Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe, jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie za nadgodziny?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Pracownik jest zatrudniony od 1 września 2014 r. Do 28 lutego 2015 r. pracował na cały etat i otrzymywał wynagrodzenie zasadnicze (w wysokości wynagrodzenia minimalnego) i za nadgodziny. Od 1 marca 2015 r. wymiar czasu pracy zmieniono na 1/2 etatu (wynagrodzenie w wysokości 1/2 wynagrodzenia minimalnego). W marcu pracownik wykorzystuje zaległy urlop za 2014 r.Jak naliczyć wynagrodzenie urlopowe? Wynagrodzenie zasadnicze w miesiącu wykorzystywania urlopu to 875 zł brutto, więc zdaniem pracodawcy należy je uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym, jednak większy problem jest z nadgodzinami.Czy uwzględnić je w wysokości faktycznie wypłaconej, czy w jakiś sposób przeliczyć?

Odpowiedź:
Rozumowanie przedstawione w treści pytania jest słuszne. W miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego pracownik powinien otrzymać stałe pobory miesięczne – 875 zł brutto (zakładając, że nie przebywał na zwolnieniu lekarskim ani na urlopie bezpłatnym) oraz średnią urlopową ustaloną z przeliczonego wynagrodzenia za nadgodziny dobowe.

Uzasadnienie:
Zgodnie z podstawowa zasadą, wyrażoną w art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502), za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oblicza się w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) – dalej r.z.u.u.w. I tak, na podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego składają się stałe i zmienne składniki płacy. Składniki stałe,  określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w kwocie należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. W praktyce oznacza to, że nie ma potrzeby ich przeliczania, należy je bowiem wypłacić zatrudnionemu niezależnie od korzystania przez niego z urlopu.

Średnia urlopowa

Konieczność ustalenia tzw. średniej urlopowej wystąpi wówczas, gdy pracownik otrzymuje zmienne elementy płacy przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. Włącza się je do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (przy znacznych wahaniach – z okresu nieprzekraczającego 12 miesięcy). Składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. kwartalnych, rocznych) w ogóle nie uwzględnia się w podstawie urlopowej.

Sposób wyliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy wskazuje § 9 r.z.u.u.w.:

• należy podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik  wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,
• tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

W  r.z.u.u.w. mowa o „liczbie godzin, w których pracownik wykonywał pracę”. Należy przez to rozumieć wszystkie faktycznie przepracowane godziny. Godziny nieprzepracowane z powodu np. absencji chorobowej, czy urlopu bezpłatnego trzeba zatem odjąć od nominalnego wymiaru czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego, natomiast godziny nadpracowane (np. nadliczbowe) trzeba dodać. Wynagrodzenia urlopowego nie dopełnia się. Rozwiązanie problemu przedstawionego w pytaniu znajduje się w § 10 r.z.u.u.w., który stanowi, że w razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Ponadto, warto pamiętać, że wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe zalicza się do składników zmiennych, przy czym składnikiem zmiennym za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc jest zawsze wynagrodzenie wraz z dodatkiem za nadgodziny dobowe, ponieważ musi być wypłacane na koniec każdego miesiąca, niezależnie od okresu rozliczeniowego. Z kolei wynagrodzenie wraz z dodatkiem za przekroczenie średniej tygodniowej normy czasu pracy jest miesięcznym składnikiem zmiennym wyłącznie dla zatrudnionych w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Pracownicy, których obowiązują okresy rozliczeniowe dłuższe niż jeden miesiąc są bowiem rozliczani z nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego, czyli po upływie od 2 do 12 miesięcy. W konsekwencji, wynagrodzenie wraz z dodatkami za przekroczenia  średniotygodniowe należy u nich zaliczać do składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, a co za tym idzie nieuwzględnianych w podstawie urlopowej, a jedynie włączanych do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Przykład

Pracownikowi zatrudnionemu w podstawowym systemie czasu pracy na cały etat zmieniono wymiar czasu pracy na 1/2 etatu od dnia 1 marca 2015 r. Od tej daty świadczy on pracę od poniedziałku do piątku po 4 godziny dziennie i otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 875 zł miesięcznie. Pracownik objęty jest jednomiesięcznym okresem  rozliczeniowym. W grudniu 2014 r. oraz w styczniu i lutym 2015 r. zatrudniony otrzymał wynagrodzenie wraz z dodatkami za godziny nadliczbowe w wysokości: w grudniu – 312,60 zł. (za 20 godzin nadliczbowych), w styczniu – 246,15 zł (za 15 godzin nadliczbowych), w lutym – 459,48 zł (za 28 godzin nadliczbowych). W okresie tych trzech miesięcy przepracował wszystkie dni robocze. W marcu 2015 r. podwładny przebywał przez 10 dni na urlopie wypoczynkowym.
Podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ze zmiennych składników:
312,60 zł + 246,15 zł + 459,48 zł. = 1018,23 zł.
Podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ze zmiennych składników przeliczona do ½ etatu:
1018,23 zł. x 0,5 etatu = 509,12 zł.
Należy zaznaczyć, że takie przeliczenie (1/2 z 1018,23 zł) jest możliwe tylko dlatego, że wynagrodzenie dla nowego wymiaru czasu pracy stanowi połowę płacy sprzed zmiany. W innym przypadku należałoby wyliczyć wynagrodzenie wraz z dodatkami za nadgodziny według nowej jego stawki. 

Liczba godzin świadczenia pracy w okresie przyjmowanym do wyliczenia podstawy:
168 godzin nominalnego czasu pracy w grudniu 2014 r. + 160 godzin nominalnego czasu pracy w styczniu 2015 r. + 160 godzin nominalnego czasu pracy w lutym 2015 r. + 20 godzin nadliczbowych w grudniu + 15 godzin nadliczbowych w styczniu + 28 godzin nadliczbowych w lutym = 551 godzin
Wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu ze zmiennych składników:
509,12 zł (podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników) : 551 (liczba godzin faktycznie przepracowanych przez zatrudnionego w okresie przyjmowanym do wyliczenia podstawy) = 0,92 zł.
Liczba godzin urlopu:
10 dni urlopu x 4 godziny = 40 godzin
Wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników (tzw. średnia urlopowa):
0,92 zł (wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu ze zmiennych składników) x 40 godzin urlopu = 36,80 zł.
Wynagrodzenie należne za marzec:
875 zł (stały składnik wynagrodzenia niewymagający przeliczeń) + 36,80 zł. (średnia urlopowa) = 911,80 zł.
Oczywiście, jeżeli w marcu pracownikowi przysługiwały jeszcze inne składniki wynagrodzenia (np. za pracę nadliczbową), należało je doliczyć.

Magdalena Skalska, autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedzi udzielono 13.04.2015 r.