1. Przestrzeń a środowisko pracy

Środowisko pracy bezpośrednio wpływa zarówno na aktywność życiową, jak i zawodową człowieka. Ma ono charakter stymulujący, ukierunkowujący i organizujący jego działalność. Otoczenie i środowisko pracy mają na siebie wzajemny wpływ, który może mieć znaczenie zarówno pozytywne, jak i negatywne. Ponieważ wyraźny jest wzajemny związek środowiska z jego otoczeniem, w literaturze często oba te pojęcia traktowane są jako składowe środowiska pracy. Amerykański geograf (chińskiego pochodzenia) Yi-Fu Tuan pisał:
„Przestrzeń - jest w zachodnim świecie powszechnie przyjętym symbolem wolności. Przestrzeń stoi otworem, sugeruje przyszłość i zachęca do działania (...). Zamknięta i uczłowieczona przestrzeń staje się miejscem. W porównaniu z przestrzenią, miejsce jest spokojnym centrum ustalonych wartości. Istotom ludzkim potrzebne jest zarówno miejsce, jak i przestrzeń (...). Miejsce to bezpieczeństwo, przestrzeń to wolność: przywiązani jesteśmy do pierwszego i tęsknimy za drugą.”.

2. Oswajanie przestrzeni

Ludzie naznaczają miejsca swojej pracy osobistą obecnością - oswajają je i w konsekwencji zawłaszczają. Chodzi tu o określaną przez ludzi przestrzeń miejsca pracy, której każdy zakątek jest zawsze „czyjś” – jest strefą codziennej pracy, są w niej miejsca bezpieczne i te niepewne, budzące niepokój. Bez wątpienia jest więc przestrzenią kulturową, będącą odbiciem wszelkich zachowań i cech kulturowych ludzi.
Większość zawodów w obecnych czasach wymaga mobilności, ale z reguły wiele godzin spędza się za biurkiem praktycznie nieruszając się z miejsca. Dlatego każdy pracownik stara się stworzyć sobie takie warunki pracy, aby nie odczuwać dyskomfortu psychicznego płynącego z niewygody. Z ludzkiej natury wynika fakt, że każdy zajmując jakąś przestrzeń (biuro, boks czy pokój) stara się jej nadać jak najbardziej indywidualny charakter.
Badania wskazują ponadto, że zaskakująco wielu pracowników przykłada wagę do tego, jak prezentuje się ich firma na zewnątrz. Czasem w rozmowach między ludźmi poszukującymi pracy pada określenie: „O! Tu chciałbym pracować.”. Nie ma to zupełnie nic wspólnego z warunkami zatrudnienia. Takie wniosek płynie po prostu z przyjaznego wrażenia jakie wytwarza wokół siebie siedziba danej firmy. Ludzie widząc ciekawą, estetyczną, po prostu ładną siedzibę spodziewają się również - w gruncie rzeczy mało racjonalnie - dobrych warunków zatrudnienia. Dla ludzi ważne jest w jakim stanie technicznym jest ich budynek i meble oraz jak przedstawia się widok z okna.
Nie sposób jest pominąć estetykę pracy, przesądza ona bowiem o charakterze biura. Kompozycja ogólna, forma mebli, harmonia wyposażenia, dobór barw – mogą stymulować i podsycać aktywność, rozpraszać naszą nudę i monotonię, zmniejszać zmęczenie, relaksować i wzmagać poczucie komfortu. Spełnienie zasad estetycznych może w decydujący sposób poprawić warunki zdrowotne w miejscu pracy, wpłynąć na satysfakcję i zadowolenie, zaspokoić aspiracje oraz zwiększyć motywację do działań. Praca w brzydkim i stresującym otoczeniu będzie rzutować na nasz stan psychiczny i fizyczny. Estetyka otoczenia, prawidłowo wyciszone i oświetlone wnętrze pozwoli na skupienie się i swobodne wykonywanie swoich zajęć (lub rzetelny odpoczynek). Zawsze ważna jest skromna i prosta forma, dlatego w biurze powinny znajdować się same najpotrzebniejsze rzeczy, bez zbędnych ozdobników i gadżetów, które jedynie zaśmiecają przestrzeń. Tu sprawdza się złota zasada, że „im mniej, tym lepiej”.

