Realizacja idei wolontariatu pracowniczego - na przykładzie programu "Tak! Pomagam" w firmie Provident Polska S.A.

Fragment studium przypadku zamieszczonego w całości w publikacji Serwis HRArtykuł w formie obszernego studium przypadku pokazuje praktyczne metody realizacji idei wolontariatu pracowniczego w firmie Provident Polska S.A. Autorka przygląda się przyczynom zainicjowania akcji, założeniom programu i jego celom, prezentując szczegółowo kryteria projektów i mierniki realizacji, które zostały uznane za kluczowe dla oceny programu. W tekście można znaleźć listę beneficjentów oraz przykłady udzielanej przez wolontariuszy pomocy. Artykuł może być wskazówką dla menedżerów HR oraz specjalistów w zakresie komunikacji wewnętrznej, w jaki sposób przygotować akcję wolontariatu i na co zwrócić uwagę podczas realizacji programu.

      Spis treści

1.   Firma i jej struktura
2.   Forum Pracownika
3.   Wolontariat pracowniczy – definicja i liczby
4.   Przyczyny zainicjowania akcji
5.   Założenia i cele programu
6.   Kryteria wyboru projektów
7.   Program wolontariatu i jego realizacja
8.   Grupy beneficjentów – konkretne formy pomocy
9.   Motywowanie do udziału w wolontariacie
10. Mierniki sukcesu
11. Wyzwania podczas w realizacji programu
12. Zakres współpracy z Centrum Wolontariatu
13. Korzyści z programu
14. Badanie jakościowe – podsumowanie wyników
15. Efekty programu – w skrócie i dalsze plany

1. Firma i jej struktura

Provident Polska S.A. jest częścią międzynarodowej grupy finansowej Provident Financial działającej w Europie od prawie 130 lat. W naszym kraju firma jest obecna od 1997 r. Zajmuje się udzielaniem szybkich pożyczek gotówkowych oferowanych klientom indywidualnym z możliwością obsługi domowej. Firma funkcjonuje w oparciu o sieć przedstawicieli, którzy działają na terenie całej Polski. Okazało się, że taka, rozproszona struktura organizacyjna spółki z główną siedzibą umiejscowioną w Warszawie, jest czynnikiem sprzyjającym realizacji idei wolontariatu pracowniczego. Bliski kontakt ze społecznościami lokalnymi i znajomość problemów, z jakimi na co dzień mierzą się mieszkańcy poszczególnych regionów działania spółki, spowodował, że autorami inicjatywy wolontariatu stali się sami pracownicy i współpracownicy firmy.

2. Forum Pracownika

Bazą, na której powstała akcja wolontariatu pracowniczego w polskiej spółce Provident, okazało się Forum Pracownika – rozwijana od 2002 r. i stopniowo doskonalona metoda komunikacji z załogą firmy, zwłaszcza w oddalonych od centralnego biura, regionalnych ośrodkach firmy. Forum początkowo funkcjonowało pod auspicjami działu personalnego i według wstępnych założeń miało być formą wymiany informacji między centralą a pracownikami i przedstawicielami firmy w poszczególnych regionach. Najpierw, w związku ze znaczną rozbudową sieci reprezentantów, celem Forum było gromadzenie informacji o potrzebach i zgłaszanych sugestiach odnośnie usprawnień w działaniu lokalnych biur. Informacje były zbierane przez wyznaczonych reprezentantów, którzy podczas organizowanych w określonym czasie wspólnych zebrań omawiali propozycje i sugestie usprawnień.
Po 2 latach działania Forum (w 2004 r.) zmieniono formułę kontaktu z regionalnymi reprezentantami załogi. Projekt przeniesiono z działu HR do działu komunikacji wewnętrznej. Mimo niedostatków organizacyjnych Forum i ówczesnego braku wsparcia ze strony kierowników regionalnych, badania przeprowadzone wtedy wśród wszystkich osób zatrudnionych w firmie wykazały jednak duże zaangażowanie emocjonalne pracowników z lokalnych biur w zgłaszanie własnych propozycji działania. Badania pokazały również, że są duże oczekiwania utrzymania takiej, jak Forum, metody kontaktu z centralą i wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi oddziałami spółki.
Dzisiaj, po zmianach dokonanych w sposobie działania i podejściu m.in. szefów regionalnych, Forum jest jednym z najważniejszych narzędzi komunikacji w spółce. Jest także jedną z kluczowych metod informacji i wspierania wolontariatu pracowniczego.

