Co ósma firma MŚP przekazuje wrażliwe dane pracowników bez jakiegokolwiek zabezpieczenia

Mimo że zdecydowana większość przedsiębiorców uważa, że dane ich pracowników są prawidłowo chronione, w praktyce jest zupełnie inaczej. Z najnowszego badania wynika, że aż 14 proc. małych i średnich firm wysyła podwykonawcom nieszyfrowane e-maile z załącznikiem bez wymaganego hasła dostępu do pliku, a 9 proc. ankietowanych przechowuje nieszyfrowane dokumenty w chmurze, a następnie udziela do niej dostępu firmom zewnętrznym. To podawanie hakerom danych pracowników na tacy.

Połowa firm z sektora MŚP przekazuje dane osobowe swoich pracowników współpracującym z nimi biurom księgowo-rachunkowym. I choć zdecydowana większość przedsiębiorców uważa, że są one przez zewnętrzne firmy prawidłowo chronione, to jednocześnie sama ułatwia pracę hakerom. Aż 23 proc. ankietowanych przedsiębiorstw z tej grupy przyznaje, że przekazuje wrażliwe dane zatrudnionych osób w sposób zupełnie niezabezpieczony – wynika z badania przeprowadzonego na zlecenie serwisu ChronPESEL.pl i Krajowego Rejestru Długów pod patronatem Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

95 proc. mikro, małych i średnich przedsiębiorców przetwarza dane osobowe pracowników, z czego 49 proc. przekazuje je do biur księgowo-rachunkowych. Przytłaczająca większość z tej grupy (88 proc.) uważa, że są one przez podwykonawców prawidłowo zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób. Z drugiej jednak strony aż 45 proc. respondentów boi się, że mogą one zostać skradzione. 

Czytaj też w LEX: Przetwarzanie danych osobowych przez pracodawców >

Ignorowanie podstawowych zasad cyberbezpieczeństwa

Chociaż papierowa dokumentacja przechodzi do lamusa, to w tej formie biurom rachunkowo-księgowym czy agencjom HR nadal dokumenty dostarcza aż 38 proc. ankietowanych. Znacznie częściej przedsiębiorstwa z sektora MŚP przekazują dane osobowe pracowników w formie elektronicznej. Niestety przez lekceważenie zasad cyberbezpieczeństwa ta wygodna forma komunikacji z zewnętrznymi kadrami naraża na niebezpieczeństwo część pracowników.

Zaledwie 31 proc. respondentów wysyła szyfrowane e-maile z załącznikiem chronionym hasłem dostępu do pliku. Najczęściej tego typu zabezpieczenie stosują średnie firmy (38 proc.), a rzadziej małe i mikro (po 31 proc.). Z kolei 22 proc. przedsiębiorców przesyła szyfrowane e-maile z załącznikiem, choć nie są one zabezpieczone hasłem. Natomiast 16 proc. ankietowanych przechowuje szyfrowane dokumenty w chmurze, które następnie udostępnia zewnętrznym partnerom.

Szyfrowana komunikacja e-mailowa na nic się zda, jeżeli załączane do niej pliki z danymi osobowymi pracowników nie będą dodatkowo chronione hasłem. Wystarczy, że nadawca pomyli adres odbiorcy, by takie dane trafiły do niewłaściwej osoby i doszło do naruszenia ochrony danych.

Czytaj też: Paperless w organizacji – digitalizacja akt pracowniczych >

Niestety wśród firm z sektora MŚP zdarzają się również przedsiębiorstwa, które całkowicie nieodpowiedzialnie podchodzą do ochrony danych osobowych pracowników. Aż 14 proc. respondentów wysyła podwykonawcom nieszyfrowane e-maile z załącznikiem bez wymaganego hasła dostępu do pliku.

– To największa bolączka małych firm (23 proc.) z branży handlowej (25 proc.) i transportowej (21 proc.), które są obecne na rynku powyżej 10 lat (32 proc.). Zdecydowanie częściej funkcjonują w formie spółek (19 proc.) niż jednoosobowych działalności gospodarczych (5 proc.). Niestety pomimo dużego biznesowego doświadczenia, bardzo lekceważąco podchodzą do ochrony danych osobowych pracowników i klientów, które w efekcie są wyjątkowo łatwym celem dla hakerów – ostrzega Bartłomiej Drozd, ekspert serwisu ChronPESEL.pl.