3. Biura typu Open Space

Na początek kilka słów o pochodzeniu biur typu open space. Historia tego modelu przestrzeni biurowej pojawiła się dawno, bo pod koniec XIX w. w USA. W tym właśnie przepełnionym zmianami okresie zanotowano wielokrotne zwiększenie liczby pracowników biurowych, zatrudnionych początkowo w administracji przemysłu, a następnie w firmach obsługujących mieszkańców gwałtownie powiększających się miast amerykańskich. Doszło do niespotykanego wcześniej w historii rozrostu sektora biurowego, a dotychczasowe, manufakturowe metody pracy stały się po prostu niewygodne i niewystarczające.
Przełom nastąpił wraz z upowszechnieniem elektryczności i wykorzystaniem żeliwa oraz stali jako materiału budowlanego. Wtedy bowiem zaczęły się pojawiać pomieszczenia o głębokich traktach, w których miejsca pracy mogły być znacznie oddalone od okien i doświetlone światłem elektrycznym. Za to płacimy do dziś męcząc oczy jarzeniówkami. Był to krok do powstania nowej generacji obiektów biurowych. Jednym z najbardziej znanych budynków z tej epoki był Larkin Building autorstwa F. L. Wrighta – obiekt, w którym po raz pierwszy w zamierzony sposób i w porozumieniu z zarządem firmy, zastosowano systemowo rozwiązania wielkoprzestrzenne. Warto wiedzieć, że schemat organizacji tego biura został zaczerpnięty z metod dotąd znanych (m.in. z fabryki Forda z metod taśmowej produkcji). Zasada organizacji była oparta na schemacie, według którego jedna osoba wykonywała określoną czynność, po czym przekazywała swoje zadania następnej osobie do kolejnego biurka.

4. Ewolucja przestrzeni otwartej

Powstałe w latach 20. XX w. pierwsze wielkoprzestrzenne biura, bardzo spodobały się menadżerom, którzy podkreślali przejrzystość układu i przede wszystkim wspomnianą łatwość dozoru procesu pracy. Człowiek odczuwa bowiem niepohamowaną potrzebę kontrolowania drugiego człowieka. Ta formuła była bardzo popularną formą aż do końca lat 70. XX wieku. Oczywiście była ona z czasem rozwijana i rozbudowywana. Wprowadzano podział na boksy – kubiki, a z jednoprzestrzennej hali zaczęto wydzielać pomieszczenia dla kierownictwa i zarządu. Zobrazowaniem tych tendencji mogą być amerykańskie filmy z połowy wieku, gdzie symbolem nowoczesności były owe duże hale biurowe z licznymi boksami pracowników i wydzielonymi pokojami dla szefów usytuowanymi przy oknach, najczęściej ze szklanymi drzwiami.

5. Europejskie doświadczenia

W Europie historia biur wyglądała inaczej niż w Stanach Zjednoczonych. Przez długi czas dominowały tu biura, czyli wydzielone pokoje dla kilku pracowników. W latach 60. powstała niemiecka odmiana open space, tzw. pejzaż biurowy (Bürolandshaft). Była to wielka przestrzeń, w której, dla poprawy warunków klimatycznych, wprowadzano skupiska zieleni, w ten skromny sposób rekompensując brak dostępu do światła zewnętrznego. Pomimo ulepszeń względem amerykańskiego pierwowzoru, rozwiązanie to nie zostało przyjęte najlepiej (wprowadzono nawet regulacje prawne zakazujące ich stosowania w Niemczech). W ten sposób zarzucono na pewien czas koncepcję biur wielkoprzestrzennych typu open space w krajach europejskich. Pewnym wyjątkiem na tym polu była Wielka Brytania, która – ze względu na silniejsze więzi ze Stanami Zjednoczonymi – nie odeszła od stosowania tych rozwiązań.

