Świadectwo pracy w praktyce

Świadectwo pracy jest bardzo ważnym dokumentem, stanowi bowiem źródło informacji o pracowniku dla kolejnego pracodawcy, m.in. o posiadanym stażu pracy, rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych przez niego stanowiskach lub pełnionych funkcjach w karierze zawodowej, kwalifikacjach i uprawnieniach pracowniczych określonych w art. 97 2 k.p. Świadectwo pracy zawiera wyłącznie informacje o faktach wyliczonych w tym przepisie. Nie wolno w nim zamieszczać innych informacji, zwłaszcza jakichkolwiek ocen czy uwag, zarówno pozytywnych, jak i krytycznych.

1. Charakterystyka świadectwa pracy

Świadectwo pracy jest bardzo ważnym dokumentem, stanowi bowiem źródło informacji o pracowniku dla kolejnego pracodawcy, m.in. o posiadanym stażu pracy, rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych przez niego stanowiskach lub pełnionych funkcjach w karierze zawodowej, kwalifikacjach i uprawnieniach pracowniczych określonych w art. 97 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p. Świadectwo pracy zawiera wyłącznie informacje o faktach wyliczonych w tym przepisie. Nie wolno w nim zamieszczać innych informacji, zwłaszcza jakichkolwiek ocen czy uwag, zarówno pozytywnych, jak i krytycznych.

Świadectwo pracy jest niezbędnym dokumentem w staraniach o nową pracę, służy do udokumentowania spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych, potwierdza staż pracy. Pracownik, który przerabia lub świadomie używa przerobionego świadectwa pracy jako autentycznego, narusza swoje podstawowe obowiązki. Wystarcza to dla uznania popełnienia przestępstwa w czasie określonym w art. 52 § 1 pkt 2 k.p. – tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 stycznia 1986 r., I PRN 116/85 (OSNCP 1986, z. 11, poz. 186).

2. Treść świadectwa pracy

Treść świadectwa pracy musi być zgodna z art. 97 § 2 k.p. oraz z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282 z późn. zm.) - dalej r.t.ś.p. Wzór druku świadectwa pracy stanowi załącznik do r.t.ś.p. Zawiera on wszystkie dane, jakie powinny być przez pracodawcę zamieszczone w świadectwie pracy, z tego też względu w praktyce wskazane jest korzystanie z tego wzoru.

W treści świadectwa pracy występują informacje obligatoryjne i fakultatywne, te ostatnie podawane są wyłącznie na żądanie pracownika.

Do obligatoryjnych informacji należy:

– okres i rodzaj wykonywanej pracy,

– zajmowane stanowiska,

– wymiar czasu pracy,

– tryb rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy,

– okres, za który przyznano pracownikowi odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę (art. 36¹ § 1 k.p.),

– liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

– okres korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia,

– okres wykorzystanego urlopu wychowawczego,

– liczbę dni urlopu dodatkowego,

– wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 k.p.,

– okres odbywania czynnej służby wojskowej lub jej formy zastępczej,

– okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

– zajęcie wynagrodzenia w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,

– liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za okres choroby, przewidziane w art. 92 k.p., w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

– należności ze stosunku pracy uznane i nie zaspokojone przez pracodawcę do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych,

– okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, a uwzględnionych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

– inne informacje uzupełniające do ustalenia uprawnień pracowniczych i świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Do fakultatywnych informacji zamieszczanych w świadectwie pracy należą:

– informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz

– informacje o uzyskanych kwalifikacjach zawodowych.

Przepisy Kodeksu pracy i rozporządzenia nie określają w jakiej formie powinno być złożone przez pracownika żądanie zamieszczenia w świadectwie informacji fakultatywnych. Należałoby więc przyjąć umownie, że dopuszczalna jest każda forma – żądanie to może być zgłoszone na piśmie, jak i ustnie. W razie ustnego zgłoszenia pracodawca (pracownik ds. osobowych) powinien sporządzić stosowną notatkę. W każdym razie żądanie to powinno być zgłoszone przed zakończeniem stosunku pracy. Podanie przez pracodawcę w świadectwie pracy tych informacji bez upoważnienia pracownika wywołuje skutki prawne, jakie ustawa wiąże z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy. Takie same skutki wywołuje również niezamieszczenie tych danych, do których pracodawca jest zobowiązany z urzędu.

3. Okres pracy

Przez okres pracy należy rozumieć czas trwania stosunku pracy u danego pracodawcy. W świadectwie pracy pracodawca podaje datę początkową tego okresu; jest nim dzień, który określono w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – dzień zawarcia umowy oraz datę końcową tego okresu, tj. dzień ustania stosunku pracy. W wypadku wypowiedzenia umowy o pracę, okres pracy kończy się oczywiście z upływem terminu wypowiedzenia.

