Jeżeli osoba niepełnosprawna nie wymaga przystosowania stanowiska pracy, to zatrudnienie jej bez przystosowania jest możliwe. W przeciwnym razie przystosowanie na stanowisku pracy u pracodawcy jest konieczne. Natomiast od marca 2010 r. nie ma obowiązku wstępnego zgłaszania do PIP stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej celem uzyskania opinii o przystosowaniu tego stanowiska do jej potrzeb. Pracodawca jedynie dokonuje odpowiednich przystosowań licząc się z przyszłą kontrolą PIP.
Obowiązek zatrudniania osoby niepełnosprawnej - bez względu na stopień niepełnosprawności - na przystosowanym stanowisku pracy u każdego pracodawcy wynika z § 48 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.), który stanowi, że pracodawca zatrudniający pracowników niepełnosprawnych powinien zapewnić dostosowanie stanowisk pracy oraz dojść do nich - do potrzeb i możliwości tych pracowników, wynikających ze zmniejszonej sprawności. Natomiast art. 4 ust. 5 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 214, poz. 1407) - dalej jako u.r.o.n., odnosi się wyłącznie do osób o znacznym i umiarkowanym stopniu niepełnosprawności zatrudnionych na otwartym rynku pracy (tj. poza zakładami pracy chronionej i zakładami aktywności zawodowej). Zgodnie z art. 4 ust. 5 u.r.o.n. zaliczenie danej osoby do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności osoby nie wyklucza możliwości zatrudnienia tej osoby pracodawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej, w przypadkach: przystosowania przez pracodawcę stanowiska pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej lub zatrudnienia jej w formie telepracy. Przepis ten jest konieczny w związku z tym, że definicje znacznego i umiarkowanego stopnia niepełnosprawności zawarte w art. 4 ust. 1 i 2 u.r.o.n. każą przypisywać ten stopień osobom niezdolnym do pracy albo zdolnym do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej. Przepis art. 4 ust. 5 u.r.o.n. wprowadza zatem wyjątek od zasady zatrudniania tych osób wyłącznie na chronionym rynku pracy - niezależnie od brzmienia orzeczenia. W marcu 2010 r. został on przeredagowany i uzupełniony o art. 4 ust. 6 u.r.o.n. w taki sposób, by zamiast nakładania na pracodawcę obowiązku wstępnego uzyskiwania opinii PIP o przystosowaniu stanowiska pracy przy zatrudnieniu osoby niepełnosprawnej - nałożyć na niego obowiązek przystosowania tego stanowiska ze wskazaniem, że właściwym w zakresie ewentualnej późniejszej kontroli w tym zakresie jest PIP. Należy wskazać, że pracodawca nie ma obowiązku wzywania PIP w razie zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, a jedynie musi się liczyć z tym, że PIP może zechcieć skontrolować to, czy wywiązał się on z obowiązku przystosowania stanowiska pracy do potrzeb pracownika będącego osobą niepełnosprawną. Warto także zauważyć, że nie każda osoba niepełnosprawna wymaga przystosowania stanowiska pracy do jej potrzeb. Jeżeli dana osoba nie wymaga przystosowania, to pracodawca nie ma obowiązku w tym zakresie. W sytuacji opisanej w zapytaniu należy dokonać ustalenia, czy przystosowanie było konieczne, a w razie jego konieczności - należy je niezwłocznie przeprowadzić nie czekając na to, by PIP wszczęła kontrolę. Pracodawca niemający praktyki w ocenie, czy pracownik wymaga przystosowania stanowiska pracy do potrzeb wynikających z jego niepełnosprawności, może skorzystać z pomocy służby medycyny pracy. Ewentualne koszty oceny dokonanej przez lekarza medycyny pracy w odniesieniu do nowozatrudnionego pracownika mogą zostać zrefundowane przez starostę ze środków PFRON na zasadach określonych w art. 26 u.r.o.n.