Prywatne usługi medyczne finansowane przez pracodawcę - koszty, podatki, motywacja

Prywatne usługi medyczne finansowane przez pracodawcę na rzecz swoich pracownikw są zaliczane do świadczeń motywacyjnych stosowanych coraz częściej przez firmy. Niniejszy artykuł omawia kwestię, czy świadczenia te rzeczywiście mają charakter motywacyjny, a także przedstawia względy finansowe i podatkowe związane z ich zakupem. Stanowi on rwnież bazę poglądową dla osb stojących przed decyzją dotyczącą wprowadzenia lub kontynuacji systemu świadczeń zdrowotnych w przedsiębiorstwie.

1. Dlaczego pracodawcy wykupują opiekę medyczną dla pracowników?

Pracodawca, zgodnie z przepisami prawa pracy, jest zobowiązany zapewniać medycynę pracy w zakresie:

1. Ocena ryzyk zdrowotnych na stanowiskach pracy.
2. Wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie, mające charakter sprawdzenia czy pracownik może pracować na powierzonym mu stanowisku.
3. Profilaktyka medyczna na stanowiskach tego wymagających.

Tyle mówi prawo. Jednak w ostatnich latach wykupywanie dla pracowników usług medycznych, znacznie wykraczających poza medycynę pracy, stało się bardzo popularne. Jeszcze dziesięć lat temu niewielu pracowników było obejmowanych prywatną opieką medyczną finansowaną przez pracodawców. Firmy decydowały się na opłacanie medycyny pracy dla wszystkich pracowników i profilaktyki w odniesieniu do specyficznych grup zawodowych, częściej narażonych na szkodliwe czynniki. W odniesieniu do kadry zarządzającej wykupywano szeroki wachlarz usług medycznych, które wchodziły w zakres systemu motywacyjnego, skierowanego do kadry menedżerskiej. Obecnie pracodawcy coraz częściej wykupują pakiety usług medycznych dla pracowników, obejmują nimi coraz więcej grup zawodowych, a sam zakres finansowanych usług jest coraz szerszy.
Jednym z powodów popularności tego typu świadczeń wśród pracodawców jest coraz gorszy stan publicznej służby zdrowia, powodujący, że opieka medyczna oferowana przez pracodawcę jest dobrze widziana zarówno przez pracowników, jak i kadrę kierowniczą. Drugim powodem jest powszechność tego rozwiązania – ponieważ z objęcia pracowników prywatną opieką medyczną korzysta coraz więcej firm, inne idą ich śladem. Oferowanie przez pracodawców tego typu pakietów powoli staje się więc standardem. Dodatkowym argumentem jest stosunkowo niski koszt zapewnienia usług medycznych pracownikom, w porównaniu do innych świadczeń motywacyjnych. Całkiem atrakcyjny pakiet, zawierający najważniejszy zakres usług, po negocjacjach pracodawcy z oferentami, można w niektórych firmach medycznych uzyskać już za kilkadziesiąt złotych miesięcznie.

Decyzje o objęciu pracowników usługami medycznymi są zazwyczaj intuicyjne (np. powzięcie informacji, że konkurencja stosuje pakiety medyczne, chęć zapewnienia dodatkowego świadczenia motywacyjnego). Rzadziej stoją za tym konkretne argumenty finansowe (np. koszty wydłużonych absencji z powodu przedłużania się realizacji procedur medycznych realizowanych w ośrodkach publicznej służby zdrowia). Czasami też objęcie pracowników opieką medyczną odbywa się ewolucyjnie - medycyna pracy jest stopniowo uzupełniania przez pracodawcę o kolejne elementy opieki medycznej. Niekiedy też profesjonalna opieka lekarska zastępuje wcześniej funkcjonujące kliniki przyzakładowe należące do zakładu pracy.

2. Jaki jest aspekt motywacyjny finansowania pracownikom usług medycznych?

Zwykło się zaliczać finansowanie usług medycznych do elementów motywacyjnych. Tymczasem z uwagi na stały charakter tego świadczenia, trudno uznać, aby rzeczywiście motywowało ono do lepszej pracy. Tego typu świadczenia należy uznać bardziej za socjalne i opiekuńcze w stosunku do pracowników. Można je również rozpatrywać jako czynnik budujący wizerunek pracodawcy wewnątrz i na zewnętrz organizacji jako dbającego o swoich pracowników. Jednak z uwagi na powszechność tego świadczenia, uznać należy, że nie jest to element decydujący o tym wizerunku, a raczej przyczyniający się wraz z innymi rozwiązaniami do postrzegania pracodawcy jako dbającego lub nie o pracowników.
Pracownicy chętnie korzystają z usług medycznych finansowanych przez pracodawcę i cenią sobie ich zapewnianie. Jednakże nie wpłynie to na decyzję kandydata co do wyboru oferty pracy czy o pozostaniu w obecnej pracy przez pracownika. Nie należy liczyć też na podniesienie przez pracownika jakości i efektywności pracy w skutek posiadania pakietu medycznego.

