W jakim terminie pracownik powinien dostarczyć pracodawcy zaświadczenie o porodzie lub jeśli szpital nie wydaje takiego zaświadczenia - skrócony odpis aktu urodzenia? Do kiedy należy zgłosić fakt rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego do ZUS? Czy wcześniej, zanim pracownik dostarczy taki dokument, powinien złożyć podanie do pracodawcy o udzielenie urlopu macierzyńskiego (z dniem porodu)?
Zgłoszenie do ZUS faktu korzystania przez pracownika z urlopu następuje poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym. Prawo do urlopu macierzyńskiego co do zasady nie jest uzależnione od złożenia jakiegokolwiek dokumentu pracodawcy. Prawo do tego urlopu powstaje z mocy prawa przez sam fakt urodzenia dziecka w trakcie trwania stosunku pracy. Pracownica nie musi składać żadnego w tym zakresie wniosku, a pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu. Sam fakt przewidywanej daty porodu lub urodzenia dziecka – zgodnie z art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 z późn. zm.) następuje w następującej formie: "Przewidywaną datę porodu określa zaświadczenie wystawione przez lekarza na zwykłym druku, datę porodu zaś dokumentuje się skróconym odpisem aktu urodzenia dziecka". Ze względu na brak szczególnych terminów zgłoszenia należy uznać, że obowiązują terminy takie jak dla zgłaszania niezdolności do pracy z powodu choroby. Osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego należy zgłaszać do ubezpieczeń poprzez wykazanie w imiennym raporcie miesięcznym, składanym w terminie przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Terminem zgłoszenia jest zatem termin składania miesięcznych raportów. Pracodawca nie wypłacający samodzielnie zasiłku zgłasza fakt urlopu macierzyńskiego do ZUS na formularzu ZUS – Z3.