W aktach osobowych pracownika nie przechowuje się oryginałów dokumentów

Zgodnie z przepisami określającymi zasady prowadzenia akt osobowych pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów, przypominaKatarzyna Pietruszyńska, ekspertSerwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii - § 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej r.z.d.p.

 

Pracodawco, sprawdź jakich dokumentów nie może zabraknąć w twoim zakładzie pracy

 

Jeżeli więc przykładowo pracownik przedstawi pracodawcy dokument potwierdzający fakt posiadania określonych kwalifikacji zawodowych to pracodawca może wykonać jego kopię i załączyć ją do akt osobowych, natomiast oryginał dokumentu powinien zwrócić pracownikowi. Przywołany wyżej przepis mówiący o przechowywaniu w aktach osobowych kopii lub odpisów składanych dokumentów służy zabezpieczeniu interesów pracownika, który ma prawo zachować oryginał wydanego mu dokumentu.

Nie oznacza to jednak, że w aktach osobowych mogą być przechowywane wyłącznie kserokopie dokumentów. W określonych przypadkach przepisy z góry przewidują sporządzenie danego dokumentu w więcej niż jednym egzemplarzu, z których jeden przeznaczony jest dla pracownika a drugi dla pracodawcy. I tak umowę o pracę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych (§ 2 ust. 1 r.z.d.p.). Podobnie jest w przypadku orzeczeń lekarskich wydanych na podstawie wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, które sporządzane są w dwóch egzemplarzach – jeden przeznaczony jest dla pracownika, drugi dla pracodawcy - § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 69, poz. 332 z późn. zm.).

 

Czytaj: Nie wszystkie dokumenty pracownicze trzeba archiwizować przez 50 lat

 

W aktach osobowych przechowuje się także odpis zaświadczenia o ukończeniu okresowego szkolenia z zakresu bhp - drugi egzemplarz zaświadczenia otrzymuje pracownik - § 16 ust. 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 180, poz. 1860 z późn zm.)

 

Publikację "Dokumenty pracownicze. Wzory i komentarze" możesz zamówić w księgarni internetowej profinfo.pl