3. Wolontariat pracowniczy – definicja i liczby

Wolontariat pracowniczy jest inicjowanym i aktywnie wspieranym przez zarządy firm działaniem pracowników na rzecz rozwoju społeczności lokalnej w regionach, w których funkcjonują przedsiębiorstwa. Pracownicy firmy wraz z członkami swoich rodzin poświęcają dobrowolnie swój czas, umiejętności i kwalifikacje na stałą lub okresową pomoc osobom potrzebującym oraz współpracę z instytucjami publicznymi i organizacjami pozarządowymi. Z kolei firma oferuje pracownikom wsparcie w tych działaniach – może delegować go do akcji wolontariatu w czasie pracy, przekazuje pomoc rzeczową, finansową i logistyczną.
Koncepcja wolontariatu pracowniczego (ang. Corporate Volunteering) narodziła się w latach 90. ubiegłego wieku w Stanach Zjednoczonych. W Polsce program ten jest propagowany przez Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu w Warszawie, które od 2002 r. jako organizacja pozarządowa zajmuje się upowszechnianiem wśród przedsiębiorców idei nazwanej wolontariatem biznesu. Jej podstawowym założeniem jest tworzenie rzeczywistego poczucia zaangażowania pracowników w życie społeczności lokalnych, a dzięki temu – budowanie i umacnianie pozytywnego wizerunku firmy zarówno w środowisku zewnętrznym, jak też wśród jej pracowników. Wolontariat pracowniczy (wolontariat biznesu) jest jednym z filarów realizacji idei społecznej odpowiedzialności biznesu (ang. Corporate Social Responsibility – CSR).
Z badań przeprowadzonych pod koniec 2005 r. na zlecenie Stowarzyszenia Klon/Jawor i Stowarzyszenia Centrum Wolontariatu wynika, że w dobrowolną pracę na rzecz potrzebujących zaangażowało się już 23% Polaków (6,9 mln). Ponad 63% tej grupy angażuje się w pracę społeczną ze względu na swoje moralne i religijne przekonania, ok. 37% – dla przyjemności. Najrzadszym powodem poświęcania czasu innym jest chęć odwdzięczenia się za pomoc, którą otrzymano wcześniej (taki powód podaje 5,5% zaangażowanych badanych). To najczęściej ludzie w wieku 36–45 lat (ponad 26% wszystkich wolontariuszy). Druga największa grupa społeczników (ponad 25%) to osoby mające mniej niż 25 lat. Natomiast osoby w średnim wieku (46–55 lat) stanowią 22,5%. Ponad 30% wolontariuszy to osoby z wyższym wykształceniem (źródło danych o wynikach badań – informator Stowarzyszenia Centrum Wolontariatu, 2006).

4. Przyczyny zainicjowania akcji

Akcja wolontariatu pracowniczego prowadzona w firmie Provident S.A. była odpowiedzią na wyraźne sugestie i zgłaszane postulaty ze strony pracowników oraz przedstawicieli spółki, angażujących się już w lokalne działania charytatywne. „Zróbmy coś razem”, „Pomóżmy innym – my jako firma”, „Mamy mało spotkań integracyjnych” – takie głosy pojawiały się m.in. w ramach Forum Pracownika (jako sugestie zgłaszane lokalnie a potem dyskutowane w trakcie bezpośrednich spotkań wszystkich reprezentantów Forum w głównej siedzibie spółki).
Dzisiaj specjaliści odpowiedzialni za komunikację wewnętrzną w firmie podkreślają, że propozycja zainicjowania i prowadzenia długofalowego, centralnie zarządzanego programu społecznego, w którym mogliby wziąć udział pracownicy, niemal ciągle wracała w rozmowach z pracownikami. U podstaw tego programu leżała więc ludzka potrzeba niesienia pomocy innym.
Zaczęto w firmie zbierać informacje na temat najlepszych rozwiązań w zakresie realizacji idei CSR oraz przykłady akcji wolontariatu pracowniczego, sprawdzonych w wielu przedsiębiorstwach na całym świecie. Na tej podstawie w firmie stworzony został program nazwany „Tak! Pomagam”, realizowany od 2006 r., otwarty na inicjatywę własną pracowników i pozwalający w sposób systematyczny nieść pomoc osobom potrzebującym ze środowiska spółki.