Zobacz też procedurę: Zakres danych osobowych pracownika i kandydata do pracy przetwarzanych przez pracodawcę >

Równie lekkomyślne postępuje 9 proc. ankietowanych, którzy przechowują nieszyfrowane dokumenty w chmurze, a następnie udzielają do niej dostępu firmom zewnętrznym.

– To domena średnich firm (19 proc.) z branży produkcyjnej (81 proc.) i budowlanej (22 proc.), które są obecne na rynku od 5 do 10 lat. To bardzo niepokojące, ponieważ te przedsiębiorstwa zatrudniają od 50 do 250 osób. Pomimo stosunkowo dużej skali działalności, a więc atrakcyjności dla cyberprzestępców, wyjątkowo lekceważą zagrożenie ze strony hakerów. Jedną z przyczyn może być błędne myślenie, że przekazanie danych pracowników zewnętrznemu biuru rachunkowo-księgowemu lub agencji HR zwalnia ich z odpowiedzialności w razie wycieku czy kradzieży dokonanej przez cyberprzestępców. Tak nie jest – dodaje Bartłomiej Drozd.

Zobacz też szkolenie online: Przetwarzanie danych osobowych w chmurze >

To nie zamyka listy grzechów MŚP. 5 proc. z nich co prawda już nie wozi do biura rachunkowo-księgowego papierowych dokumentów pracowników, ale przekazuje je na pendrive lub zewnętrznym dysku. Jeśli ten zginie lub zostanie skradziony, dane pracowników stają się dostępne dla postronnych osób.

– Administratorzy danych, czyli pracodawcy, powinni przeprowadzić analizę ryzyka i zidentyfikować zagrożenia, jeżeli przekazują dane na nośnikach typu pendrive. Analiza powinna wykazać konieczność odpowiedniego zabezpieczenia takich urządzeń. Istnieją na rynku szyfrowane nośniki tego typu. Pliki można także zaszyfrować, co w przypadku zgubienia takiej przenośnej pamięci czy jej kradzieży uniemożliwi albo przynajmniej utrudni zapoznanie się z danymi bez znajomości hasła – mówi Mirosław Wróblewski, prezes UODO.

Warto wiedzieć, że UODO nakładało już kary na administratorów, u których doszło do naruszenia ochrony danych z powodu utraty perndrive’a, na którym dane nie były w żaden sposób zabezpieczone.

– Postępowania UODO najczęściej wykazywały brak odpowiedniej analizy ryzyka, która pomogłaby uzmysłowić sobie konieczność odpowiedniego zabezpieczenia takich nośników. Niekiedy analiza była pobieżna, co zaowocowało np. wdrożeniem niewystarczających procedur związanych z zabezpieczeniem danych na zewnętrznych nośnikach, czy brakiem nadzoru nad przestrzeganiem opracowanych reguł – dodaje Mirosław Wróblewski. 

Zobacz wzór dokumentu: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych w biurze rachunkowym >

Hakerzy zacierają ręce

Nic dziwnego, ponieważ zgodnie z danymi Głównego Urzędu Statystycznego firmy z sektora MŚP zatrudniają 7,3 mln pracowników. Dla cyberprzestępców oznacza to 7,3 mln potencjalnych ofiar ataków. A wykradziony łup może być bezcenny.

Mikro, małe i średnie firmy najczęściej przetwarzają imię i nazwisko zatrudnianych pracowników (86 proc.), a także numer telefonu (80 proc.). Nieco rzadziej adres zamieszkania i numer PESEL (po 75 proc.). W dalszej kolejności adres e-mail (70 proc.), numer rachunku bankowego (68 proc.) i dowodu osobistego (62 proc.), oraz dane zdrowotne o absencjach czy przebytych chorobach (43 proc.). W rezultacie z powodu słabego poziomu zabezpieczeń w wielu MŚP, hakerzy w bardzo prosty sposób mogą wykraść komplet danych osobowych potrzebnych do popełnienia przestępstwa.

Sprawdź też w LEX: Czy pracodawca ma obowiązek informowania pracownika w jakim biurze rachunkowym są przetwarzane jego dane osobowe? >

Badanie zostało przeprowadzone przez TGM Research na zlecenie serwisu ChronPESEL.pl i Krajowego Rejestru Długów pod patronatem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w maju 2024 r. techniką wywiadów internetowych (CAWI) na próbie 400 przedstawicieli firm MMŚP spełniających kryterium decyzyjności oraz przetwarzających dane osobowe.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.