6. Odwrót od „czystego” open space

Od kilkunastu lat w krajach bardziej rozwiniętych obserwuje się wyraźną tendencję do odchodzenia od koncepcji biur wielkoprzestrzennych. Jedną z przyczyn tego zjawiska jest fakt, iż kojarzą się one z pracą wykonywaną przez tanią i niewymagającą siłę roboczą.
Kolejnym czynnikiem powodującym wycofywanie się ze stosowania tego rodzaju biura jest negatywne oddziaływanie na psychikę pracowników oraz kwestia nieodpowiednich warunków pracy w aspekcie fizycznymi - mikroklimat, temperatura, oświetlenie to wartości, których nie da się w pełni zindywidualizować.
Z punktu widzenia działania nowoczesnej firmy, należy wspomnieć o niedostosowaniu biur tego typu do współczesnych metod organizacji pracy. Zbyt duże biura uniemożliwiają wręcz pracę zespołową, tworzenie nowych wartości, a także nie sprzyjają pracy kreatywnej.
Co więcej, biura tego typu nie sprawdzają się w sytuacjach dużej mobilności pracowników (np. firmy konsultingowe i doradcze). Dało to sygnał do zmiany podejścia i obnażyło wady tej struktury. Rozwiązaniem tego problemu było przeprojektowanie przestrzeni biura. Takie działanie okazało się trafioną decyzją, bowiem zasadniczo wpłynęło na komfort pracy i zadowolenie pracowników oraz ich efektywność. W rezultacie firma odeszła od formuły czystego open space na rzecz znacznie bardziej wyrafinowanych rozwiązań, lepiej dostosowanych do potrzeb organizacyjnych firmy.

7. Open space a sprawa polska

Do koncepcji otwartej przestrzeni biurowej powrócono w „nowej” Europie w latach 90., a w podkreślony i specyficzny sposób w nowych krajach Unii. Wraz z pojawieniem się międzynarodowych korporacji, wprowadzano często również koncepcję biura wielkoprzestrzennego. Co ciekawe, w rezultacie częściej można spotkać rozwiązania tego rodzaju w Polsce i krajach, które niedawno dołączyły do Unii Europejskiej niż w lepiej rozwiniętych krajach starej Unii, gdzie cały czas poszukuje się nowych rozwiązań, nastawionych na komfort użytkowników i zwiększenie efektywności pracy.
Biura tego typu dotarły do Polski na początku lat 90. wraz z międzynarodowymi korporacjami i od momentu pojawienia się na rynku stały się synonimem nowoczesności i pewnego luksusu. Można to porównać do swoistej euforii lat 60. wynikającej z możliwości zamieszkania w blokach mieszkaniowych, które wydawały się supernowoczesne w stosunku do mieszkań w kamienicach (dziś ci z bloków marzą o powrocie do kamienic). Wiązało się to z dobrymi, jak na ówczesne realia, warunkami zatrudnienia, pracownicy mieli bowiem zapewnione telefony komórkowe, laptopy, służbowe samochody czy wreszcie firmową opiekę medyczną. Razem z kulturą tych korporacji dotarły do nas nowe formy organizacji pracy i nowa struktura przestrzenna biur, która, właśnie ze względu na swój współczesny charakter, stała się w Polsce niezwykle popularna i została zaakceptowana przez rzesze użytkowników.
Gonimy za nowoczesnością, nieraz zupełnie bezrefleksyjnie. W związku z tym pojawia się pytanie, czy jest to biuro dobre dla każdego? Czy jest to formuła, którą można stosować w Polsce w każdym przypadku? Na świecie można zauważyć prawidłowość, że biura open space są stosowane tam, gdzie występuje tania siła robocza, gdzie praca delegowana jest z krajów wyżej rozwiniętych do krajów rozwijających się, takich jak Indie czy Polska, zaś tam, gdzie ludzie mają wybór pracy, zdecydowanie odchodzi się od tego typu rozwiązań. Istotna jest kwestia odpowiedniego dostosowania do wojskowej formuły zarządzania typu command and control. Swego rodzaju sympatia do tego rozwiązania pozostała nam zapewne po poprzedniej epoce i być może jest popularna właśnie dlatego, że nie do końca zrywa z nią.

8. Open space – nie tylko zacofane, ale i nieergonomiczne

W tym kontekście, „biura-fabryki” są oznaką uwstecznienia. Według badań, przeprowadzonych w ramach czwartej edycji kampanii Ergotest, tylko 1% stanowisk pracy w polskich firmach jest w pełni przystosowane do potrzeb pracowników. Ponad 50% nie jest ergonomiczna. Polacy zatrudnieni w biurach nadal pracują w niekomfortowych, a czasem nawet szkodliwych dla zdrowia warunkach. Ponad 90% ma problemy z kręgosłupem, karkiem i nadgarstkami, a 80% skarży się na kłopoty związane ze wzrokiem. Tylko połowa pracujących Polaków korzysta z pięciominutowej przerwy, która przysługuje po każdej godzinie pracy z komputerem.
Badania Ergotest pokazują również, że jedna trzecia stanowisk pracy nie ma odpowiedniej przestrzeni. Rzadko odległość od następnego biurka jest większa niż 80 centymetrów. Eksperci Akademii PARP zauważają, że pracownicy używają źle wyregulowanych i niewygodnych krzeseł. Prawie 50% tych mebli nie posiada możliwości regulacji siedziska, oparcia i wysokości. Ponad 50% zatrudnionych ma nieprawidłowo ustawiony monitor, a jedna trzecia korzysta z niewłaściwie ustawionej klawiatury. Biurka lub inne powierzchnie pracy są czasem za niskie lub za wysokie, a krzesła wyprofilowane niezgodne z krzywizną fizjologiczną kręgosłupa. Ważne jest, aby spełnić minimalne wymagania ergonomii jakie zostały określone w Załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Istotne jest, aby wszystkie te wytyczne były konsekwentnie realizowane. Tworząc jedynie zarys problemu wspomnę tylko o kilku najważniejszych elementach:

  1. Biurko wyposażone w regulację wysokości (zalecana 64-84 cm).
  2. Fotel wyposażony m.in. w regulację wysokości oparcia i siedziska (40-50 cm), odchylenia oparcia do tyłu o 30 stopni.
  3. Monitor ustawiony poniżej linii wzroku, tak aby patrzeć 20-50 stopni w dół.
  4. Klawiatura ustawiona na blacie stołu roboczego w odległości min. 10 cm od jego krawędzi.

Ważne jest, abyśmy umieli używać regulacji, w jakie wyposażone są meble i najpierw ustawiali wysokość fotela, a dopiero potem biurka. W przypadku fotela musimy też na nim umieć poprawnie siedzieć.
Dostosowanie wyrobów do ich przeznaczenia jest szczególnie istotne właśnie w miejscu pracy, gdyż spędzamy w nim bardzo dużo czasu, często w bezruchu. Niezależnie od tego czy jest to fotel czy krzesło – wszystkie siedziska muszą odpowiadać cechom antropometrycznym populacji. Odwołując się do badań współczesnej fizjologii, opracowano wytyczne do określania pola pracy w pozycji siedzącej i stojącej, wymiarów mebli biurowych i innego sprzętu:

  1. Maksymalną wysokość zasięgu oblicza się mnożąc wzrost człowieka przez 1,24.
  2. Wygodna wysokość zasięgu zawiera się w granicach 65-150 centymetrów.
  3. Szafa o głębokości 60 cm jest łatwo dostępna tylko do wysokości barku tj. ok. 120 centymetrów.
  4. Przy ustalaniu wysokości pola pracy należy pamiętać, że człowiek ma największą zręczność i siłę rąk przy opuszczonych łokciach i rękach zgiętych pod kątem prostym.

9. Niewiedza pracowników i pracodawców - powszechna

Z badań wynika także, że pracownicy i pracodawcy często nie wiedzą, jak powinno wyglądać prawidłowe stanowisko pracy. Jak widać taki stan rzeczy nie jest złą wolą, a brakiem wiedzy zarówno po stronie pracodawców i kierowników, jak i samych pracowników. Open space, czyli jedna wielka przestrzeń wypełniona biurkami bądź boksami miała zrobić w Polsce furorę. Zakładano je bez żadnej analizy polskich wzorców społeczno-kulturowych, które w czołówce priorytetów stawiają przecież prywatność.
Głównym założeniem tego typu przestrzeni była poprawa komunikacji między pracownikami i skrócenie czasu załatwiania zadań. Open space miał wpływać na większe zintegrowanie się z firmą, a czytając między wierszami - wszyscy w takim miejscu widoczni są jak na patelni albo jak kto woli - w akwarium i pozornie łatwiej kontroluje się pracowników. Zaletą open space są też niewątpliwie przede wszystkim koszty - o około 20% niższe niż gdyby pracownicy mieli własne lub dwu-, trzyosobowe biura. Tak więc, i w tym wypadku potwierdzona zostaje zasada, że jak nie wiadomo o co chodzi, to z pewnością rozchodzi się o pieniądze.