Rozważając motywacyjny wpływ (lub jego brak) prywatnych usług medycznych finansowanych przez pracodawcę, posłużyć się można teorią Herzberga, dzielącą warunki pracy i płacy na czynniki motywacyjne i higieniczne. Herzberg zgrupował czynniki brane dotąd pod uwagę w innych teoriach motywacji i podzielił je na:
1.Czynniki higieny – ich brak w miejscu pracy automatycznie powoduje niezadowolenie, natomiast ich występowanie najwyżej umożliwia brak niezadowolenia, jednocześnie nie przyczyniając się do motywowania. Do czynników tych należą w szczególności: warunki pracy, płaca, stosunki w środowisku pracy, stałość pracy i właściwe działania administracyjne pracodawcy. Zgodnie z teorią, czynniki te nie wpływają na proefektywnościowe i prozadaniowe zachowanie ludzi, nie zwiększają motywacji, ale ich brak jest demotywujący.
2.Czynniki motywujące – są czynnikami wyższego rzędu, działają motywacyjnie, o ile wcześniej zostały zapewnione czynniki higieniczne. Ich nieobecność w miejscu pracy powoduje brak zadowolenia i zmniejszenie motywacji, natomiast ich występowanie, umożliwia zadowolenie i zwiększenie motywacji. Do tych czynników zalicza się: praca sama w sobie, odpowiedzialność, osiągnięcia, uznanie przełożonych, możliwość awansu i rozwoju.

Zgodnie z powyższą koncepcją, zaspokojenie czynników higieny przyczynia się jedynie do utrzymania efektywności pracy na zastanym poziomie i braku niezadowolenia. Koncentrując się na czynnikach higienicznych, pracodawca nie zmotywuje pracowników do bardziej wytężonej i efektywniejszej pracy. Kluczem do zwiększenia motywacji oraz podniesienia ilości i jakości pracy są czynniki motywacyjne, które zwiększają zadowolenie i zaangażowanie pracowników.
W świetle powyższej teorii, prywatne usługi medyczne należy zaliczyć do czynników higienicznych, gdyż odnoszą się one nie do treści pracy, możliwości osiągnięć czy rozwoju, ale raczej do warunków pracy jakie zapewnia pracodawca. Za takim przyporządkowaniem przemawia fakt, iż pracownicy nie będą bardziej zmotywowani, gdy mają zapewnioną opiekę medyczną, będą natomiast niezadowoleni, gdy jej nie będzie, zostanie ona ograniczona lub odebrana w przypadku, gdy wcześniej była przez pracodawcę oferowana.
W takim kontekście finansowanie usług medycznych należy zaliczać do elementów stałych wynagrodzenia, a same pakiety medyczne i zakres osób uprawnionych powinno się traktować jako ustalone na długi czas. Jest to ważna informacja na temat zobowiązań finansowych pracodawców: jeśli pracodawca decyduje się na wprowadzenie świadczeń medycznych do systemu motywacyjnego, zwiększenie zakresu usług medycznych albo objęcie nimi innych niż dotychczas grup pracowników, nie powinien liczyć na wzrost motywacji. Jednocześnie jest to zobowiązanie długookresowe, które przy późniejszej próbie ograniczenia go, może spowodować demotywację pracowników.
Niezależnie od powyższego, pamiętać należy, że pracownicy objęci opieką medyczną mają szansę podlegać profilaktyce, szybciej i skuteczniej leczyć się w przypadku choroby oraz szybciej wracać do zajęć zawodowych. Przekłada się to zarówno na ich ogólne zadowolenie z dbałości pracodawcy o nich, jak i na wymierne wyniki pracy (mniejsza absencja, ciągłość realizacji zadań, brak konieczności zastępstw).

