Nie istnieje zamknięty katalog przypadków, w których pracownik odbywający podróż służbową nie ponosi kosztów dojazdów komunikacją miejscową. Z przypadkiem takim możemy mieć do czynienia gdy ze względu na cel podróży służbowej nie ma potrzeby poniesienia tych kosztów, czy też w sytuacji, gdy pracownik ma zapewniony transport na terenie miejscowości, która jest celem podróży albo też w miejscowości, do której udaje się pracownik nie funkcjonuje komunikacja miejscowa.

Ryczałt za dojazdy

Prawo do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przyznaje pracownikom odbywającym podróż służbową § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm) - dalej r.p.s. Jak wynika z tej regulacji, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Jednocześnie określono dwa przypadki, w których ryczałt ten nie przysługuje. Może to mieć miejsce w sytuacji, gdy:

  • pracownik nie ponosi kosztów dojazdów;
  • na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

W piśmiennictwie wskazuje się, że z przypadkiem, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów możemy mieć do czynienia na przykład wówczas, gdy ze względu na cel podróży służbowej nie ma potrzeby poniesienia tych kosztów (np. pracownik udaje się do oddziału firmy, który znajduje się w pobliżu dworca PKP i po zakończeniu podróży pociągiem idzie do oddziału pieszo), czy też w sytuacji, gdy pracownik ma zapewniony transport na terenie miejscowości, która jest celem jego podróży służbowej (np. pracownik udaje się do oddziału firmy, a transport z dworca PKP do jego siedziby ma zapewniony służbowym samochodem). Z takim przypadkiem mamy też do czynienia, gdy w miejscowości, do której udaje się pracownik nie funkcjonuje komunikacja miejscowa, czyli nie ma możliwości skorzystania na jej terenie z usług przewozowych transportu szynowego, drogowe, czy też wodnego.
Podsumowując, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej będzie przysługiwał pracownikowi zawsze wtedy, gdy nie wystąpi jeden ze wskazanych powyżej dwóch przypadków wyłączających obowiązek wypłacenia go.

Rozliczenie

Sposób rozliczania należności z tytułu podróży służbowych powinien być określony w przepisach płacowych obowiązujących w danym zakładzie pracy lub w umowach o pracę (gdy pracodawca nie jest zobowiązany do stworzenia regulaminu wynagradzania albo nie obowiązuje go układ zbiorowy pracy). Tylko w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określa w drodze rozporządzenia minister właściwy do spraw pracy. Jeżeli jednak pracodawca nie stworzył tego typu regulacji, to w odniesieniu do jego pracowników odbywających podróże służbowe na obszarze kraju znajdują zastosowanie przepisy r.p.s. Odpowiedzi na pytanie udzielono przy założeniu, że z takim przypadkiem mamy do czynienia w przedstawionym stanie faktycznym.