10. Pradawna terytorialność i nowoczesna proksemika

Od początku wprowadzenia tej mody na open space pracownicy narzekali na znacznie zwiększony hałas i utrudnione warunki do skupienia uwagi, ale przez managerów byli na ogół zbywani stwierdzeniem, że należy się przyzwyczaić. Niestety, adaptacja do takich warunków jest trudna, ponieważ praca w otwartej przestrzeni jest niejako sprzeczna z ludzką naturą i po prostu psychologicznie szkodliwa.
Tak na przykład, w ocenie warunków akustycznych w obiekcie i w pomieszczeniu, poziom zaludnienia jest jednym z ważniejszych wskaźników związanych z kreacją komfortu akustycznego. Człowiek jest jak źródło: mówi, porusza się i wykonuje czynności, które są zawsze mniej lub bardziej hałaśliwe. Jeżeli przyjmiemy, że każdy pracownik ma komputer, który hałasuje, to głośniej jest w pomieszczeniu gęściej zaludnionym niż w rzadziej. Każde dziesięć komputerów to wzrost o 1-5 dB poziomu tła akustycznego (zależnie od rodzaju urządzeń i ich lokalizacji na stanowisku).
W biurze na jednego pracownika przypada kilka metrów kwadratowych, a odległości między stanowiskami są zależne od liczby pracowników. W całokształcie, zaludnienie powoduje większy wzajemny wpływ hałasu z jednego stanowiska pracy na komfort akustyczny na sąsiednim miejscu pracy.

11. Z czego wynika złe postrzeganie?

Według psychologów otwarte biura naruszają głęboko zakorzenioną w ludziach terytorialność. Sprawiają, że tracimy poczucie bezpieczeństwa, co wpływa na nasze zdrowie. Pojęcie terytorialności objawia się od najmłodszych lat. Przykładem może być ozdabianie przez dziecko swojego pokoju plakatami, pamiątkami czy innymi ulubionymi rzeczami i urządzanie go według własnych wyobrażeń. Wkraczając do pokoju dziecka i narzucając swój własny model tego, jak powinien on wyglądać, rodzice wywołują realny konflikt. Innym przykładem mogą być osoby, które siedząc na ławce, kładą swoje rzeczy na wolnym miejscu lub podróżni w przedziale pociągu, kładący swoje bagaże na siedzeniu obok. To właśnie są przejawy podstawowych zachowań terytorialnych. Posługując się osobistymi markerami, znacznikami, dążymy do tego, aby albo regulować społeczne interakcje na terytorium postrzeganym jako nasze, albo chronić je przed wtargnięciem bądź używaniem go przez jednostki do tego nieupoważnione.

12. Poczucie kontroli - niezbędne

Kluczowym wyrazem związanym z terytorium jest kontrola. Zwykle na własnym obszarze to my ustalamy zasady gry, egzekwujemy je i dzięki temu możemy zachowywać się jak chcemy. Jeśli ktoś wykracza poza te reguły bez naszego zezwolenia, możemy go ukarać usunięciem. Na terytoriach innych ludzi musimy zachowywać się wedle ich wytycznych, o ile chcemy odnieść z tego tytułu jakieś korzyści. Nie jest to wszystko możliwe pracując na powierzchniach biurowych typu open space. Nie możemy otworzyć sobie okna, bo koledze może być zimno albo jest uruchomiona klimatyzacja. Nie możemy włączyć sobie radia, bo kolega wolałby słuchać innej stacji. Każda rozmowa telefoniczna jest doskonale słyszana przez pozostałych pracowników. Każdy z nas zapewne woli usłyszeć reprymendę z ust pracodawcy podczas spotkania sam na sam niż przy współpracownikach. Łatwiej też pójść do szefa o coś poprosić albo podzielić się z nim jakimś pomysłem, kiedy inni tego nie widzą (i nie słyszą).

13. Przełożeni – „pańskie oko konia tuczy”?

W niektórych firmach umieszcza się przełożonych w jednym pomieszczeniu z podwładnymi, co oczywiście stanowi duże nieporozumienie. Owszem, z jednej strony, pokazuje się pracownikom, że szef nie wywyższa się, a także pozwala się na ocenianie jego pracy, jednak z drugiej strony ciągła obecność szefa sprawia, że pracownicy czują się cały czas kontrolowani, czują, że nie mogą nawet na chwilę odpocząć od pracy, rozluźnić się i swobodnie rozmawiać. W otwartej, wspólnej przestrzeni biur typu open space nie ma możliwości spokojnego spotkania z klientem lub kontrahentem. Będąc z wizytą służbową w różnych firmach, wielokrotnie byłam świadkiem sytuacji, gdy ktoś miotał się szukając jakiegokolwiek spokojnego miejsca, gdzie moglibyśmy porozmawiać. Dlatego w przestrzeni tego typu muszą istnieć również pomieszczenia wydzielone: pokoje przeznaczone do pracy w skupieniu, sale spotkań, szkoleń oraz treningowe.