3. Jakie środki finansowe należy przeznaczyć na kontrakt?

Zarówno zakres usług medycznych, jak i ich ceny są na rynku bardzo zróżnicowane. O koszcie usług bezwzględnie decyduje wybrany przez pracodawcę zakres. Jako wyjściowy pakiet usług medycznych pracodawca może potraktować następujące elementy:
1.Medycynę pracy w pełnym zakresie.
2.Podstawowy zakres konsultacji medycznych zawierający kilka lub kilkanaście najczęściej wykorzystywanych specjalizacji medycznych (internista, laryngolog, alergolog, okulista, neurolog, kardiolog, ginekolog, dermatolog, ortopeda itd.).
3.Podstawowy pakiet badań diagnostycznych (morfologia, EKG itd.).
4.Podstawowy zakres usług ambulatoryjnych (opatrzenie i szycie drobnych ran, iniekcje itd.).
Po porównaniu cen rynkowych stwierdzić można, że taki pakiet w sieciowych firmach medycznych kosztuje średnio 100 zł miesięcznie dla jednego zatrudnionego. Na finalną cenę wpływają m.in. zakres usług, planowany czas trwania kontraktu, liczba objętych usługami medycznymi pracowników oraz ich struktura wiekowa i zajmowane stanowiska. Jednakże na rynku, porównując podobne pakiety usług, znajdziemy zarówno oferty za kilkadziesiąt, jak i za kilkaset złotych. Oznacza to, że ten sam zakres usług u jednego oferenta kosztuje kilkakrotnie więcej niż u innego. Dlatego przed wyborem danej oferty sugerowane jest sprawdzenie od kilku do kilkunastu ofert i wybranie najkorzystniejszej z nich.
Ważną informacją jest fakt, iż ceny usług spadają przy objęciu opieką medyczną większej grupy pracowników, dlatego ważne jest, aby do zamawiania pakietów pracodawca podchodził systemowo.
Jeśli sytuacja pracodawcy pozwala na wydatkowanie większych kwot, pomyśleć można o zwiększeniu zakresu konsultacji lekarskich, diagnostyki i usług ambulatoryjnych. Jeszcze wyższych nakładów wymagają stomatologia, rehabilitacja oraz wysokospecjalistyczna diagnostyka. W pełnym pakiecie usług znajdziemy również szeroki zakres prostych operacji oraz specjalne standardy obsługi dla klientów kluczowych tzw. VIP (np. kadra kierownicza). Najbardziej bogate w usługi pakiety sięgają 2000 złotych miesięcznie, chociaż po negocjacjach z oferentem rzadko przekraczają 500 złotych.
W dalszej kolejności opieką medyczną mogą zostać objęci członkowie rodzin pracowników (współmałżonek, partner życiowy, dzieci), a także emerytowani pracownicy i renciści pracodawcy. Zazwyczaj osoby te są obejmowane takim samym zakresem usług medycznych jak pracownicy, niekiedy jednak cena pakietów jest znacząco wyższa (np. firmy medyczne zakładają, że dzieci oraz osoby starsze częściej chorują, w skutek czego pakiety te są bardziej wykorzystywane).
Często stosowanym rozwiązaniem jest finansowanie usług medycznych pracownikom oraz jednoczesne wynegocjowanie korzystnych cen pakietów dla poszczególnych grup wskazanych powyżej, które wykupują sami zainteresowani. Możliwe jest też częściowe dofinansowanie przez pracodawcę.
Jak widać, zakres usług, wybrany oferent, liczba i struktura osób objętych opieką mają znaczenie dla kosztów. Należy jednak pamiętać, że głównym czynnikiem kalkulacji powinien być czas. Pakiety są finansowane miesięcznie, więc im dłuższy okres finansowania, tym wyższe koszty całego kontraktu.

Przykład:
Przedsiębiorstwo zatrudnia 500 pracowników, których postanowiło objąć opieką medyczną w ramach pakietów tzw. ,,niebieskich” po 120 złotych. Medycyna pracy jest rozliczana odrębnie i kosztuje po 12 zł za osobę, płatna ryczałtowo od każdego zatrudnionego. W ramach struktur przedsiębiorstwa pracuje piętnastu pracowników kadry kierowniczej i pięciu członków zarządu. Dla nich przygotowano odrębne pakiety – dla kadry kierowniczej pakiet ,,srebrny” za 150 zł, a dla członków zarządu pakiet ,,złoty” za 250 złotych. Umożliwiono też objęcie członków rodzin pracowników opieką medyczną w ramach pakietu ,,pomarańczowego” za 300 zł, z tym że pakiet ten jest finansowany przez pracodawcę w 50%, resztę kosztów ponoszą pracownicy. Pakiet pomarańczowy ma stałą cenę niezależnie od ilości członków rodziny. Na objęcie pakietem pomarańczowym swoich rodzin zdecydowało się 210 pracowników wykonawczych, ośmiu kierowników i dwóch członków Zarządu. Kontrakt jest przewidziany na 36 miesięcy.
Kalkulacja niezbędnych środków finansowych przeznaczanych przez pracodawcę przedstawia się następująco:

ont-size:10.0pt;"Times New Roman";}table.MsoTableGrid{mso-style-name:"Tabela - Siatka";order:solid black 1.0pt;ont-size:10.0pt;}