4. Rodzaj pracy i jej wymiar

Dane dotyczące rodzaju pracy pracodawca podaje w świadectwie pracy według treści umowy o pracę. W przypadku niezgodności między rodzajem pracy określonym w umowie o pracę a faktycznie wykonywaną pracą, wykazuje w świadectwie faktyczny rodzaj pracy lub faktycznie zajmowane stanowisko. Jeżeli pracownik zajmował kilka stanowisk pracy, świadectwo pracy powinno wymieniać wszystkie w porządku chronologicznym. Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku podania w świadectwie pracy okresów, w ciągu których pracownik pozostawał na poszczególnych stanowiskach lub pełnił powierzone funkcje. Okresy te mogą być wymienione, nie jest to jednak obligatoryjny wymóg, który wynikałby z prawa pracy.

Określając w świadectwie wymiar czasu pracy, w jakim był zatrudniony pracownik, pracodawca powinien wskazać, czy pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, czy też na części etatu, np. na 1/3, 1/2, 1/4 etatu. Jeżeli w okresie pracy objętym świadectwem wymiar czasu pracy podlegał zmianom, należy również zamieścić informację o tych zmianach.

5. Ustanie stosunku pracy

Ustanie stosunku pracy podaje się w świadectwie pracy według brzmienia art. 30 § 1 k.p. Jeżeli rozwiązanie umowy następuje wskutek zgodnego oświadczenia woli stron stosunku pracy, to w świadectwie pracy zamieszcza się informację, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło na zasadzie porozumienia stron (pkt 1). Jeżeli rozwiązanie umowy następuje wskutek oświadczenia woli jednej ze stron (wypowiedzenie umowy i rozwiązanie bez wypowiedzenia), dodatkowo wskazuje się, czy oświadczenie woli w tej sprawie złożył pracodawca czy pracownik (pkt 2 i 3). Ma to istotne znaczenie przy ustalaniu uprawnień pracowniczych u kolejnych pracodawców, w przypadku, gdy uzależniono je od okresu zatrudnienia, w którym uwzględnia się tylko niektóre okresy pracy zakończone w określony sposób. Występuje to m.in. przy ustalaniu dodatku za wysługę lat, nagrody jubileuszowej itp.

Jeżeli umowa o pracę na czas określony rozwiązuje się w terminie ustalonym w umowie, to zamieszcza się informacje, że umowa uległa rozwiązaniu z upływem okresu, na który była zawarta (pkt 4), a przy rozwiązaniu umowy o pracę zawartej na okres wykonania określonej pracy – z dniem ukończenia pracy dla której wykonania była ona zawarta (pkt 5).

6. Zmiana pracodawcy na podstawie art. 23¹ § 1 k.p.

Sporo problemów w praktyce wyłania się na tle zapisu dotyczącego ustania stosunku pracy, gdy w okresie zatrudnienia doszło do zmiany pracodawcy w trybie określonym w art. 23¹ § 1 k.p. Trzeba podkreślić, iż świadectwo pracy za okres pracy u dotychczasowego pracodawcy wystawia nie ten pracodawca, lecz nowy pracodawca, który przejął pracowników w związku z przejęciem innego zakładu pracy lub jego części (art. 23¹ § 1 k.p.). Zamieszcza on w świadectwie pracy także informację o okresie zatrudnienia pracownika w przejętym zakładzie pracy i wskazuje poprzedniego pracodawcę. Datę nawiązania stosunku pracy u poprzedniego pracodawcy, pracodawca wystawiający świadectwo pracy uzyska z akt osobowych pracownika, które przekazywane są wraz z dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy do pracodawcy przejmującego pracowników. Zwrot „przejście zakładu lub jego części” w rozumieniu art. 23¹§ 1 k.p obejmuje wszystkie dotychczasowe stany faktyczne związane z przekształceniami organizacyjnymi po stronie pracodawcy. Dotyczy to m.in. zbycia zakładu pracy lub jego części, wniesienia zakładu pracy do spółki, połączenia kilku zakładów pracy, przejęcia zakładu pracy w całości lub w części przez inny zakład pracy itd.

We wszystkich tych sytuacjach nie następuje rozwiązanie stosunku pracy z dotychczasowym pracodawcą, dlatego nie wydaje się tym pracownikom świadectwa pracy. Zgodnie z art. 23¹ § 1 k.p. przejście zakładu pracy lub części na nowego pracodawcę powoduje, że staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W takiej sytuacji następuje jedynie zmiana pracodawcy jako strony stosunku pracy – w miejsce dotychczasowego wstępuje nowy pracodawca. Z tego względu błędna jest praktyka wydawania pracownikom świadectwa pracy za okres zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 7 czerwca 1994 r., I PRN 29/94, OSNAPiUS 1994, nr 12, poz. 189, stwierdził, że: „wydanie świadectwa pracy nie oznacza rozwiązanie stosunku pracy w sytuacji, gdy nastąpiło przejęcie wszystkich pracowników i majątku przez nowy zakład pracy na podstawie art. 23¹ § 1 k.p. Okres ten zostanie udokumentowany w świadectwie pracy dopiero po rozwiązaniu umowy o pracę z nowym pracodawcą. Takie przejście wszystkich pracowników i majątku przez nowego pracodawcę na podstawie art. 23¹ § 1 k.p. nie oznacza rozwiązania stosunku pracy z tymi pracownikami.”