14. Proksemika

Terytorialność towarzyszy nam od zawsze. Wprowadzenie przestrzeni open space zadaje więc gwałt tej odwiecznej ludzkiej potrzebie. Z punktu widzenia psychologii, ciało nie kończy się na skórze – rozciąga się w przestrzeni, ludzie mają poczucie własności w stosunku do bliskiego otoczenia, które ich otacza. Nauką zajmującą się badaniem wzajemnego wpływu relacji przestrzennych między osobami oraz między ludźmi a otoczeniem materialnym na relacje psychologiczne i sposób komunikacji jest proksemika. Zajmuje się ona też wpływem odwrotnym, a także badaniem różnic pomiędzy tymi relacjami w różnych kulturach (np. wpływ sposobu budowania miast, mieszkań, osiedli, parków, oświetlenia ulic na zachowania). Uznawana jest za naukę leżącą na pograniczu psychologii i antropologii. Aby poznać komunikacyjne rezultaty i implikacje naszych zachowań proksemicznych w miejscu pracy, musimy zrozumieć znaczenie przestrzeni, dystansu, terytorium, zatłoczenia oraz prywatności, zwłaszcza, że zagadnienia te dla różnych nacji i kultur prezentują się w odmienny sposób.
Amerykanie chronią swojej prywatności, domagając się własnych biur i utrzymując dystans między sobą a innymi ludźmi za pomocą dużych i wysokich biurek. Arabom obce jest pojęcie prywatności w sferze publicznej i czują się urażeni, jeśli podczas rozmowy z nimi nie utrzymuje się jakiegoś rodzaju bliskiego kontaktu. Z kolei dla Japończyków to przestrzeń, a nie obiekty, komunikuje znaczenie. Efektem tego jest np. nadawanie nazw skrzyżowaniom, a nie ulicom, do czego jesteśmy przyzwyczajeni w świecie zachodnim.

15. Potrzebne wyważenie

Można powiedzieć ,że w proksemice walczą ze sobą dwie, zupełnie odmienne potrzeby ludzi. Z jednej strony jest to chęć kontaktu z innymi, z drugiej - potrzeba prywatności i bycia samemu. Pragnienie kontaktu z ludźmi i utrzymywania z nimi bliższych związków przejawiamy przez naszą większą fizyczną bliskość. Z kolei do zaspokojenia naszej potrzeby prywatności dążymy poprzez utrzymywanie większego dystansu wobec innych ludzi. Do tego szukamy różnych środków, aby zapewnić sobie odseparowanie od reszty. W tym celu służy nam właśnie budowanie dystansu.
Dystans to pojęcie względne i dosyć subiektywne. Zazwyczaj jest on mierzony jako odległość jednej osoby od drugiej. Jego typy można określić następująco:

Intymny (0-45 cm) - wiąże sięz dużą ilością i intensywnością bodźców sensorycznych. Stąd bierze sięzdenerwowanie ludzi jadących zatłoczonymi autobusami: obce osoby bez pytaniao zgodę naruszają ten właśnie intymny dystans.

Osobisty (45-120 cm) - stanowiodległość jaką ludzie zazwyczaj ustanawiają między sobą a innymi. Jest toswego rodzaju dystans naturalny, który z jednej strony demonstruje pewność siebie, a zdrugiej potrzebę prywatności.

Społeczny (120-360 cm) -odległość zazwyczaj utrzymywana przez osoby zaangażowane w sytuacje zawodowe, transakcje biznesowe.

Publiczny (360-750 cm) - niesieze sobą pewne niebezpieczeństwa. Po pierwsze, zniekształca możliwościodbierania innych sygnałów niewerbalnych (choćby mimiki twarzy). Po drugie, ztego dystansu bardzo łatwo jest opuścić sytuację. Rozmowa z kimś stojącym wtakiej odległości może się urwać dosłownie w każdym momencie.

Przy dystansie większym niż 750 cm jeszcze bardziej maleją możliwości komunikacji niewerbalnej, a i komunikacja werbalna staje się utrudniona (trzeba podnosić głos lub wręcz krzyczeć, co nie we wszystkich sytuacjach jest możliwe). Z tej odległości można co najwyżej zachęcić (lub zniechęcić) kogoś do nawiązania kontaktu i zmniejszenia dystansu na tyle, żeby rozpocząć proces komunikacji.