Rodzaj kosztu	Koszt jednostkowy pracodawcy miesięczny w PLN	Ilość objętych osób	Koszt ogółem miesięczny w PLN
Medycyna pracy	12 pln za osobę	500 pracowników	12*500=6.000
Pakiet niebieski	120 pln za osobę	500 pracowników – 15 kierowników – 5 członków zarządu = 480 pracowników	120*480=57.600
Pakiet srebrny	150 pln za osobę	15 kierowników	150*15=2.250
Pakiet złoty	250 pln za osobę	5 członków zarządu	250*5=1.250
Pakiet pomarańczowy	300 pln za rodzinę * 50% (finansowanie przez pracodawcę) = 150 pln za rodzinę	210 + 8 + 2 rodzin = 220 rodzin	150*220=33.000
Koszty miesięczny ogółem:			100.100
Wartość całego kontraktu (koszt miesięczny * 36 miesięcy):			100.100*36=3.603.600

4. Jakie są obciążenia podatkowe po stronie pracownika i pracodawcy?

W ramach niniejszego artykułu nie przedstawia się analizy prawnej dotyczącej opodatkowania, bądź braku opodatkowania opieki medycznej, głównie z powodu rozbieżnych interpretacji stosowanych przez urzędy skarbowe oraz różnej konstrukcji rozwiązań stosowanych przez pracodawcę. Poniższe podsumowanie opiera się na informacjach rynkowych i stosowanej praktyce.
Generalnie medycyna pracy nie podlega opodatkowaniu, gdyż pracodawca zobowiązany jest ją zapewniać zgodnie z art. 229 Kodeksu Pracy. Warunkiem zakwalifikowania wydatków na świadczenia medyczne do kosztów podatkowych jest udowodnienie przez pracodawcę, że był zobowiązany ponieść określone wydatki na podstawie Kodeksu Pracy lub innych ustaw w związku z wymaganymi ocenę ryzyk zawodowych, badaniami lekarskimi lub profilaktyką. Wątpliwości urzędów skarbowych nie budzą wstępne, okresowe oraz kontrolne badania lekarskie. Ale już np. wydatki na profilaktykę czy badanie ryzyk na poszczególnych stanowiskach pracy, wymaga podparcia się przepisami szczególnymi prawa pracy np. w zakresie BHP.
Od 1 stycznia 2007 r. weszła zmiana w przepisach ustawy o PIT oraz CIT, która zakładała, że za koszt uzyskania przychodów dla wydatków związanych z finansowaniem opieki zdrowotnej pracowników można uznać te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Pamiętać jednak należy, że udowodnienie bezpośredniego powiązania opieki medycznej z przychodami jest zazwyczaj niezwykle trudne i obarczone ryzykiem zakwestionowania przez urząd skarbowy.

Inaczej traktowane jest dobrowolne sfinansowanie przez pracodawcę możliwości korzystania przez pracowników z prywatnej opieki medycznej – ogólnie wydatki te są traktowane jako przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu. Jednak istnieją rozbieżne interpretacje urzędów skarbowych w tym zakresie.
Jeszcze kilka lat temu urzędy skarbowe powszechnie posługiwały się interpretacją Ministra Finansów, która rozróżniała usługi medyczne wyraźnie przypisane do pracowników oraz usługi opierające się na zasadach ryczałtu. Uznawano wtedy, że jeśli nie istnieje możliwość przypisania wydatków do konkretnego pracownika, to sama możliwość korzystania z usług medycznych nie powoduje obciążenia podatkowego:
„Jeżeli zakład pracy, zgodnie z umową zawartą z przychodnią lekarską opłaca prawo ogółu pracowników do korzystania z usług tej przychodni, a przychodnia nie wystawia imiennych rachunków – lecz jej rachunki opiewają na ogólna kwotę uzgodnionej zryczałtowanej odpłatności – wówczas wydatki zakładu pracy nie stanowią przychodu pracowników i nie podlegają opodatkowaniu. W sytuacji, gdy zakład pracy opłaca imienne rachunki wystawione przez przychodnię lekarską za korzystanie przez pracowników z usług tej przychodni, to wydatki zakładu pracy w tym zakresie są dla pracowników przychodem podlegającym opodatkowaniu.” (interpretacja Ministra Finansów z dnia 24 listopada 1995 r. PO 5/1-760/01640/95)

