Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynika z art. 94 ust. 9a k.p. Umieszczenie tego obowiązku w katalogu sformułowanym w art. 94 k.p. wskazuje, że ustawodawca przywiązuje do niego szczególne znaczenie- wskazuje Krzysztof Baran.

Należy wskazać, że w zakresie przedmiotowym obowiązek pracodawcy ujęty w art. 94 pkt 9a k.p. został uregulowany szeroko: nie dotyczy on wyłącznie akt osobowych i dokumentów, które powinny być w nich gromadzone, ale wszelkiej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy- tłumaczy ekspert.

Zobacz także: Dokumentacja pracownicza, o której nie może zapomnieć pracodawca

Jedną z najważniejszych kategorii dokumentów pracowniczych są niewątpliwie akta osobowe.

Szczegółowe zasady prowadzenia teczki osobowej  możemy odnaleźć w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej r.z.d.p.

Zgodnie z § 6 r.z.d.p. akta osobowe powinny składać się z 3 części:

- część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie ( np. świadectwo pracy z poprzedniej firmy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe)

- część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika ( np. kopia umowy o pracę, orzeczenia lekarskie związane z badaniami w zakresie BHP)

- część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia ( np. kopia wydanego świadectwa pracy)

Zobacz także:  Co pracodawca powinien wiedzieć o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?

Pracodawca nie może zapominać o chronologicznym ułożeniu dokumentów w poszczególnych częściach akt oraz ich numeracji. Dodatkowo w każdej części powinien znajdować się pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Nie ulega wątpliwości, że akta są prowadzone odrębnie dla każdego z pracowników.

Ważne!

W sytuacji gdy pracownik podpisał z pracodawcą dwie równolegle trwające umowy o pracę, zakłada się i prowadzi tylko jedne akta osobowe, w których umieszcza się dokumenty związane z obydwoma stosunkami pracy.

Przepisy prawa pracy nie regulują wprost w jakim terminie pracodawca powinien założyć teczkę osobową dla pracownika. Wdaje się jednak, że chlebodawca powinien ten obowiązek wypełnić niezwłocznie po nawiązaniu stosunku pracy.

Zgodnie z r.z.d.p. pracodawca zobowiązany jest również do prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy świadczeń związanych z chorobami zawodowymi.

 Jest także zobowiązany do prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika:

-  kartę ewidencji czasu pracy

-  imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń

- kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Wzory innych dokumentów, które nie zostały wymieniowe w przepisach r.z.d.p. znajdziesz w książce "Dokumenty pracownicze. Wzory i komentarze" dostępnej na profinfo.pl

- Przepisy prawa pracy nie określają w większości przypadków, w jakiej formie ma być prowadzona dokumentacja pracownicza. W przypadku braku wyraźnej dyrektywy ustawodawcy należy uznać, że dokumentacja ta może być prowadzona w dowolnej formie. Może ona mieć zarówno charakter pisemny, jak i elektroniczny, tłumaczy autor publikacji "Dokumenty pracownicze. Wzory i komentarze".

Brak realizacji tego obowiązku bądź niekompletność akt osobowych może skutkować nałożeniem kary grzywny na pracodawcę. Takie wykroczenie przeciwko prawom pracownika jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6KP).

Publikację "Dokumenty pracownicze. Wzory i komentarze" możesz zamówić w księgarni internetowej profinfo.pl