Jeśli dokumenty potwierdzające zatrudnienie zabrała powódź, były pracodawca ogłosił upadłość albo nie zabezpieczył akt osobowych i płacowych to pracownicy mogą mieć problem. Zwłaszcza wtedy, gdy wypełniają wniosek o emeryturę, rentę, świadczenie przedemerytalne czy ustalenie kapitału początkowego, i chcą udowodnić staż pracy i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem.
- Jeśli ktoś nie ma dokumentów świadczących o pracy przed 1999 rokiem, to trzeba sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie chociażby pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku czy legitymacji ubezpieczeniowej warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia Iwona Kowalska-Matis z ZUS.
Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć zasoby świadczące o angażach pracowników. Mogą to być spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.
Cena promocyjna: 102 zł
|Cena regularna: 102 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
Gdzie szukać?
Najłatwiej mają osoby, których pracodawca ciągle istnieje. Wtedy powinien wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu, ale też o osiąganych zarobkach. Jeśli jednak zakładu już nie ma i nie ma też następcy prawnego takiego przedsiębiorstwa, to informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą prowadzimy na naszej stronie internetowej.
- Taki kłopot może ominąć osoby, które pracowały w zakładach do 20 zatrudnionych, bo taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych – dodaje Iwona Kowalska-Matis.
Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej”. Są tam też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Taki katalog jest dostępny dla klientów ZUS w każdej placówce i na stronie internetowej: Baza ZUS.
Wielu przyszłych emerytów może szukać dokumentacji z niepaństwowych jednostek organizacyjnych, partii politycznych, związków wyznaniowych, organizacji społecznych czy spółdzielczych. Te podmioty ustalają jednak własne zasady postępowania z dokumentacją osobową. Natomiast dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.
Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płac od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.
Czytaj też: Zniesienie 30-krotności kolejny raz realnie powraca
Skrajne przypadki
Rzecznik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Wojciech Andrusiewicz zwraca uwagę, że w niektórych przypadkach pomocne w udokumentowaniu okresów pracy mogą być zeznania świadków. - Najlepiej pracowników na równorzędnym stanowisku. W tej sytuacji Zakład może wziąć pod uwagę te zeznania. Jednak przyjmujemy wówczas minimalne wynagrodzenie, obowiązujące w danym czasie - podkreśla.
Jak zaznacza, w skrajnych sytuacjach warto zwrócić się do sądu. - Można odwołać się od naszej decyzji. Sąd ma większe możliwości przy ustalaniu stażu i wysokości składek. Sąd dzięki zeznaniom może wziąć pod uwagę wysokość wynagrodzenia, a tym samym zwiększyć świadczenie. ZUS nie może tego zrobić - zastrzega rzecznik.
Cena promocyjna: 102 zł
|Cena regularna: 102 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
To się liczy
Przy ustalaniu emerytury, renty czy świadczenia emerytalnego liczą się pisemne zaświadczenia pracodawcy, świadectwa pracy i legitymacje ubezpieczeniowe z wpisami o dacie rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaju i wymiarze czasu pracy oraz orzeczenia sądu.
To jednak nie wszystkie dowody, które świadczą o stażu i zarobkach. Istotne mogą się też okazać dowody pośrednie, czyli umowy o pracę i aneksy umów, wpisy w książeczkowym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe czy wręcz pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie zatrudnienia na przykład o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu udzieleniu urlopu. Oczywiście takie dokumenty będą przydatne, jeśli będzie z nich wynikać sam fakt zatrudnienia i jego okres.