5. Założenia i cele programu

W opinii Adama Chilińskiego, członka zarządu Provident Polska S.A., firmie zależy na wspieraniu potencjału ukrytego w samodzielnych inicjatywach pracowników, jednak bez narzucania krępujących reguł, ale poprzez monitorowanie podejmowanych akcji. Przy tym założono, że nie ma z góry określonego tematu. Zarząd spółki postawił sobie za cel zachęcanie pracowników do działań w grupie, co w rezultacie przyniesie wzrost poczucia integracji i identyfikacji z firmą.
Dzięki takiemu otwartemu podejściu i dzięki poparciu akcji ze strony władz spółki (co jest jednym z najważniejszych czynników powodzenia), firma chce zachęcić coraz większą liczbę pracowników i przedstawicieli do działań prospołecznych. A z drugiej strony zyskuje pewność, że odpowiada na realne potrzeby środowiska, w którym funkcjonuje – na potrzeby wskazane przez samych mieszkańców konkretnego regionu. Tym samym, silniejsza staje się motywacja własna pracowników do działania na zasadzie wolontariatu prowadzonego pod auspicjami firmowymi.
Szczegółowe cele programu wolontariatu pracowniczego „Tak! Pomagam” wyznaczone zostały następująco:
1. Budowanie marki w społecznościach lokalnych (być bliżej ludzi i ich problemów; pokazać, że firma Provident to ludzie, którzy rozumieją problemy swojego otoczenia i reagują na nie).
2. Praktyczna realizacja wartości korporacyjnych firmy, takich jak „Zrozumienie i pomoc”.
3. Tworzenie dobrej atmosfery wewnątrz firmy – integracja pracowników wokół wartości firmy poprzez wspólne działanie dla dobra innych.
4. Komunikowanie się organizacji z pracownikami – promocja wartości i wewnętrznej kampanii na rzecz wizerunku firmy pod hasłem „Provident – dajemy więcej”.
5. Umożliwienie pracownikom i przedstawicielom budowy relacji w warunkach innych niż biznesowe – wzajemna integracja poprzez wspólne spędzanie wolnego czasu poza pracą.
6. Podnoszenie poziomu zaangażowania i motywacji pracowników oraz przedstawicieli poprzez działania na rzecz osób potrzebujących z ich bezpośredniego otoczenia – wzrost poziomu satysfakcji z pracy dla firmy, która dba o innych.
7. Budowa wewnętrznego pozytywnego wizerunku firmy.
8. Pomoc innym i rozwiązanie problemów społeczności lokalnych.

Tworzeniu programu wolontariatu pracowniczego, obok gromadzenia danych na temat doświadczeń innych firm w tym zakresie, towarzyszyło zbieranie (przez dział komunikacji wewnętrznej) propozycji działań, a także informacji o potrzebach lokalnych środowisk dostrzeganych przez poszczególnych reprezentantów regionalnych biur spółki. Uznano też, że Forum Pracownika będzie cały czas stanowić platformę wdrażania programu wolontariatu pracowniczego. Miał być podstawowym kanałem komunikacji, przekazującym informacje na temat planowanych i zrealizowanych działań. Pierwszym krokiem w realizacji programu stało się nawiązanie współpracy ze Stowarzyszeniem Centrum Wolontariatu w ramach projektu „Wolontariat biznesu”.
Opracowane zostały także szczegółowe założenia programu „Tak! Pomagam”:
1. Program ma charakter otwartego konkursu na projekty o tematyce wolontariackiej.
2. Jest realizowany na zasadzie pracy grupowej – projekty są realizowane w grupach składających się z co najmniej 3 pracowników lub przedstawicieli w danym zespole.
3. Inicjatywy zgłaszane są przez pracowników i przedstawicieli firmy.
4. Wybrane projekty są sfinansowane przez Provident w kwocie do 5000 PLN.
5. Główna grupa docelowa jest ustalana zależnie od strategii CSR firmy (w 2006 r. były to dzieci i młodzież, placówki wspierające dzieci i młodzież, np. fundacje, domy dziecka, świetlice; w 2007 r. głównym tematem będzie włączanie ludzi starszych do aktywnego życia społecznego).
6. Program jest realizowany w dwóch edycjach: wiosennej (start 10 marca każdego roku) i jesiennej (start 15 września każdego roku).
7. Wolontariusze są wspierani przez firmę i jej zarząd w ich inicjatywach społecznych.
8. Budżet roczny na realizację programu wynosił 100 000 PLN.
9. Zwycięskie zespoły otrzymują granty w wysokości 4000 PLN na realizację zgłoszonych projektów.
10. Po zrealizowaniu projektów zespoły mają obowiązek przysłać do centrali raporty z wykonania swoich projektów.

(...)