W praktyce oznaczało to, że zobowiązanie podatkowe nie powstawało w trzech przypadkach:

1. Ryczałtowa opłata za świadczenie usług medycznych na rzecz pracowników – pracodawca płacił ogólną kwotę globalną placówce medycznej lub sieci za możliwość korzystania przez pracowników z usług medycznych w jednej kwocie np. 30.000 złotych miesięcznie.
2. Finansowanie placówki medycznej własnej lub obcej - pracodawca finansował działanie placówki medycznej z własnych środków w zamian za możliwość korzystania przez pracowników z usług medycznych, np. pokrywał czynsz, opłaty eksploatacyjne, wynagrodzenia lekarzy.
3. Wykup pakietów medycznych dla pracowników - pracodawca finansował koszt pakietów medycznych dla pracowników przy założeniu, że zakres usług medycznych w pakiecie i ich cena jest ustalana przez pracodawcę i pracownik nie ma wpływu na wybór usług w pakietach lub samych pakietów.

Zobowiązanie podatkowe następowało wtedy, gdy:

• pracodawca zwracał lub pokrywał koszty za wyszczególnione procedury medyczne lub koszty materiałów medycznych wykorzystanych na rzecz pracownika,
• pracodawca wykupywał pakiety medyczne dla pracowników, ale ich zakres i wartość były przez pracowników wybierane,
• pracodawca przyznawał pakiety medyczne jak świadczenie motywacyjne, tj. przyznawał je wybranym pracownikom np. za wyniki w pracy.

Jednak najnowsze interpretacje nie pozostawiają takiej możliwości. Uznaje się, że sama możliwość skorzystania ze świadczeń medycznych przez pracownika powoduje powstanie przychodu do opodatkowania. Zgodnie z tą interpretacją, wydatkowanie środków finansowych na opłatę zryczałtowaną na całość usług medycznych lub na poszczególne pakiety medyczne, jest zapłatą za objęcie pracowników opieką medyczną i nie ma znaczenia, czy pracownik rzeczywiście skorzysta ze świadczenia medycznego. Zgodnie z interpretacją pracownik uzyskuje korzyść z gotowości placówki medycznej do opieki medycznej, niezależnie czy de facto skorzysta z tych usług czy też nie. W tym przypadku ,,wartość pieniężną świadczeń, jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione, ustala się według cen zakupu” na podstawie art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że przychodem pracownika będzie cena objęcia pracownika opieką medyczną obliczana jako wysokość zryczałtowanej opłaty przypadającej na pracownika.
Eksperci podatkowi cały czas nie są zgodni co do zasadności opodatkowania samej możliwości korzystania z usług medycznych jako korzyści niematerialnej. Stoją oni na stanowisku, że opodatkowanie powinno następować w przypadku faktycznego skorzystania pracownika ze świadczenia. Pozostaje tu jednak wątpliwość, jak w przypadku opłat ryczałtowych, czyli opłaty łącznej za dostęp pracowników od usług medycznych albo opłat stałych za pakiety, miałoby być rozliczane to jednostkowe wykorzystanie. Również urzędy skarbowe mają problem z wypracowaniem wspólnego stanowiska w tej sprawie. Niektóre z nich nadal stosują pierwszą z interpretacji, zakładającą brak opodatkowania w niektórych przypadkach, podczas gdy inne zawsze zalecają opodatkowanie.
W celu rozwiania wątpliwości, możliwe jest uzyskanie opinii odpowiedniego urzędu skarbowego po przedstawieniu rozwiązania planowanego w danej firmie i kierowanie się wyrażoną opinią jednostkową. Pamiętać jednak należy, że opinia ta może ulec zmianie w przypadku późniejszego gruntownego rozpatrzenia tematu (np. podczas kontroli). Dlatego, kierując się zasadą ostrożności, wypada opodatkować świadczenia medyczne, co zapewni zgodność z prawem i uznanie zasadności rozliczeń przez organy podatkowe.

Irmina Gocan