dotyczy tego samego miesiąca, za który pracodawca składa komplet dokumentów rozliczeniowych i pracownikowi nie wypłacono w tym miesiącu żadnych wypłat podlegających oskładkowaniu, wówczas pracodawca składa za niego wyłącznie raport ZUS RSA (nie sporządza wtedy tzw. zerowego raportu ZUS RCA). Jeśli natomiast przerwa w opłacaniu składek ZUS, wykazana w raporcie ZUS RSA, dotyczy całego miesiąca, ale innego niż ten, za który jest składany komplet dokumentów rozliczeniowych i pracownikowi w miesiącu tym nie dokonano żadnych wypłat podlegających oskładkowaniu, wtedy pracodawca powinien złożyć za pracownika, oprócz raportu ZUS RSA, również zerowy raport ZUS RCA.

W przypadku wypłaty wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego w jednym miesiącu, pracodawca (będący płatnikiem zasiłków) sporządza za pracownika, za ten miesiąc, zarówno raport ZUS RSA, jak i raport składkowy ZUS RCA. Jeśli pracownik w miesiącu tym, poza wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem chorobowym, nie otrzymał żadnych innych wypłat, wówczas w składanym za niego za ten miesiąc raporcie ZUS RCA, pracodawca nalicza mu - od kwoty wynagrodzenia chorobowego - składkę zdrowotną. Natomiast w raporcie ZUS RSA wykazuje odrębnie okres pobierania zasiłku chorobowego oraz wynagrodzenia za czas choroby.

Podstawa prawna: art. 41 ust. 1-3 ustawy z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - dalej u.ś.p.