13. Korzyści z programu

Wyniki badań, jakie Provident zlecił firmie Kinoulty Research na temat wolontariatu pracowniczego, pokazują, że program spełnił funkcje integracji i budowania zespołu wśród pracowników i przedstawicieli oraz przyniósł duże zadowolenie załogi z możliwości realizowania projektów wolontariackich (zob. wyniki badania, pkt. 14). Ponadto program:
• wzmocnił poczucie identyfikacji pracowników z firmą,
• poprawił dzięki wspólnej pracy na rzec innych relacje i komunikację między działami w firmie,
• dał szansę uczestnictwa w inicjatywach, w których pracownicy na co dzień nie mieliby możliwości udziału,
• wpłynął na rozwój umiejętności i kwalifikacji,
• pomógł nawiązać dobre relacje ze społecznościami lokalnymi.
Dzięki wolontariatowi firma zyskała pewność, że odpowiada na realne potrzebny i pomaga rozwiązywać rzeczywiste problemy, co poprawia kontakty z organizacjami i ludźmi z danej okolicy. Wolontariat stał się ważnym elementem w realizacji strategii CSR firmy.
Wolontariat pracowniczy sprawił, że firma opracowała i dysponuje już systematycznym programem pomocy potrzebującym przy zaangażowaniu pracowników i przedstawicieli. Konkretne zasady, kryteria wyboru, cykliczność zbierania projektów, monitoring i ewaluacja pozwalają więc bardziej efektywnie zarządzać projektami społecznymi.
Nie bez znaczenia jest także fakt, że wzrosło zainteresowanie mediów lokalnych i centralnych podjętymi przez Provident działaniami (ukazało się ponad 40 publikacji w mediach), co ma ogromny wpływ na postrzeganie firmy w jej środowisku zewnętrznym i na budowanie dobrej marki na rynku.

14. Badanie jakościowe – podsumowanie wyników

Wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Kinoulty Research można podzielić na kilka części, które odzwierciedlają opinie poszczególnych grup.

Ocena programu przez pracowników
Zdaniem pracowników program „Tak! Pomagam” jest inicjatywą firmy stwarzającą im możliwość realizacji ciekawych projektów poprzez:
• dofinansowanie projektów przez firmę oraz
• możliwość organizowania się w grupy (tworząc zespoły pracownicy mają większą szansę realizacji projektów, większą niż w sytuacji, gdy są one przeprowadzane w pojedynkę).
Program uznano nie tylko jako ofiarowanie czegoś innym, ale także jako osobistą korzyść dla wolontariuszy:
• zadowolenie;
• poczucie, że przyczynili się do czyjegoś szczęścia;
• świadomość, że komuś pomogli;
• zawiązywanie nowych przyjaźni;
• rozwijanie nowych umiejętności (np. malowanie, kładzenie gładzi).
Analiza Kinoulty Reserach pokazała też, że udział w wolontariacie przekłada się także na jakość pracy zawodowej wykonywanej na co dzień (pracownicy są bardziej zadowoleni z siebie i jednocześnie bardziej zmotywowani do pracy).

Ocena programu przez członka zarządu firmy i dział HR
Z badań wynika, że program spotkał się z ogromnym uznaniem ze strony zarządu i przedstawicieli działu HR oraz działu komunikacji wewnętrznej. Program został oceniony jako bardzo dobry i bardzo dobrze funkcjonujący.
Mimo że program jest tak wysoko oceniany, planowane są pewne zmiany dotyczące głównie struktury programu. Chodzi o takie kwestie, jak:
• liczba projektów z jednego miasta,
• liczba projektów indywidualnych i grupowych,
• dopracowanie systemu składania wniosków z propozycjami – istnieje rozdźwięk jakościowy i merytoryczny pomiędzy wnioskami (często projekty są odrzucane ze względu na formę aplikacji).
W zakresie polityki personalnej i zarządzania HR okazało się, że udało się:
• silniej zintegrować pracowników;
• tworząc poczucie, że firma czyni dobrze, wpłynąć na budowę pozytywnego wizerunku firmy;
• zmniejszyć poziom stresu pracowników dzięki ich udziałowi w wolontariacie.

Skuteczność i efektywność podejmowanych działań
Zdaniem pracowników program funkcjonuje sprawnie. Pracownicy chwalą jasną strukturę i kryteria programu, dzięki czemu za łatwiejszą uznają wdrażanie i realizację projektów.
Z wyników badania można również wywnioskować, że pracownicy wolontariusze mają świadomość, iż ich pomoc obejmuje zaledwie małą cząstkę potrzeb (mimo zadowolenia z już zrealizowanych pomysłów). Dlatego też zamierzają oni koncentrować się na jednym wybranym ośrodku, aby ich pomoc była nie tylko materialna i fizyczna, ale także aby niosła za sobą zaangażowanie emocjonalne.