16. Zatłoczenie i prywatność

Zatłoczenie jest pojęciem psychologicznym, które może, ale nie musi być związane z fizyczną gęstością, liczbą osób w jednostce przestrzeni. Wszystko zależy od tego „kto” jeszcze jest zaangażowany, „kiedy” i „gdzie” ma to miejsce oraz „dlaczego” i „w jaki sposób” się to dzieje. Tak na przykład kibice na stadionie lub widzowie na koncercie rockowym na pewno nie czują się przytłoczeni, przynajmniej bywalcy tego typu rozrywek. Zatłoczenie jest bowiem stanem, który pojawia się wtedy, gdy danej osobie nie udaje się osiągnąć pożądanego poziomu prywatności i musi ona utrzymywać dłuższy od pożądanego kontakt społeczny. Dokładnie tak dzieje się w przestrzeniach biurowych typu open space. Efektem zatłoczenia mogą być m.in. ograniczenia zachowań, zmniejszona kontrola nad sobą, przeciążenie bodźcami czy napięcie psychiczne. Długotrwałe zatłoczenie może prowadzić do reakcji nakierowanych na wyrwanie się z przytłaczającej sytuacji, które to w miarę kolejnych niepowodzeń mogą stawać się coraz bardziej agresywne.
Prywatność może być zdefiniowana jako kontrola dostępu do własnego „ja” bądź do grupy społecznej uznawanej za własną. Jej poziom zależy od zarządzania przez ludzi przestrzenią, dystansem oraz terytorium. Wielu badaczy zauważa, że w dzisiejszych czasach poczucie prywatności jest coraz bardziej zagrożone - zarówno pod względem fizycznym (wszechobecne telefony komórkowe, nachalność reklamy), jak i społecznym (tkwienie w niesatysfakcjonującej pracy), psychologicznym (rozmowa o pracę zmuszająca do odkrywania swoich myśli i uczuć) i informacyjnym (serwisy społecznościowe, fora wymiany opinii i komunikatory). Zwiększa się poczucie kontroli ze strony świata, poczucie psychicznego osaczenia i utraty indywidualności.

17. Co powoduje praca w open space?

Naruszenie norm proksemicznych w miejscu pracy w każdym z pięciu powyższych wymiarów (przestrzeń, dystans, terytorium, zatłoczenie, prywatność) niesie ze sobą wiele negatywnych skutków. Warto również zwrócić uwagę na rezultaty badań samopoczucia pracowników. Badania osób zatrudnionych w open space przeprowadzono w oparciu o zarówno kwestionariusze, jak i badania fizjologiczne. Okazało się, że pracownicy otwartych biur mają wyższe ciśnienie i trudności z koncentracją. Dodatkowo stają się bardziej drażliwi - głównie na skutek nieustającego szumu. Problemem jest również brak prywatności i poczucie bycia stale obserwowanym - zarówno przez szefa, jak i współpracowników. W przestrzeni open space istnieje jednak możliwość zredukowania hałasu poprzez zastosowanie systemu przestawnych ścianek działowych. W pewnym stopniu zmniejsza to również bałagan, gdyż każdy pracownik ma swoje wydzielone miejsce, o które łatwiej mu dbać.

