Świadczenie urlopowe - kiedy pracodawca może je wypłacić?

Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, wyjaśnia Paweł Ziółkowski, ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. 

Firma zatrudniająca poniżej 20 pracowników chciałaby wypłacić świadczenia urlopowe. Świadczenie urlopowe miałby otrzymać każdy pracownik w kwocie 400,00 zł netto.

Pytania pochodzą z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

Czy firma może wypłacić świadczenie urlopowe pracownikowi, który przebywa na urlopie wypoczynkowym poniżej 14 kolejnych dni kalendarzowych?

Czy istnieje możliwość stworzenia zarządzenia w firmie, które stanowi, że każdemu pracownikowi przysługuje świadczenie urlopowe bez względu na to, czy jego urlop trwa kolejno 14 dni kalendarzowych, czy też jest krótszy?

Odpowiedź: pracodawca może wprowadzić zasadę, że świadczenie urlopowe będzie wypłacane niezależnie od czasu trwania urlopu. Jeżeli jednak otrzyma je pracownik, który nie będzie na urlopie przez dwa tygodnie – od kwoty świadczenia należało będzie odprowadzić składki ZUS.

 [-DOKUMENT_HTML-]

Uzasadnienie: zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – dalej u.z.f.ś.s. – pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (nie dotyczy to pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, którzy tworzą ZFŚS, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników) mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń społecznych do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 u.z.f.ś.s. lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w art. 3 ust. 4-6 u.z.f.ś.s. Zgodnie z tymi przepisami wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 u.z.f.ś.s. - odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3 u.z.f.ś.s., ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

Zgodnie z art. 3 ust. 5 u.z.f.ś.s. świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłaty należy przy tym dokonać nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Ustawodawca wprowadził zatem warunek nabycia prawa do świadczenia urlopowego, w postaci dwutygodniowego urlopu. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może tego warunku skrócić. Na mocy art. 18 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy postanowienia aktów prawa wewnętrznego nie mogą być mniej korzystne niż przepisy prawa pracy. Skoro więc skrócenie okresu urlopu wymaganego do nabycia świadczenia urlopowego jest na korzyść pracownika, jest to w pełni dopuszczalne.

Należy jednak podkreślić, że zmiana warunków spowoduje, że nie będzie to świadczenie urlopowe w rozumieniu u.z.f.ś.s. Tymczasem w myśl § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 u.z.f.ś.s. – do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie. W efekcie w przypadku wypłat dla osób, które nie spełniają warunku 14-dniowego urlopu od wypłaconych kwot ZUS może domagać się składek.