W opinii Adama Chilińskiego, członka zarządu Provident Polska S.A., firmie zależy na wspieraniu potencjału ukrytego w samodzielnych inicjatywach pracowników, jednak bez narzucania krępujących reguł, ale poprzez monitorowanie podejmowanych akcji. Przy tym założono, że nie ma z góry określonego tematu. Zarząd spółki postawił sobie za cel zachęcanie pracowników do działań w grupie, co w rezultacie przyniesie wzrost poczucia integracji i identyfikacji z firmą.
Dzięki takiemu otwartemu podejściu i dzięki poparciu akcji ze strony władz spółki (co jest jednym z najważniejszych czynników powodzenia), firma chce zachęcić coraz większą liczbę pracowników i przedstawicieli do działań prospołecznych. A z drugiej strony zyskuje pewność, że odpowiada na realne potrzeby środowiska, w którym funkcjonuje – na potrzeby wskazane przez samych mieszkańców konkretnego regionu. Tym samym, silniejsza staje się motywacja własna pracowników do działania na zasadzie wolontariatu prowadzonego pod auspicjami firmowymi.

Szczegółowe cele programu wolontariatu pracowniczego „Tak! Pomagam” wyznaczone zostały następująco:
1. Budowanie marki w społecznościach lokalnych (być bliżej ludzi i ich problemów; pokazać, że firma Provident to ludzie, którzy rozumieją problemy swojego otoczenia i reagują na nie).
2. Praktyczna realizacja wartości korporacyjnych firmy, takich jak „Zrozumienie i pomoc”.
3. Tworzenie dobrej atmosfery wewnątrz firmy – integracja pracowników wokół wartości firmy poprzez wspólne działanie dla dobra innych.
4. Komunikowanie się organizacji z pracownikami – promocja wartości i wewnętrznej kampanii na rzecz wizerunku firmy pod hasłem „Provident – dajemy więcej”.
5. Umożliwienie pracownikom i przedstawicielom budowy relacji w warunkach innych niż biznesowe – wzajemna integracja poprzez wspólne spędzanie wolnego czasu poza pracą.
6. Podnoszenie poziomu zaangażowania i motywacji pracowników oraz przedstawicieli poprzez działania na rzecz osób potrzebujących z ich bezpośredniego otoczenia – wzrost poziomu satysfakcji z pracy dla firmy, która dba o innych.
7. Budowa wewnętrznego pozytywnego wizerunku firmy.
8. Pomoc innym i rozwiązanie problemów społeczności lokalnych.

Tworzeniu programu wolontariatu pracowniczego, obok gromadzenia danych na temat doświadczeń innych firm w tym zakresie, towarzyszyło zbieranie (przez dział komunikacji wewnętrznej) propozycji działań, a także informacji o potrzebach lokalnych środowisk dostrzeganych przez poszczególnych reprezentantów regionalnych biur spółki. Uznano też, że Forum Pracownika będzie cały czas stanowić platformę wdrażania programu wolontariatu pracowniczego. Miał być podstawowym kanałem komunikacji, przekazującym informacje na temat planowanych i zrealizowanych działań. Pierwszym krokiem w realizacji programu stało się nawiązanie współpracy ze Stowarzyszeniem Centrum Wolontariatu w ramach projektu „Wolontariat biznesu”.

Opracowane zostały także szczegółowe założenia programu „Tak! Pomagam”:
1. Program ma charakter otwartego konkursu na projekty o tematyce wolontariackiej.
2. Jest realizowany na zasadzie pracy grupowej – projekty są realizowane w grupach składających się z co najmniej 3 pracowników lub przedstawicieli w danym zespole.
3. Inicjatywy zgłaszane są przez pracowników i przedstawicieli firmy.
4. Wybrane projekty są sfinansowane przez Provident w kwocie do 5000 PLN.
5. Główna grupa docelowa jest ustalana zależnie od strategii CSR firmy (w 2006 r. były to dzieci i młodzież, placówki wspierające dzieci i młodzież, np. fundacje, domy dziecka, świetlice; w 2007 r. głównym tematem będzie włączanie ludzi starszych do aktywnego życia społecznego).
6. Program jest realizowany w dwóch edycjach: wiosennej (start 10 marca każdego roku) i jesiennej (start 15 września każdego roku).
7. Wolontariusze są wspierani przez firmę i jej zarząd w ich inicjatywach społecznych.
8. Budżet roczny na realizację programu wynosił 100 000 PLN.
9. Zwycięskie zespoły otrzymują granty w wysokości 4000 PLN na realizację zgłoszonych projektów.
10. Po zrealizowaniu projektów zespoły mają obowiązek przysłać do centrali raporty z wykonania swoich projektów.

(...)