Kolejnym problemem biur open space jest bardzo zła jakość powietrza. Nawet zwykłe przeziębienie rozchodzi się tu znacznie szybciej niż w innych biurach, niewspominając już o grypie i innych chorobach przenoszonych drogą kropelkową. Rozwiązaniem może być w tym przypadku dobry, sprawnie działający i regularnie czyszczony system wentylacji i klimatyzacji. Pomocne bywają również różnego rodzaju urządzenia oczyszczające powietrze, jonizatory i nawilżacze.
Dzisiaj często nowoczesne biura są szczelnie odizolowane od wpływów środowiska zewnętrznego. W pomieszczeniach używa się sztucznego światła, okna są szczelne, wymianę powietrza zapewnia – często latami nieczyszczona, opanowana przez bakterie – wentylacja. Taka sytuacja wpływa w negatywny sposób na samopoczucie osób przebywających i pracujących w takich warunkach. Powietrze w tego typu biurach jest bardzo suche, stąd pracownicy często odczuwają drapanie w gardle, ból gardła, swędzenie oczu i skóry, częste i silne reakcje alergiczne. Do tego dochodzą, uwalniające się z materiałów użytych do wyposażenia biur, szkodliwe dla zdrowia substancje chemiczne. Długotrwały proces utleniana się farb, klejów, zapach wykładzin i mebli wywołuje u pracowników bóle głowy i zmęczenie. W związku z przebywaniem w tzw. chorych budynkach pojawiają się również zapalenia krtani, tchawicy, oskrzeli, astma, tzw. choroba legionistów (wywoływana zakażeniem bakterią legionella znajdującą się czasem w przewodach klimatyzacyjnych) oraz gorączka klimatyzacyjna. Zdarzają się także przypadki złuszczania się skóry twarzy i rąk. Osoby pracujące w takim środowisku skarżą się na ogólne złe samopoczucie, są zmęczone, osłabione, cierpią na zawroty głowy i przygnębienie. Dotychczasowe badania wykazują, że najczęściej takie objawy wywołują bioaerozole, czyli zawieszone w powietrzu mikroskopijne grzyby i bakterie oraz lotne związki organiczne. Aby zminimalizować skutki przebywania w chorych budynkach, powinno się bezwzględnie regularnie czyścić kanały wentylacyjne i wymieniać filtry. Przydatne jest także wspomniane wcześniej stosowanie jonizatorów powietrza.
Oczywiście wszystkie przedstawione wyżej negatywne skutki nie muszą występować tylko i wyłącznie w otwartych przestrzeniach, problemy mogą mieć miejsce w każdej powierzchni biurowej, w której nie dba się np. o właściwe parametry powietrza, ale faktem jest, że open space sprzyja tym skutkom.

18. Brak znajomości wpływu na człowieka – brak zainteresowania pracodawców

Praktyka pokazuje niestety, że w większości przypadków zarządcy i administratorzy polskich biur nie interesują się ani czystością klimatyzacji, ani ilością i jakością powietrza w pomieszczeniach biurowych, ani też sygnałami złego samopoczucia zgłaszanymi przez pracowników. Optymalizacja warunków wykonywania pracy wypływa przede wszystkim z przesłanek humanistycznych. Człowiek jest zawsze podmiotem i najważniejszym elementem procesu pracy. Taka postawa jest w opozycji do poglądu z okresu wczesnej fazy ery przemysłowej, która niestety powraca dziś jako uboczny efekt globalizacji.
Poza przesłankami humanistycznymi powodem centralnego zainteresowania człowiekiem i jego możliwościami w tym układzie jest wniosek, że człowiek, mimo naprawdę dużych zdolności adaptacyjnych, pozostaje jednak najbardziej kruchym i nieprzewidywalnym elementem systemu pracy. Coraz powszechniejszą stać się powinna świadomość pracodawców, że człowiek będzie w stanie osiągać dużą wydajność pracy pod warunkiem harmonijnego współdziałania z technicznymi środkami pracy oraz materialnym i społecznym środowiskiem. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy praca i środki do jej wykonania są zaprojektowane na miarę możliwości psychospołecznych człowieka. Te optymalne warunki pracy stwarzają bowiem możliwości i motywację u pracownika do zwiększania wydajności. Kształtowanie takich warunków pracy wymaga wiedzy o niezawodności działania nie tylko układów technicznych, ale i człowieka – jego możliwości fizycznych i psychicznych, a także wiedzy o różnicach między możliwościami poszczególnych osób. Nie każda osoba bowiem może pracować na dowolnym stanowisku pracy. Istnieją przecież takie posady, na których potrzebne są zgoła inne wzorce osobowościowe. Należy ustawicznie analizować i oceniać warunki pracy, dokonywane w oparciu o kryteria systemowe.
Podstawą tworzenia zasad kształtowania optymalnych warunków pracy jest znajomość możliwości psychofizycznych człowieka. Ważna jest zwłaszcza znajomość ograniczeń tych możliwości. Gdy praca przekracza możliwości adaptacji, pojawia się zmęczenie umysłowe i fizyczne, rozwijają się dolegliwości i choroby zawodowe. Traci na tym wydajność pracy. Kiedy nie jest to zjawisko dotyczące jednej osoby, oznacza to nie mniej ni więcej, że dane miejsce pracy zostało źle zaprojektowane i wymaga natychmiastowej reorganizacji. Konieczna jest znajomość cech człowieka istotnych dla wykonywania pracy - wydolności fizycznej, umysłowej, cech psychicznych oraz obciążenia fizycznego (dynamicznego i statycznego) i psychicznego wynikającego z danej pracy.