7. Szczególne sposoby ustania stosunku pracy

Wątpliwości w praktyce co do sposobu odnotowania w świadectwie ustania stosunku pracy wyłaniają szczególne przypadki rozwiązania umowy o pracę. Przypadki te zachodzą, gdy do rozwiązania stosunku pracy dochodzi w trybie art. 23¹ § 4 lub § 5 albo art. 48 § 2 k.p., a także ustawy 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. Nr 90, poz. 844 z późn. zm.) - dalej u.z.g. W takim wypadku w świadectwie pracy pracodawca wskazuje również podstawę prawną ustania tego stosunku.

W myśl przepisu 23¹ § 4 k.p. pracownik może w terminie miesiąca od dnia zawiadomienia go o skutkach przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę – rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia za 7-dniowym uprzedzeniem. Rozwiązanie takie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem. W skutkach prawnych taki tryb rozwiązania umowy o pracę przez pracownika zrównano z rozwiązaniem umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Oznacza to m.in., że pracownikowi rezygnującemu z kontynuowania zatrudnienia u nowego pracodawcy nie przysługuje odprawa pieniężna przewidziana w ustawie o „grupowych zwolnieniach”. Sytuacji pracownika, który sam zdecydował o odejściu z pracy mimo ustawowej gwarancji kontynuowania zatrudnienia, nie można bowiem przyrównywać do sytuacji pracownika tracącego pracę w wyniku jednostronnej decyzji pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę z przyczyn leżących po stronie zakładu pracy. W związku z tym, w świadectwie pracy pracodawca zamieszcza informację o trybie i podstawie prawnej tego sposobu rozwiązania umowy o pracę, która może brzmieć: „Rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło w trybie art. 23¹ § 4 k.p. ze skutkiem prawnym zrównanym z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem”.

Szczególny przypadek rozwiązania stosunku pracy przewiduje również art. 23¹ § 5 k.p. Przepis ten stanowi, że pracodawca z dniem przejęcia zakładu pracy obowiązany jest zaproponować nowe warunki zatrudnienia pracownikom świadczącym pracę na innej podstawie niż umowa o pracę. Dotyczy to w praktyce z reguły stosunku pracy na podstawie powołania, np. dyrektora przedsiębiorstwa państwowego. Gdy nie uzgodniono nowych warunków pracy i płacy pracownik ma prawo, w określonym terminie (do 7 dni), złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. W takiej sytuacji stosunek pracy rozwiązuje się z upływem okresu równego okresowi wypowiedzenia liczonego od dnia, w którym pracownik złożył oświadczenie o odmowie przyjęcia proponowanych warunków lub od dnia do którego mógł złożyć takie oświadczenie.

Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika również takie same skutki, jakie przepisy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem. W związku z tym w świadectwie pracy pracodawca powinien zamieścić informację, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło w trybie art. 23¹ § 5 k.p. ze skutkiem prawnym zrównanym z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

Również rozwiązanie stosunku pracy w trybie określonym w art. 48 § 2 k.p. zalicza się do szczególnych przypadków ustania stosunku pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownik, który przed przywróceniem do pracy przez sąd podjął zatrudnienie u innego pracodawcy, może bez wypowiedzenia, za 3-dniowym uprzedzeniem, rozwiązać umowę o pracę z tym pracodawcą w ciągu 7 dni od przywrócenia do pracy. Rozwiązanie umowy w tym trybie powoduje dla pracownika takie same skutki, jakie przepisy wiążą z rozwiązaniem umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem. Wymaga to zamieszczenia w świadectwie pracy informacji, że umowa o pracę została rozwiązana na podstawie art. 48 § 2 k.p. ze skutkiem prawnym zrównanym z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

Nieco uwagi wymaga również rozwiązanie stosunku pracy w trybie określonym w art. 7a u.z.g. Dotyczy to rozwiązania stosunku pracy w razie ogłoszenia upadłości lub zarządzenia likwidacji zakładu pracy i braku środków na wynagrodzenia dla pracowników. Syndyk lub likwidator może wówczas rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia pod warunkiem niezgłoszenia przez pracownika sprzeciwu w terminie 5 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o zamierzonym rozwiązaniu stosunku pracy. Pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy, przysługuje odprawa pieniężna przewidziana w u.z.g. oraz odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. W świadectwie pracy zamieszcza się informację, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez zakład pracy z przyczyn dotyczących zakładu pracy (...)