Pytanie użytkownika programu LEX Ochrona Danych Osobowych: Czy konieczne jest wskazanie bądź odesłanie do klauzuli informacyjnej RODO (w celu prowadzenia korespondencji mailowej) w stopce mailowej pracowników?
UZASADNIENIE
Administrator zobowiązany jest do realizacji obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) (pozyskiwanie danych bezpośrednio od osób, których dane dotyczą) oraz w art. 14 RODO (pozyskiwanie danych z innego źródła niż osoby, których dane dotyczą).
Dane osobowe przetwarzane są w różnych procesach, jednym z nich, wspólnym dla podmiotów publicznych i prywatnych, jest prowadzenie komunikacji drogą elektroniczną (poczta e-mail). W takim przypadku administrator także jest zobowiązany do realizacji obowiązku informacyjnego, ponieważ jego pracownicy komunikując się z przyporządkowanych im skrzynek poczty elektronicznej pozyskują dane osobowe nadawców lub odbiorców korespondencji e-mail.
Zobacz także w LEX: Klauzula informacyjna dla pracownika zgodna z RODO > >
Zazwyczaj administratorzy korzystają z informowania warstwowego, wskazując w stopce wiadomości e-mail podstawowe informacje (tzw. pierwsza warstwa) i odsyłają (możliwość kliknięcia w link) do pełnej treści na stronie internetowej. Taki sposób informowania zapewnia realizację obowiązku informacyjnego.
Administrator nie musi korzystać z tej formy przekazywania klauzuli informacyjnej, ale nie ulega wątpliwości, że jest to sposób dogodny, dający realną możliwość zapoznania się z treścią informacji osobom, których dane są przetwarzane. Można oczywiście realizować obowiązek informacyjny w inny sposób (w treści umów, komunikatów etc.), ale trzeba tak zaprojektować realizację tego obowiązku, aby każdy odbiorca/nadawca korespondencji otrzymał realną możliwość zapoznania się z informacją.
Podsumowując, nie, jeżeli administrator w inny sposób realizuje obowiązek informacyjny.
Więcej pytań i odpowiedzi znajdziesz w programie LEX Ochrona Danych Osobowych:
- Czy w treści klauzuli informacyjnej umieszczonej w stopce e-mail pracowników urzędu gminy administratorem będzie wójt gminy? >
- Czy w aktach osobowych może znajdować się kserokopia dowodu osobistego pracownika? >
- Jak skutecznie doręczyć byłemu pracownikowi informację o zmianach prowadzenia dokumentacji pracowniczej? >
Autor odpowiedzi:
Łukaszyk Joanna
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.